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Ausgabenrichtlinie: best erfolgsmethoden

Um zu erreichen, dass Ihre Angestellten die Regeln Ihrer Ausgabenrichtlinie befolgen, müssen Sie sich versichern, dass die Richtlinie den Erfolgsmethoden folgt. Diese Erfolgsmethoden sind nicht auf das Einreichen von Ausgaben begrenzt, sondern schließen auch die Genehmigung und Erstattung von Ausgaben mit ein.

Falls Ihre Ausgabenrichtlinie die Erfolgsmethoden beachtet, werden Sie bemerken, dass das Ausgaben-Management weniger frustrierend ist und weniger Zeit in Anspruch nimmt.

1. Alles beginnt mit der Ausgabenrichtlinie

Jede Erfolgsmethode für den Ausgabenprozess beginnt mit einer klaren und einfach zu verstehenden Richtlinie. Als Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, eine Richtlinie zu haben, die darlegt, wie Ihre Geschäfte im Idealfall geführt werden sollen.

Es ist auch wichtig, für alle Anfragen der Steuerbehörde eine Ausgabenrichtlinie über erstattete Ausgaben zu haben.

Die Richtlinie hilft dabei, zu gewährleisten, dass die Ausgaben wahrheitsgemäß gemacht wurden und das Unternehmen einzelne Personen nicht für unangemessene oder private Ausgaben entschädigt.

Versichern Sie sich, dass die Ausgabenrichtlinie nicht zu weitgefasst ist. Angestellte sollten vor der Planung einer Geschäftsreise kein Buch lesen müssen. Versichern Sie sich auch, dass sie einfach zu verstehen ist und es keinen (oder wenig) Raum für Diskussion gibt.

2. Vereinfachen Sie den Prozess

Es ist sehr leicht, eine Unternehmensausgabe zu machen. Warum sollte es also schwer sein, einen Bericht über diese Ausgabe abzulegen? Schwierige Prozesse schüchtern Angestellte ein.

Machen Sie es einem Angestellten also so einfach wie möglich, eine Ausgabe einzureichen. Diffizile Prozesse bedeuten auch, dass mehr Zeit für die Berichterstattung der Ausgaben benötigt wird und  dass - falls der Prozess wirklich komplex ist - Fehler gemacht werden!

3. Sammeln Sie nur richtige, relevante Informationen

Betrag und Datum sind nicht genug, aber verlangen Sie auch nicht zu viel. Relevante Informationen für Ausgaben beinhalten Rechnungssteller, Betrag, Datum, Kategorie und Bezahlmethode.

Zusätzliche Daten können hinzugefügt werden (etwa Niederlassung und Gruppe).

Mobile Apps, wie Rydoo, können Daten aus Belegen auslesen; das bedeutet, dass die meisten relevanten Informationen bereits erfasst werden und Angestellte diese nicht mehr abtippen müssen.

Dadurch wird weniger Zeit für Ausgaben aufgewendet und es werden weniger Fehler gemacht!

4. Rechtzeitiges Einreichen, aber auch rechtzeitiges Genehmigen

Falls Sie von Ihren Angestellten erwarten, dass Sie Ihre Ausgaben an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Zeit einreichen, dann stellen Sie sicher, dass die Genehmigung dieser Ausgaben auch gemäß einem ähnlichen Zeitplan durchgeführt wird.

Machen Sie den Angestellten die Einreichung einfach. Sie werden Folgendes erkennen: je einfacher die Einreichung, desto mehr Angestellte werden zügiger einreichen.

Moderne Technologie erlaubt es Angestellten, einfach ein Foto eines Belegs zu machen und dieses zur Genehmigung zu senden, bereits eine Minute nachdem der Kauf getätigt wurde.

Das Gleiche gilt für die Genehmigung eingereichter Ausgaben. Machen Sie es Genehmigenden einfach. Falls eine Ausgabe nicht genehmigt wird, sollten Sie sicherstellen, dass der Genehmiger ein Status-Update hinzufügen kann, sodass der Angestellte weiß, WARUM die Ausgabe abgelehnt wurde.

5. Vermeiden Sie Ausnahmen

Unterschiedliche Ausgabenrichtlinien für unterschiedliche Angestellte ist etwas, was Sie wirklich vermeiden sollten, da es Unübersichtlichkeit erzeugt.

Es gibt jedoch einen Weg, wie Sie mit einfachen Ausnahmen arbeiten können: Regeln und Benachrichtigungen. Ihre Lösung zur Ausgabenverwaltung sollte einen einfachen Weg liefern, um grundlegende Regeln, die für Kategorien, Abteilungen, etc. gelten können, einzurichten.

Wann immer eine bestimmte Regel gebrochen wird, erhält der Angestellte eine Benachrichtigung, dass die Ausgabe nicht mit der Unternehmensrichtlinie übereinstimmt.

6. Ziehen Sie Software-Tools und Nutzung existierender Technologien in Betracht

Moderne Technologie ermöglicht Ihnen und Ihrem Unternehmen, die altmodische Ausgabenabrechnung loszuwerden. Heute können Ausgabenberichte komplett papierfrei erstellt werden, von der Einreichung der Ausgaben bis zur Erstattung.

Falls Ihre Angestellten ein Smartphone besitzen oder Zugang zu einem Computer mit einer Webcam haben, können Belege einfach digitalisiert und alle Daten ausgelesen werden, ohne einen einzigen Buchstaben zu tippen.

Sobald dies erledigt wurde, kann der Angestellte die Ausgabe einfach zu seinem Vorgesetzten zur Genehmigung senden, nur einen Moment nachdem die Ausgabe tatsächlich gemacht wurde.

Die Genehmigung von Ausgaben wird einfacher, weil die digitalisierten Daten schon dahingehend geprüft werden können, ob sie mit der Richtlinie übereinstimmen. Falls nicht, kann der Genehmiger die Ausgabe zurück zum Angestellten senden und erklären, warum sie abgewiesen wurde.

Sobald sie genehmigt wurde, kann schon die Erstattung durchgeführt werden. Angestellte müssen nicht bis zum Ende des Monats warten, um alle ihre Belege einzureichen. Sie tun dies, wann immer sie eine Ausgabe machen.

Nun können Sie erkennen, dass der altmodische Ausgabenbericht der Vergangenheit angehört.

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