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13 Eigenschaften, die jedes R&A-Tool haben sollte

Das Reisekostenmanagement (RKM) hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Insbesondere Software-as-a-service(SaaS)-Tools haben für Neuerung in der Verwaltung von Ausgaben gesorgt. Was einst sehr innovative Instrumente für risikoliebende Unternehmen darstellte, ist jetzt in vielen Unternehmen zum Goldstandard geworden. Allerdings bieten inzwischen mehr als 100 Firmen Kosten-Management-Lösungen an. Bei der Menge kann es schwierig sein, die richtige Option für Ihr Unternehmen auszuwählen. Mit diesem Handbuch gehen Sie sicher, dass die Anforderungen Ihres Unternehmens und des RKMs gut aufeinander abgestimmt sind.

Wichtige Erkenntnisse/Empfehlungen

-Wählen Sie ein SaaS-Tool als bevorzugte Lösung. SaaS-RKM-Anwendungen dominieren den Markt im Jahr 2018, da sie überlegene Funktionalität in Verbindung mit günstigeren Preisen bieten und Sie Ihr IT-Team nicht mit Updates oder Wartung belasten müssen.

-Gehen Sie sicher, dass Ihre bevorzugte Reisekostenlösung über Erfahrungen mit den Ländern und Branchen verfügt, in denen Sie tätig sind, und dass die Integration in Ihr Backoffice einfach zu bewerkstelligen ist.

-Handy-freundliche SaaS-Tools, die ein Bild eines Belegs „lesen“ und diese Informationen automatisch in eine Spesenabrechnung übertragen, sind die bevorzugte Wahl für Unternehmen, die ihren Reisekostenprozess vereinfachen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern möchten.

-Die Benutzerfreundlichkeit der RKM-Anwendung ist der beste Indikator dafür, ob sie sich hoher Gebrauchsraten erfreuen wird, was letzten Endes über Erfolg oder Misserfolg der Anwendung entscheidet.

Das Reisekostenmanagement (RKM) hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Insbesondere SaaS-Tools (SaaS) haben Neuerung in die Verwaltung der Ausgaben gebracht. Was einst sehr innovative Instrumente für risikoliebende Unternehmen waren, ist mittlerweile in vielen Unternehmen zum Goldstandard geworden. Nicht alle RKM-Tools sind jedoch gleich geschaffen.

Denken Sie darüber nach, mit Ihrem Unternehmen den Sprung zu machen? In diesem Bericht werden 13 Hauptfaktoren aufgelistet, die bei der Auswahl einer Reisekostenlösung zu berücksichtigen sind.

[Erfahren Sie hier, wie Deloitte Belgien mit Rydoo 2500 anrechenbare Arbeitsstunden pro Monat einspart.]

Mit über 1,3 Billionen US-Dollar, die im vergangenen Jahr weltweit für Geschäftsreisen ausgegeben wurden (GBTA, 2018), wird das Reisekostenmanagement für die meisten Unternehmen immer wichtiger.

Unternehmen versuchen aktiv, Kontrolle über ihre Reise- und Ausgaben-(R&A)Budgets zu bekommen, und die Tools für das Kostenmanagement nehmen zu. Dies sollte nicht überraschen, da das Übermitteln, Steuern und Analysieren von Spesenabrechnungsdaten für Mitarbeiter und Finanzabteilungen eine zeitaufwendige und langwierige Aufgabe darstellt, die mit RKM-Tools wie Rydoo Expense problemlos vollständig automatisiert werden kann.

Laut Gartner (2017) haben 54% der Unternehmen ihre Kostenkontrollprozesse bereits (teilweise) automatisiert, während PayStream Advisors (2017) den Anteil schon auf 63% schätzt. Die Zahl wird nur weiter wachsen und den Markt für RKM-Anwendungen zu einem zweistelligen Wachstumsbereich im Wert von rund einer Milliarde USD machen.

[63% der Unternehmen haben ihre Kostenkontrollprozesse bereits (teilweise) automatisiert.]

Gartner (2015) schätzt, dass es mehr als 100 Softwarefirmen gibt, die eine RKM-Lösung anbieten. Wie wählen Sie dann diejenige aus, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt? Wenn Sie etwas Zeit und Mühe bei der Auswahl der richtigen RKM-Anwendung für Ihr Unternehmen investieren, sparen Sie sich viele Kopfschmerzen, Frustrationen, Zeit und Geld.

Das richtige Reisekostenmanagement-Tool wird:

- problemlos von Ihren reisenden Mitarbeitern benutzt werden.

- relevante Berichte erstellen, mit denen Ihre Finanzabteilung die Ausgaben verfolgen und überwachen kann.

- sich perfekt in die bereits von Ihnen verwendete ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren.

-Ihnen helfen, eine hervorragenden Kapitalrendite (ROI) zu erzielen, indem Sie die Zeit reduziert, die Ihre Mitarbeiter für überflüssige Aufgaben benötigen.

Wenn ein RKM-Tool nicht den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht, kann das zu niedrigen Nutzungsraten durch Ihre Mitarbeiter, Frustrationen, Daten minderer Qualität und unnötigen Ausgabenberichten führen, wobei zeitaufwändige manuelle Eingriffe möglicherweise erforderlich werden können, um alles am Laufen zu halten.

Um die Auswahl des richtigen Tools zu erleichtern, haben wir eine Liste mit Punkten zusammengestellt, die Sie beim Prüfen der Optionen für Kostenmanagement-Apps berücksichtigen sollten. Die folgenden 13 Kriterien sollten bei der Bewertung der verschiedenen verfügbaren Tools ausschlaggebend sein:

1. Benutzerfreundlichkeit:

Ein RKM-Tool ist nur nützlich, wenn Ihre Mitarbeiter es tatsächlich verwenden. Die Benutzerfreundlichkeit ist ein Schlüsselfaktor dabei, welche Reisekostenmanagement-Lösung verwendet werden sollte. Als letztes wollen Sie Ihre Mitarbeiter mit einer schlecht funktionierenden oder schwer zu verwendenden Anwendung frustrieren. Reisemanagement-Lösungen mit hohen Zufriedenheits- und Akzeptanzraten tragen zu einem erfüllenden Arbeitsumfeld für Ihre reisenden Mitarbeiter bei und führen zu besseren Spesenabrechnungen sowie zu Reise- und Kostendaten von hoher Qualität.

2. OCR:

Bei den meisten Anbietern von RKM-Tools können Benutzer heute ein Bild der Quittung erstellen und in das System hochladen. Dies stellt eine große Verbesserung im Vergleich zur Erfassung von Originalquittungen aus Papier und dem manuellen Ausfüllen von Spesenabrechnungen dar. Im Bezug darauf, was danach mit den Bildern passiert, warten allerdings nicht alle Anbieter mit den gleichen Funktionalitäten auf. Einige Anbieter verlangen immer noch, dass Benutzer die Kostenzeilen manuell ausfüllen, während ausgeklügeltere Tools das Bild „lesen“ und automatisch die Kostenabrechnung ausfüllen. Diese komplexeren Tools verwenden im Allgemeinen die OCR-Prüfung (Optical Character Recognition Scan), um das Bild in Daten zu konvertieren (zu "lesen").

3. Berichterstattung zur Industriekonformität:

Regulierte Branchen benötigen zusätzliche Instrumente, um die Einhaltung lokaler Gesetze zu gewährleisten. Während einige RKM-Tools Nischenplayer sind und entwickelt wurden, um auf die Besonderheiten spezifischer Branchen einzugehen, sind die meisten auf keine bestimmte Branche eingestellt. Um diese Branchen besser bedienen zu können, haben einige der branchenunabhängigen Kostenverwaltungssysteme systemspezifische Funktionen und Berichterstattung für bestimmte Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Bildung und Regierungen hinzugefügt. Vergewissern Sie sich, dass dies für Ihre Branche der Fall ist.

4. Lokalisierung:

Bei der "Lokalisierung" gibt es große Unterschiede zwischen den verschiedenen RKM-Lösungen. Jedes Land hat verschiedene Vorschriften und Gesetze, was Steuererklärungen, digitale Beleganforderungen, Kilometerpauschalen, Tagessätze usw. angeht. Wenn Sie wissen, wie gut sich das von Ihnen in Betracht gezogene RKM-Tool an Ihren lokalen Markt anpasst, werden Sie sich in der Zukunft viele Probleme ersparen.

5. ERP-Integration:

Ihre perfekte RKM-Lösung sollte sich naht- und problemlos in Ihr Back-Office einfügen. Viele, wenn nicht alle SaaS-RKM-Tools bieten Zusammenschluss mit Buchhaltungs- und Verwaltungssoftwarepaketen und -systemen. Nicht alle werden sich jedoch so tiefgehend oder so einfach integrieren lassen. Die Wahl eines RKM-Tools, das sich leicht in Ihre aktuellen Systeme eingliedern lässt und Arbeitsabläufe automatisiert, ist daher ein Muss. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein multinationales Unternehmen betreiben und ein RKM-Tool im gesamten Unternehmen einführen möchten. Während einige RKM-Tools ihre App lediglich in die Landessprache übersetzen, gehen andere bei der Berücksichtigung lokaler Gesetze noch einen Schritt weiter. Möchten Sie papierlos arbeiten? Dann ist es besonders wichtig zu prüfen, ob Ihr Lieferant in jedem Land, in dem Sie tätig sind, die erforderlichen Zertifikate dafür erhalten hat und alle Regelungen einhält.

6. Überall und jederzeit:

Während die meisten - wenn nicht alle - SaaS-Tools auf verschiedenen Geräten, einschließlich Mobilgeräten, verfügbar sind, ist dies bei hauseigenen Kostenverwaltungssystemen oft nicht der Fall. Heutzutage sind Urlaubsreisende jedoch an mobile Verbraucheranwendungen gewöhnt und akzeptieren keine unpraktischen und handy-unfreundlichen Systeme mehr. Geschäftsreisen haben keine andere Wahl, als dem Verbrauchertrend zu folgen und sich am Lebensstil ihrer Mitarbeiter zu orientieren. Eine mobile RKM-Anwendung ist daher für die Zufriedenheit und Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung und spart ihnen Zeit, während sie unterwegs sind.

7. Preisgestaltung und ROI:

Die Preisstrategien variieren je nach RKM-Tool. Hauseigene Softwarepakete sind in der Regel teurer, da Sie im Voraus für alle Schikanen des Produkts bezahlen, auch wenn Sie sie nicht verwenden. SaaS-Lösungen dominieren heute zweifellos den Markt, da sie budgetfreundlicher und zusammen mit Ihrem Unternehmen besser skalierbar sind. Bei den meisten SaaS-Lösungen zahlen Sie für das, was Sie verwenden. Ihr Preismodell basiert normalerweise auf der Anzahl der Transaktionen oder der Anzahl der Benutzer. Userpricing wird bevorzugt, da die Zahlung pro Spesenabrechnung das falsche Verhalten anregen kann, indem die Mitarbeiter ihre Ausgaben in Chargen am Monatsende statt in Echtzeit übermitteln. Vergewissern Sie sich zuvor, ob Sie für alle Benutzer oder nur für aktive Benutzer bezahlen müssen, und ob es Preiszusätze für zusätzliche Funktionen, hohe Nutzung, Einführungskosten usw. gibt. Die Stornierungsrichtlinien unterscheiden sich ebenfalls stark, bei SaaS-Lösungen sind sie im Allgemeinen flexibler als bei On-Premise-Paketen. Die Rendite verschiedener Tools ist mit der Preisgestaltung verbunden. Da die verschiedenen RKM-Anwendungen unterschiedliche Automatisierungsgrade haben, wird die Anzahl der eingesparten Arbeitsstunden variieren. Ein billigeres RKM-Tool kann daher nicht unbedingt einen höheren ROI bieten.

8. Funktionalität:

Die Funktionen, die jedes RKM-Tool bietet, unterscheiden sich stark. Während einige Anwendungen Währungsumrechnungen, den Offline-Modus und die Erfassung von Kilometerständen mithilfe von Google Maps anbieten oder sogar Ihr Uber- oder Lyft-Ride-System automatisch in Ihre Spesenabrechnung importieren, bieten andere nur grundlegende Funktionen. Je mehr Funktionen Ihr RKM-Tool Ihren Mitarbeitern tatsächlich zur Verfügung stellt, desto mehr Zeit sparen sie. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist die Flexibilität der Einstellungen. Nicht bei allen Reisekostenverwaltungssystemen können Sie die App an Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse anpassen. Während Sie einige Lösungen mühelos selbst einrichten können, erfordern andere einen langwierigen und schwierigen Prozess, für den Sie möglicherweise sogar Berater anstellen müssen. Benutzerdefinierte Einstellungen sind jedoch wichtig, da dadurch das Reisekostenmanagement-Tool benutzerfreundlicher und einfacher zu verwenden sein wird. Dies führt zu höheren Benutzerraten, besseren Ausgabeberichten, qualitativ hochwertigeren Daten und weiteren Kosteneinsparungen.

 

9. Berichterstellung:

RKM-Tools können sehr hilfreich sein, um Einblicke in die Ausgaben Ihres Unternehmens zu erhalten. Da die Kosten-Apps den gesamten Kostenverwaltungsprozess digitalisieren, ist es ein kleiner Schritt, diese Daten in Wissen umzuwandeln. Gute RKM-Lösungen bieten Ihnen ein benutzerfreundliches Dashboard und helfen Ihnen, relevante Berichte und Datensätze zu erstellen. Dadurch können Sie vielleicht Geld sparen oder die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Einsichten darüber, wie oft Ihre Angestellten bestimmte Hotel- oder Restaurantketten nutzen, könnten Ihnen dabei helfen, einen Rabatt mit den genannten Ketten auszuhandeln. Daten zu den Ausgabemustern der Mitarbeiter ermöglichen es Ihnen außerdem, Budgets besser zu kontrollieren und vorherzusagen.

10. Erfahrung:

Während sich einige RKM-Pakete auf einen Nischenmarkt konzentrieren, sind andere eher allgemeiner Natur und richten ihr Produkt auf viele verschiedene Märkte und Unternehmen aus. Durch die Auswahl eines RKM-Tool-Anbieters, der was Unternehmensgröße und Branche angeht schon mit ähnlichen Kunden zusammenarbeitet, können Sie sichergehen, dass er Erfahrung mit Hinblick auf Ihre Anforderungen hat und Ihnen ein leistungsfähiges und gut geeignetes Produkt bieten kann.

11. Service:

Ein gutes RKM-Tool sollte für Ihre Mitarbeiter einfach zu verwenden sein, so dass sie wahrscheinlich nicht viel Unterstützung benötigen. Wenn Sie sich für einen RKM-Anbieter entscheiden, der Ihnen einen guten Kundendienst bietet, können Sie jedoch im Fall eines Problems in der Zukunft viel Aufwand und Zeit sparen. Suchen Sie nach Unternehmen, die eine ansprechbare Hotline oder Chatbot-Funktion in Ihrer Sprache anbieten, und die zu Ihren Bedingungen verfügbar ist.

12. Updates und Wartung:

Der Hauptvorteil der Verwendung eines SaaS-Tools besteht in der ständigen Aktualisierung und Wartung, die diese Unternehmen an ihrem Produkt durchführen. Sie werden immer eine innovative und aktuelle Software haben, mit der Sie arbeiten können, die sich an veränderte Umgebungen und Markttrends anpasst, ohne dass Sie das System selbst aktualisieren müssen. On-Premise-Software erfordert im Allgemeinen langwierige und zeitaufwändige manuelle Aktualisierungen und Wartungen. Zeit, die die meisten IT-Mitarbeiter gerne anderen Dingen widmen würden. Einige SaaS-RKM-Tools aktualisieren jedoch ihre Systeme und bieten Innovationen schneller als andere an. Fragen Sie daher ganz sicher nach einem Leitplan für zukünftige Innovationen und Aktualisierungsintervalle. Kleinere Anbieter mit geringerer geografischer Präsenz haben unter Umständen Schwierigkeiten, so viel zu investieren wie nötig ist, um eine Lösung für einen breiteren Markt zu erschaffen.

13. Sicherheit und Datenschutz:

Vergewissern Sie sich, dass die Organisation, die sich um Ihre Daten kümmert, den Datenschutz ernst nimmt. Die EU hat mit ihrer Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) den Standard gesetzt. Die Einhaltung dieser Datenschutzbestimmungen ist das absolute Minimum. Der Goldstandard für die Datenspeicherung in der Cloud besteht aus ISO 27001-zertifizierten Hosting-Providern. Die Verschlüsselung von Daten während des Transports und des Ruhezustands sowie Schutz vor DDOS-Angriffen und Viren sind unerlässlich, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Gleichzeitig können Sie immer auf sie zugreifen. Viele SaaS-Unternehmen bieten auch Lösungen für Unternehmen an, die besondere Sicherheitsbedenken haben.

Schlussfolgerungen

[Fühlen Sie sich nicht dazu gezwungen, eine RKM-Lösung zu kaufen, die von Ihrem derzeitigen Bürosoftware-Anbieter angeboten wird. Diese Lösungen bieten zwar den Vorteil einer engen Anpassung an Ihr Back-Office, sie weisen jedoch möglicherweise nicht die gewünschte Funktionalität auf oder sind nur für einen hohen Preis erhältlich.]

Die Wahl des richtigen Reisekosten-Management-Tools für Ihr Unternehmen ist wichtig, da es die Zufriedenheit der reisenden Mitarbeiter erhöht, Ihnen Kosten einspart, indem Sie den Zeitaufwand für das Ausfüllen und Kontrollieren der Spesenabrechnungen reduzieren, und Ihnen mehr Einblick in das für Ihr Unternehmen ausgegebene Budget gibt.

Die Auswahl des richtigen RKM-Tools scheint eine schwierige Aufgabe zu sein, da viele verschiedene Optionen erhältlich sind. Wenn Sie jedoch anhand unserer Liste die Optionen eingrenzen, haben Sie Ihr perfektes RKM-Tool in kürzester Zeit eingerichtet. Das Hauptunterscheidungsmerkmal der verfügbaren Lösungen liegt im Anpassungsgrad an bestimmte Länder und Sektoren, dem Automatisierungsgrad des gesamten Prozess der Kosteneinreichung, den Zusammenschlüssen, die für Ihr Back-Office angeboten werden, dem Berichtswesen und der Datenanalyse.

Fühlen Sie sich nicht dazu gezwungen, eine RKM-Lösung zu kaufen, die von Ihrem derzeitigen Bürosoftware-Anbieter angeboten wird. Diese Lösungen bieten zwar den Vorteil einer engen Anpassung an Ihr Back-Office, sie weisen jedoch möglicherweise nicht die gewünschte Funktionalität auf oder sind nur für einen hohen Preis erhältlich. Viele spezialisierte SaaS-RKM-Lösungen lassen sich nahtlos in Ihr Back Hub-Büro integrieren. Gleichzeitig bieten sie ein benutzerfreundlicheres Interface, eine mobile Anwendung, die Ihren Mitarbeiter sehr gefallen wird, überlegene Funktionalität und eine bessere Automatisierung der Arbeitsabläufe. Rydoo zum Beispiel wird von über 500.000 Fachleuten in über 60 Ländern außerordentlich geschätzt. Mitarbeiter mögen Rydoo, weil es extrem benutzerfreundlich ist, viel Zeit spart und bei Geschäftsreisen wieder Spaß aufkommen lässt. Finanz- und Buchhaltungsabteilungen schätzen die nahtlose Integration in ihre ERP-Systeme wie SAP und Microsoft Dynamics, während IT-Mitarbeiter sich zurücklehnen und Rydoo die ganze Arbeit überlassen können.

Mithilfe von Websites mit Online-Rezensionen können Sie beurteilen, was andere Benutzer von Anwendungen halten. Beachten Sie jedoch, dass RKM-Lösungen, die kostenlose oder Freemium-Versionen anbieten, aufgrund der schieren Anzahl von Gratisnutzern im Vergleich zu bezahlten Versionen eine überproportional hohe Anzahl an Bewertungen generieren. Andererseits wird es diesen Apps in der Regel schwer fallen, Support zu erbringen. Viele negative Bewertungen werden sich wahrscheinlich hierauf konzentrieren. Websites mit Online-Rezensionen, die soziale Profile wie LinkedIn und Twitter verwenden, sind vertrauenswürdiger als Websites, die aus anonymen Bewertungen bestehen. Durch das Lesen von Fallstudien und dem Analysieren der Rezensionen bestehender Benutzer können Sie sich auch von der Wirksamkeit der Lösung überzeugen.

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