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10 unverzichtbare Methoden für die Produktivitätssteigerung kleiner Unternehmen

Führen Sie ein kleines Unternehmen, genießen Sie nicht mehr den Luxus eines vorbestimmten Arbeitstags. Sie teilen Ihre eigenen Arbeitsstunden ein, Sie arbeiten wann immer Sie wollen und haben Ihren eigenen Erfolg selbst in der Hand.

Diese Freiheit hat jedoch ihren Preis.

Die große Vielfalt an Funktionen und Verantwortlichkeiten, die von Ihnen als Entrepreneur erwartet werden, können leicht überfordern; Sie erledigen nicht nur Ihre tatsächliche Arbeit für den Kunden, sondern müssen gleichzeitig die Rollen von Buchhalter, Verkäufer, HR (falls Sie Angestellte haben) einnehmen und noch alles erledigen, was sonst noch anfällt, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten.

Während Ihr Unternehmen wächst und damit auch Ihr Workload größer wird, wird es immer wichtiger, dass Sie auswerten, wie Sie Ihre Zeit nutzen.

Nutzen Sie Ihre Zeit so effektiv wie möglich, um nicht nur die Gesamtzahl an Arbeitsstunden herunter zu schrauben, sondern auch eine deutliche Steigerung der Produktivität und in diesem Zuge eine Steigerung des Umsatzes zu erzielen.

Die folgenden Methoden zur Steigerung der Produktivität werden Ihnen dabei helfen!

1. Setzen Sie sich täglich einen MIT (Most Important Task – die wichtigste Aufgabe)

Wählen Sie eine wichtige Aufgabe aus – eine Aufgabe, die nach Erledigung einen deutlichen Vorteil für Ihr Unternehmen bringt – und erledigen Sie diese als erste am Morgen (ok, vielleicht nicht gleich, wenn Sie aufwachen –  Sie können immer noch Ihren Kaffee zuerst trinken –, aber sobald Sie sich an Ihren Schreibtisch gesetzt und mit der Arbeit begonnen haben).

Die Erledigung der Aufgabe sollte nicht länger als 3-4 Stunden in Anspruch nehmen und Sie sollten Sie komplett erledigen bevor Sie etwas anderes angehen (einschließlich dem Lesen von E-Mails oder überhaupt dem Gedanken an andere Arbeit).

Dieses populäre Produktivitätskonzept bringt außergewöhnliche psychologische Vorteile mit, während es wahnsinnig simpel durchzuführen ist; nichts übertrifft das Gefühl, etwas enorm Wichtiges erledigt zu haben, bevor nicht einmal die Hälfte des Tages vergangen ist!

Anmerkung: Ihren MIT sollten Sie vor dem Tag festlegen, an welchem Sie an diesem arbeiten werden. Planen Sie ihn am vorherigen Abend (oder planen Sie, falls Sie das vorziehen, alle Ihre MITs vorab für die kommende Woche).

2. Lernen Sie, effektiv zu delegieren

Die zweite Methode zur Produktivitätssteigerung dreht sich ganz ums Delegieren. Effektives Delegieren ist ein unglaublich nützliches Werkzeug und ist absolut unverzichtbar, falls Sie planen, Ihr Unternehmen auszubauen.

Während die Beschäftigung von festangestellten Arbeitskräften eine gute Option für wohl-etablierte  Unternehmen darstellt, ist die Beauftragung von Freelancern signifikant kosteneffizienter (und die Ergebnisse können genauso gut sein!).

Im Grunde wollen Sie unabhängige Auftragnehmer beauftragen um diese solche Aspekte Ihres Unternehmens übernehmen zu lassen, für welche Sie weder die Zeit noch die Expertise haben, um sie selbst zu regeln.

Webdesign, Buchhaltung, Marketing – all dies kann digital outgesourced werden und in den meisten Fällen wird die beauftragte Person ein Spezialist sein. Also können Sie professionelle Ergebnisse erwarten.

3. Wenden Sie das 80/20 Prinzip an

Betrachten Sie Ihr Unternehmen durch die Linse des 80/20 Prinzips. Dieses wird Ihnen anschaulich machen, woher der Großteil Ihres Umsatzes kommt und wo am meisten Zeit eingesetzt wird. Dieses Wissen wird Ihnen ermöglichen sozusagen abzuspecken.

Das 80/20 Prinzip, auch als Pareto Prinzip bekannt, wurde durch den italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto entdeckt. Dieser bemerkte, dass 80% des italienischen Lands im Eigentum von 20% der Bevölkerung war. Dies kann auf Unternehmen angewendet werden, wo im Allgemeinen festzustellen ist, dass 80% des Umsatzes von 20% der Kunden kommt.

Werfen Sie einen Blick auf Ihr eigenes Unternehmen; falls Sie erkennen, dass Sie reichlich kleine Kunden haben, die viel Zeit in Anspruch nehmen ohne viel Umsatz zu generieren, sollten Sie keine Angst haben, sich von diesen zu trennen.

Das Letzte, was Sie möchten, sind arbeitsintensive Kunden, die nicht genug Geld bringen.

4. Nutzen Sie Produktivitäts-Apps

Produktivitäts-Apps eignen sich hervorragend um alltägliche Aufgaben einfacher, schneller und viel angenehmer zu gestalten. Diese Apps gibt es in großer Bandbreite: von allgemeineren, multifunktionalen Taskmanagern (wie etwa OmniFocus) bis zu Apps mit spezialisierten Funktionen (wie etwa LucyPhone, eine App, die durch den Umgang mit gehaltenen Anrufen, die Anrufe für den Kundendienst erleichtert.)

Produktivitäts-Apps existieren in vielerlei Nischen; es ist sehr wahrscheinlich, dass eine App existiert, welche auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingeht.

Indem Sie Apps für die Erledigung von beliebigen tagtäglichen Aufgaben benutzen, werden Sie eine bedeutende Menge Zeit gewinnen. Wir haben eine Liste von 25 Apps zusammengestellt, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen werden.

5. Checken Sie seltener Ihre E-Mails

Zwanghaftes E-Mail Checken ist ein weitverbreitetes Leiden in der modernen Arbeitswelt. Das Ergebnis dessen ist ein Anstieg der Stresslevels.

Eine Studie der University of British Columba hat enthüllt, dass durch die Begrenzung des Zeitraums, in welchem E-Mails gelesen werden (in der Studie durften Teilnehmer nur drei Mal täglich E-Mails checken), Stesslevel signifikant reduziert werden konnten.

Reservieren Sie täglich bestimmte Zeiten, um sich um E-Mails zu kümmern und widerstehen Sie dem Drang, Ihren Posteingang alle paar Minuten zu checken. Falls Sie in einem Team arbeiten, können Sie Tools wie Slack nutzen, wodurch die Zahl an gesendeten E-Mails reduziert wird.

Sie können durch diese Methode zur Produktivitätssteigerung nicht nur Stress reduzieren, sondern werden auch einfacher ein hohes Konzentrationsniveau für Ihre aktuelle Aufgabe halten können, was uns zum nächsten Punkt führt...

6. Vermeiden Sie Multi-Tasking – erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen

Ihr Gehirn ist nicht dazu geschaffen, rasant zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen.

Wählen Sie eine Aufgabe zur Bearbeitung aus und räumen Sie sich selbst einen Zeitraum ein, in welchem Sie sich ungestört auf die Erledigung der Aufgabe konzentrieren können. Viele Menschen haben die Gewohnheit,10-20 Minuten zu arbeiten und dann eine kurze Pause für Social Media und E-Mails einzulegen. Kurze Pausen von wenigen Minuten wirken sich tatsächlich nachteilig auf die Gesamtproduktivität aus. Um Ergebnisse zu optimieren, ist es am besten, eine längere Zeit (60-90 Minuten) zu arbeiten und dann eine klein wenig längere Pause (10-15 Minuten) zwischen den Arbeitsphasen einzulegen; das ist ein großartiger Weg, um die Produktivität zu maximieren und entspricht den natürlichen Zyklen Ihres Gehirns.

7. Folgen Sie den natürlichen Zyklen Ihres Gehirns

Sie sind sich vermutlich darüber bewusst, dass Ihr Gehirn verschiedene Zyklen während Ihres Schlafes durchläuft (REM, Tiefschlaf und Leichtschlaf).

Was Sie vielleicht nicht wissen ist jedoch, dass Ihr Gehirn auch während Ihrer Wachphasen in Zyklen arbeitet.

Dieser ulradiane Rhythmus ist in Perioden hoher Aufmerksamkeit, gefolgt von Perioden verringerter Aufmerksamkeit unterteilt. Allgemein betrachtet dauert der Zeitraum hoher Fokussiertheit zwischen 90 und 120 Minuten (90 Minuten ist am weitesten verbreitet), mit etwa 20 Minuten Auszeit.

Um sich dies zu Nutzen zu machen sollten Sie Ihren Arbeitstag in Zeiträume von 90 Minuten, gefolgt von 20-minütigen Pausen, einteilen. Dadurch können Sie Ihren Output während Ihrer Aufmerksamkeitsspanne maximieren und die Pausenzeiten sind Ihrer Gesamtproduktivität tatsächlich außerordentlich förderlich.

8. Verschieben Sie alles in die Cloud

Die Cloud ist eine attraktive Plattform; Sie ist papierlos, flexibel und aktualisiert sich in Echtzeit. Eine Vielzahl an Usern kann gleichzeitig an einem einzelnen Projekt arbeiten und man kann auf alle Daten von jeder Plattform aus (und an jedem Ort) zugreifen.

Die Verschiebung zur Cloud bedeutet mehr als einfache Bequemlichkeit; es ist auch sicherer. Selbst falls Sie alle Computer, Telefone und Tablets in Ihrem Büro durch einen verrückten Vorfall verlieren, werden Sie nicht einen Bit Ihrer Daten verlieren.

9. Nehmen Sie das Telefon nicht ab - nutzen Sie die Mailbox!

Wir haben vorher bereits erwähnt, dass die Vermeidung von Ablenkungen (in Form von E-Mail und Social Media) ein Schlüsselelement zur Aufrechterhaltung des Fokus auf maximale Produktivität darstellt. Dies trifft auch auf Telefonanrufe zu. Während des Großteils Ihrer Arbeitsstunden sollten Sie Ihrem Telefon nicht erlauben, zu klingeln – stellen Sie es so ein, dass Anrufe direkt zur Mailbox geleitet werden. Genau wie mit E-Mails sollten Sie bestimmte Zeiten freihalten, in denen Sie die Sprachnachrichten abhören; auf diese Weise werden Sie einen ungestörten Zeitraum gewährleisten können, in welchem Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren und unnötige Ablenkungen vermeiden können.

10. Wachen Sie früh auf (sehr früh!)

Es ist nicht schwer, unter der erfolgreichen Elite Befürworter des Frühaufstehens zu finden.

Tatsächlich ist frühes Aufstehen ein großartiger Weg, um nicht nur die Produktivität sondern auch Kreativität, Stimmung und Gesundheit zu steigern.

Wenn Sie um 5 Uhr morgens aufstehen, haben Sie einen bedeutenden Zeitraum, in welchem Sie Ordnung in alle Dinge bringen können, die geregelt werden müssen. Bis die meisten Leute ins Büro kommen haben Sie nicht nur bereits Ihren MIT erledigt, sondern bereits trainiert, ein gutes Frühstück zu sich genommen und einige E-Mails bearbeitet.

Das wird Ihnen zweifellos einen riesigen Vorsprung für den Tag geben.

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