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Der letzte Dinosaurier im Geschäftsprozess Ihres Finanzteams

Die Technologie hatte einen riesigen Einfluss auf fast alle bestehenden Geschäftsprozesse. Die Ersparnisse, die Effizienzgewinne und der reduzierte Fehlerspielraum die von führenden Tech-Lösungen angeboten werden haben verschiedene Arbeitsprozesse exponentiell verbessert.

Eine der größten Veränderungen können wir bei den Finanz- und Buchhaltungsprozessen sehen.

Seit der Einführung von VisiCalc in 1978 (nach InfoWorld das erste erfolgreiche Softwareprodukt, dass durch einen kompletten Lebenszyklus gegangen ist) bis hin zu den neuesten SaaS-Lösungen von heute die entworfen wurden um Kontos, Einkäufe, Risiken, Abrechnungen, Rechnungen und mehr zu verwalten.

Können Sie sich vorstellen Firmenbücher nur mit einem Kugelschreiber, einem Taschenrechter und einem riesigen Geschäftsbuch zu erledigen? Stellen Sie sich mal die Vergeudung von Zeit, Geld und Ressourcen vor die solch altmodische Systeme und Prozesse verursachen würden.

Nicht in Innovation zu investieren und weiterhin mit veralteten Prozessen zu arbeiten macht einfach keinen Sinn, und dennoch ist es genau das was viele Organisationen tun was es die Spesenabrechnung angeht. Die Spesenverwaltung ist eine der am häufigsten übersehenden Finanzprozesse in der Geschäftswelt.

Rydoo befragte Finanz-, Buchhaltungs- und Personalexperten in Europa und fand heraus, dass;

  • 32% der Firmen einen altmodischen, manuellen Ansatz zur Spesenverwaltung nutzten. Dies bedeutete das regelmäßige Scannen von Quittungen, Ausfüllen von Formularen, Anheftung von Formularen, Anmeldung von Quittungen etc. In vielen Fällen wurden digitale Quittungen ausgedruckt und vor Ort aufbewahrt!
  • 56% der Firmen nutzten einen digitalisierten manuellen Prozess wie zum Beispiel Excel oder andere. Im Prinzip der gleiche Ansatz wie oben, allerdings mit weniger Handschreiben und mehr Tippen.

Nach Recherchen der GBTA Foundation in die Spesenverwaltung werden in einer durchschnittlichen Firma 19% aller Spesenabrechnungen mit Fehlern eingereicht. Die geschätzten Kosten individuelle Abrechnungen zu bearbeiten beträgt... €48... pro Abrechnung.

Da fast 1 in 5 Abrechnungen Fehler beinhalten, können Sie schnell die finanzielle Last die damit auf Ihrem Unternehmen liegt berechnen. Hinzu kommt der Druck auf das Finanzteam, wenn nur Tage oder sogar Stunden vor der Frist die komplette Firma Ihre Spesenabrechnungen einreicht.

Nehmen Sie auch die unnötige Frustration in Betracht die mit einer verspäteten Kompensierung eines Angestellten verbunden ist, oft das Ergebnis einer falsch eingegebenen Tabellenzelle oder einer fehlenden Quittung.

Die Eintönigkeit dieser Arbeit für das Finanzteam und die unnötige Frustration für Angestellte sind beide potentielle und massive demotivierende Faktoren.

Zusammen mit den finanziellen Kosten von fehlerhaften Formularen, der Aktualisierung von Tabellen, der Sammlung von Quittungen, dem Senden von E-Mails und der Duplizierung von Informationen in Buchhaltungssystemen wird es langsam klar, dass die Spesenverwaltung einer der letzten Dinosaurier im Geschäftsprozess Ihrer Organisation ist.

Aber so muss es nicht aussehen.

Fortschritte in Scan- und Datenextraktionstechnologie, Liefermethoden, Integrierungen mit führender Buchhaltungs- und ERP-Software zusammen mit der Allgegenwart von Smartphones bedeuten, dass die Spesenverwaltungslösungen von Rydoo wesentliche Kapitalrenditen bieten kann, einfach zu nutzen ist, kosteneffektiv ist und schnell eingeführt werden kann.

Widerstand gegen Veränderungen in der Spesenverwaltung ist normalerweise sehr gering, da sich Angestellte und Finanzexperten bereits der Probleme mit den veralteten Systemen und Prozessen bewusst sind.

Die Vorteile für Spesenabrechner und das Finanzteam sind sofort bemerkbar was sofort die Einkaufssumme verbessert, weil echte Geschäftsherausforderungen endlich gelöst werden.

Einige der Vorteile die durch die Automatisierung der Spesenverwaltung erreicht werden;

  • Niedrigere Bearbeitungskosten
    Verbesserte Kontrolle über Reise-/Spesenrichtlinien
    Verbesserte Erkennung und Prävention von Betrug
    Verbesserte Transparenz von Ausgaben
    Schnellere Kompensierung von Ausgaben von Angestellten
    Bessere Beachtung von Regulierungen
    Verbesserte Nutzung von Firmenkreditkarten und Rabatten
    Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit

Warum arbeiten Sie immer noch mit veralteten, manuellen Spesenverwaltungssystemen und Prozessen?

Fangen Sie noch heute eine Spesenverwaltungsrevolution an! Erfahren Sie selbst wie die Automatisierung der Spesenverwaltung Ihrem Unternehmen helfen kann. Buchen Sie eine Online-Einführung und/oder starten Sie noch heute eine kostenlose Testversion von Rydoo.

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