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Ausgaben-Verwaltung: Traditionelle vs. cloud-basierte

Viele Unternehmen benutzen immer noch Tabellen um Ausgabenberichte zu erstellen, realisieren jedoch nicht, dass dies Kosten verursacht, die nicht sofort sichtbar sind. In einem unserer früheren Blogeinträge haben wir erklärt, wie Ihr Unternehmen Geld verliert, wenn immer noch Excel benutzt wird.

In diesem Post vergleichen wir Werkzeuge für die traditionelle Ausgabenabrechnung mit solchen für cloud-basiertes Ausgaben-Management, um Ihnen die Unterschiede aufzuzeigen.

Traditionelle Ausgabenabrechnung

Schritt 1:Der Angestellte tippt alle Belege in eine Excel-Tabelle ein und ordnet die Belege in der auf dem Ausgabenbericht aufgeführten Reihenfolge.

Schritt 2:Der Angestellte muss alle Ausgaben mit Kreditkarten- oder Bankabrechnungen abgleichen, falls diese mit einer Unternehmens- oder Privatkarte gezahlt wurden.

Schritt 3:Der Angestellte muss die Ausgaben prüfen, um sich zu versichern, dass diese mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.

Schritt 4:Einreichen des Ausgabenberichts zur Genehmigung durch den Vorgesetzten, falls der Angestellte die Genehmigung des Vorgesetzten für den Ausgabenbericht benötigt.

Schritt 5: Der Vorgesetzte stellt fest, ob die Ausgabe mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt. Falls dies zutrifft, 

Schritt 6: Der Vorgesetzte wiederholt den Prüfprozess für jede Ausgabe auf dem Ausgabenbericht. 

Schritt 7: Falls ein Posten auf dem Ausgabenbericht nicht genehmigt wurde, informiert der Vorgesetzte den Angestellten. Der Angestellte beginnt wieder bei Schritt 1. 

Schritt 8: Wenn der Vorgesetzte den Ausgabenbericht genehmigt, kann dieser zur Buchhaltungs- oder Personalabteilung gesendet werden, um dort für die Buchhaltung und Erstattung weiterverarbeitet zu werden.

Cloud-basierte Ausgabenabrechnung

Schritt 1:Der Angestellte macht ein Bild des Belegs und fügt zusätzliche Daten hinzu (Projekt/Kategorie/Bezahlmethode) und reicht die Ausgabe zur Genehmigung ein. Der Angestellte kann keine Belege verlieren und Ausgaben werden eingereicht, wenn Sie gemacht werden.

Schritt 2:Genehmigung von eingereichten Ausgaben durch die zuständigen Vorgesetzten. Falls nicht genehmigt, wird die Ausgabe mit einer Begründung zurückgewiesen. Dank Regeln und Benachrichtigungen ist es einfach zu erkennen, ob eine Ausgabe innerhalb der Unternehmensvorgaben ist

Schritt 3:Alle von den Vorgesetzten genehmigten Ausgaben sind für die Buchhaltung oder Personalabteilung verfügbar und können zur Buchhaltungs- oder ERP-Software exportiert werden.

Schritt 4:Ausgaben für alle genehmigten Ausgaben. Der Ausgabenbericht, wie wir ihn kennen, ist nicht mehr länger nötig, dank cloud-basierten Ausgabenberichten.

Beim traditionellen Ablauf der Verarbeitung von Ausgabenberichten kann es Wochen oder sogar Monate dauern, bevor der Angestellte die Erstattung erhält. Neben der verloren gegangenen Zeit existiert auch eine Fehlerrate, wenn Informationen in eine Excel-Tabelle eingetragen werden.

Die Arbeit mit cloud-basierter Berichterstattung von Ausgaben ist vorteilhaft für alle, die in den Prozess der Berichterstattung von Ausgaben involviert sind. Es beginnt alles mit den Ausgaben des Angestellten, aber der Ausgabenprozess schließt Angestellte, Genehmiger, Buchhalter und Leiter des Finanzwesens mit ein.

Vorteile für Angestellte:

  • Weniger Zeit für Ausgabenberichte verbrauchen
  • Nie wieder Belege verlieren
  • Schnellere Erstattung

Vorteile für Genehmiger:

  • Weniger Zeitaufwand für Genehmigung mithilfe von Regeln und Benachrichtigungen
  • Genehmigung auf Ausgabenebene statt auf Berichtebene
  • Keine Ausgabenberichte mehr auf Papier

Vorteile für Leiter des Finanzwesens:

Im Gegensatz dazu, was viele Menschen denken, muss die cloud-basierte Abrechnung von Ausgaben-Verwaltung nicht teuer sein. Wenn Sie die Stunden zählen, die Ihre Angestellten mit Ausgabenberichten verbringen, können Sie erkennen, dass der Ausgabenbericht selbst oft mehr kostet, als die tatsächlichen Ausgaben in diesem Bericht.

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