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6 Vorteile der Nutzung von Online-Spesenabrechnungen

Was sind die wichtigsten Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Nutzung von Online-Spesenabrechnungen zu erreichen hofft?Es gibt einen Unterschied zwischen den Bedürfnissen von Großunternehmen und solchen von kleinen und mittleren Unternehmen.

Während Großunternehmen eine Buchhaltungsabteilung haben, die fähig ist, eine passende Lösung für die Ausgabenabrechnung auszuwählen, haben es KMUs schwer, die richtige Lösung auszuwählen.

Eine Aberdeen Studie zeigt, dass KMUs Lösungen basierend auf den folgenden Kriterien wählen:

  • Direkte Integration mit Buchhaltungssoftware: kann die Online-Spesenabrechnung zu der benutzten Buchhaltungssoftware exportiert werden, ohne dass Daten manuell eingegeben werden müssen?
  • Akzeptanz der Belegschaft: Ist die Software einfach zu nutzen? Sind Mobile-Apps verfügbar? Reduziert die Lösung manuelle Dateneingaben der Angestellten?
  • Genehmigung und Anpassung: Hat die Software einen Genehmigungsprozess, um zu gewährleisten, dass nur genehmigte Ausgaben abgerechnet werden können? Können diese Genehmigungsprozesse auf die vom Genehmiger aufgestellten Regeln angepasst werden?
  • Feststellen von Betrug und Prävention: Wie stellt die Software Betrug fest und wie beugt sie diesem vor, wie etwa bei doppelt eingereichten Ausgaben?

Die Benutzung von Spesensoftware kann Ihnen dabei helfen, all diese Kriterien zu erfüllen, aber es gibt zusätzliche Vorteile durch die Nutzung eines passenden, erweiterten Tools für das Management von Ausgaben, wie Rydoo.

1.      Nie wieder Belege verlieren

Jeder verliert von Zeit zu Zeit Belege aber das bedeutet, dass Sie die Ausgabe nicht mehr abrechnen können. Mobile-Apps können hier Abhilfe schaffen. Ein Bild vom Beleg ist genug um diesen sicher online zu speichern.

Einige Apps, wie auch unsere, gehen sogar weiter und lesen alle relevanten Daten aus, sodass Dateneingabe der Vergangenheit angehört und das Leben der Angestellten damit erleichtert wird.

2.     Ausgaben abrechnen oder Exportieren mit nur wenigen Klicks.

Ausgaben abzurechnen ist eine der meistgehassten Aufgaben, da die Abrechnung viel Zeit in Anspruch nimmt und oft mit einem fehlerhaften Ergebnis endet. Software für Ausgabenmanagement wird diesen Prozess automatisieren.

Da alle Ausgaben an einem einzigen Ort gesammelt werden, können Sie ganz einfach allerlei Berichte (Kategorie, Projekt, Angestellter) generieren und Ausgaben können zu der Buchhaltungs- oder ERP-Software exportiert werden.

3. Datengesteuerte Entscheidungen basierend auf Daten in Echtzeit

Sobald Ausgaben eingereicht werden, wenn diese gemacht werden anstatt nur einmal im Monat, und dank zusätzlich hinzugefügter Daten (wie etwa Projekt, Kategorie, Bezahlmethode), haben Sie einen besseren Überblick in Echtzeit über die Ausgaben Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten.

Sie können tatsächlich sehen, wo das Geld hinfließt und Spesen besser verwalten. Die Online-Spesenabrechnungen liefern Ihnen einen Überblick in Echtzeit, was gerade passiert.

4. Währungsumrechnung auf Basis von Wechselkursen in Echtzeit

Wenn Angestellte um die Welt reisen, erhalten Sie wahrscheinlich Quittungen mit verschiedenen Währungen.

Ein geeignetes Tool zum Spesenmanagement wird die ausländische Währung mithilfe von Wechselkursen in Echtzeit umrechnen.

5. Genehmigung von Ausgaben auf Ausgabenebene

Die Genehmigung von Ausgaben kann den gesamten Prozess der Spesenabrechnung blockieren, da dies auf der Ebene der Ausgabenabrechnung geschieht.

Das bedeutet, dass der Angestellte die gesamte Ausgabenabrechnung erneut durchführen muss, wenn eine Ausgabe nicht genehmigt wurde.

Die Genehmigung von Ausgaben erlaubt den Genehmigenden, die Ausgaben zu genehmigen oder abzulehnen sobald diese eingereicht wurden.

Dadurch wird versichert, dass nur die genehmigten Ausgaben abgerechnet werden können und so kein Stress mehr entsteht, weil eine Abrechnung mehrmals korrigiert werden muss.

6. Speicherung von Belegen

Steuergesetze bestimmen, dass Belege und Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Das bedeutet etliche Kisten voller Papier.

Aber wir leben in einem digitalen Zeitalter und wenn Ihre Ausgabensoftware Ihre Belege und Rechnungen digitalisiert, sollten diese mindestens für den gesetzlichen Zeitraum von 7 (UK, USA) bis zu 10 (Italien) Jahren gespeichert werden.

Wie Sie sehen können, hat eine Lösung für das Spesenmanagement großartige Vorteile, die nicht nur auf die sechs oben aufgeführten Gründe begrenzt sind.

Letztendlich hilft Ihnen eine Lösung für das Management von Ausgaben dabei, Ihnen und Ihren Angestellten Zeit zu sparen, was bedeutet, dass Sie auch Geld sparen.

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