>>> >> > >>

Der umfassende Leitfaden zur VAT-Erstattung

20 Milliarden €. Das ist der Geldbetrag nicht zurückgeforderter VAT (Umsatzsteuer), der Jahr für Jahr auf dem Tisch liegen bleibt.

Selbstverständlich sind 20 Milliarden € ein irrsinniger Verlustbetrag für Unternehmen (im Prinzip als Spende an die Schatzkammer der EU). Warum fordern die Unternehmen die Umsatzsteuer nicht zurück, auf die sie einen Anspruch haben?

Naja, es ist nicht ganz einfach. Während Ihr Unternehmen sicherlich viel zusätzlichen Umsatz durch die erfolgreiche Erstattung der ausländischen VAT, auf die es einen Anspruch hat, ist der Prozess der Erstattung eine Herausforderung; er benötigt Zeit, Expertise und eine Menge Bürokratie.

Zunächst werden wir uns die VAT genauer ansehen. Was bedeutet VAT und wie funktioniert sie?

Was bedeutet VAT und warum bin ich berechtigt, eine Erstattung zu erhalten?

VAT steht für value-added tax (Umsatzsteuer) und ist die allgemeine Steuer, die auf Waren und Dienstleistungen in der Europäischen Union aufgeschlagen wird. Der genaue Betrag unterscheidet sich von Land zu Land. Üblich sind zwischen 15 und 25 Prozent.

Falls Sie kein Staatsbürger innerhalb der EU sind, dann sind Sie berechtigt, auf bestimmte innerhalb der EU gemachte Ausgaben eine VAT-Erstattung zu beantragen; ob Sie berechtigt sind, eine Erstattung der Umsatzsteuer zu fordern, hängt davon ab, ob die Ausgabe geschäftsbezogen ist.

Falls Sie der Unternehmensinhaber sind, eignet sich nahezu jede Ausgabe (innerhalb der EU) für eine Erstattung der Umsatzsteuer, solange wie jeder Beleg und jede Rechnung in Übereinstimmung mit lokalem Steuerrecht sind.

Anleitung zur Forderung von VAT auf Unternehmensausgaben

Falls Ihr Unternehmen in Ländern operiert, in welchen es keine Niederlassung hat oder VAT-registriert ist, wird es unvermeidbar, ziemlich viel VAT zahlen; selbstverständlich möchten Sie so viel Steuern wie möglich zurückfordern.

Einige der geläufigeren Ausgaben, die Ihr Unternehmen haben könnte, sind für:

  • Reise und Unterkunft
  • Lokale Dienstleistungsgebühren
  • Einfuhrumsatzsteuer auf Waren, die über Grenzen transportiert werden
  • Lokaler Kauf von Waren

Als international operierendes Unternehmen wird die gezahlte VAT auf diesen Ausgaben jährlich einen signifikanten Betrag ausmachen.

Um die VAT auf diesen Ausgaben zurückzufordern, ist es unumgänglich, dem korrekten Prozess zu folgen; jegliche unsachgemäße Abläufe können zu "Non-Compliance" führen, was dann bedeutet, dass die VAT auf bestimmten Ausgaben verloren geht.

Was Sie nicht zurückfordern können

Für die folgenden Ausgaben können Sie keine VAT zurückfordern:

  • Ausgaben für auscchließlich persönliche Zwecke
  • Unterhaltungskosten für Unternehmen
  • Kosten durch die Produktion umsatzsteuerfreier Güter
  • Betriebsvermögen, das Ihnen zur Fortführung übertragen wurden

Sobald Sie geprüft haben, welche Ausgaben sich zur Erstattung eignen, müssen Sie einige Details wissen, die wesentlich für den Prozess der Erstattung sind.

Details der Forderung – Währungen, Fristen und Mindestbeträge

Sie müssen einige Dinge beachten, wenn Sie eine Erstattung der Umsatzsteuer vorbereiten.

Zuerst einmal hat jedes Land der EU eigene Werte für den Mindestbetrag der Erstattung; es gibt einen jährlichen Mindestbetrag und einen Mindestbetrag für kürzere Zeiträume. Der Jahreswert bezieht sich auf Forderungen für das ganze Jahr, während sich der Wert für kürzere Zeiträume auf solche bezieht, die mehr als drei Monate aber weniger als ein Jahr betragen.

Die Mehrzahl der Länder hat 50€ als jährlichen Mindestbetrag und 400€ als Mindestbetrag für kürzere Zeiträume.

Zudem müssen Sie, wenn Sie eine Forderung anmelden, die nationale Währung des Landes benutzen, in welchem die Ausgabe gemacht wurde.

Falls Ihre Rechnungen die Beträge in Euro aufführen (was wahrscheinlich ist), müssen Sie den Wechselkurs anwenden, welcher am Rechnungsdatum gültig war.

Zuletzt gibt es eine Frist um Forderungen anzumelden; Sie müssen die Forderung vor dem 30. September des Kalenderjahres anmelden, welches dem Jahr folgt, in welchem Ihnen die VAT berechnet wurde.

Ihre Forderungen können sich nicht auf mehr als ein Kalenderjahr beziehen, noch auf weniger als 3 Monate (es sei denn, das ist der verbliebene Zeitraum des Kalenderjahres).

Einreichungsprozess

Sobald Ihnen die Details vorliegen und Sie sich sicher sind, welche Rechnungen sich zur Erstattung der VAT eignen, können Sie mit dem Forderungsprozess beginnen (unter der Annahme, dass Sie alle notwendige Rechnungen und Belege haben und dass diese in Compliance sind).

Der Antrag muss elektronisch (nicht nach dem 30. September) bei den zuständigen Finanzbehörden des Landes, in welchem die Ausgabe gemacht wurde, eingereicht werden.

Sobald die Forderung eingegangen und durch die Steuerbehörden bearbeitet wurde, gibt es drei Szenarien:

  • Die Forderung wird akzeptiert und der Erstattungsbetrag wird elektronisch gezahlt
  • Die Forderung wird zurückgewiesen, entweder ganz oder teilweise. Die notwendige Feststellung wird an den Antragssteller ausgestellt
  • Zusätzliche Dokumentation oder Informationen werden erbeten, um die Verarbeitung der Forderung zu vollenden. Eine Deadline wird für die Einreichung dieser zusätzlichen Dokumentation gesetzt

Der VAT-Erstattung innewohnende Herausforderungen

Während der vorher erläuterte Prozess relativ einfach erscheint (wenn auch ein wenig mühselig), gibt es versteckte Komplikationen.

Legislative Unterschiede von Land zu Land

Die Steuervorschriften unterscheiden sich in der EU von Land zu Land. Jede Steuerbehörde eines Landes behandelt die VAT unterschiedlich, was bedeutet, dass die relevanten Vorgänge und Erstattungsrichtlinien unterschiedlich sind.

Für Sie bedeutet das, dass in je mehr Ländern Sie operativ tätig sind, desto komplizierter die Erstattung der VAT werden wird.

Compliance mit Rechnungen und Buchhaltung

Jedes Land setzt seine Steuervorschriften äußerst strikt durch; das bedeutet, dass jede Rechnung des relevanten Zeitraums geprüft wird, wenn eine Forderung zur VAT-Erstattung vorgebracht wird.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jeder einzelne Beleg alle benötigten Informationen enthält; ansonsten könnte der Anspruch untergehen.

Hohe Anzahl an Ablehnungen der Forderungen

Der unglaublich gründliche Prüfprozess, der durch Steuerbehörden durchgeführt wird, bedeutet, dass insgesamt die Zahl der nicht erfolgreichen VAT-Rückforderungen sehr hoch ist.

Tatsächlich wird das durchschnittliche Unternehmen eine Non-Compliance-Rate von 60-70% haben, was bedeutet, dass ein signifikanter Anteil des Gesamtanspruchs verloren geht;

Grund dafür ist, dass die Belege und Rechnungen nicht die notwendigen Informationen enthalten, um in Compliance mit dem lokalen Steuerrecht zu sein (beispielsweise wurde der Beleg auf den Namen des Angestellten ausgestellt, statt auf den Namen des Unternehmens).

VAT Erstattung verbraucht Resourcen

Selbst wenn Sie jeden Beleg sorgfältig nachverfolgen um Compliance zu gewährleisten, kostet der gesamte Prozess der Rückforderung ausländischer VAT bedeutend viel Zeit und Einsatz und nicht zu vergessen Ihre Belegschaft, welche eine Menge spezialisierter Expertise braucht, um zu gewährleisten, dass der Prozess ohne Probleme abläuft.

Rydoo nutzen, um den Prozess zu automatisieren (und Geld zu verdienen!)

Am Ende des Tages möchten Sie und Ihre Belegschaft nicht im bürokratischen Morast versinken. Glücklicherweise kann Rydoo nicht nur alle Ihre Unternehmensausgaben so verfolgen, dass sie in Compliance mit VAT-Gesetzen sind, aber auch die ausländische VAT für Sie zurückfordern.

Digitale Rechnungen - automatische Compliance

Unsere App, Rydoo, nimmt alle Ihre Belege und Rechnungen während des Jahres auf und digitalisiert diese (machen Sie einfach ein Foto Ihres Belegs mit Ihrem Smartphone und die App erledigt den Rest!).

Am Ende des Abrechnungsjahres werden alle Daten zusammengenommen und durch unseren Partner, VAT IT, verarbeitet, der dann damit fortfährt, die gesamte ausländische Umsatzsteuer, die Ihnen zusteht, erfolgreich zurückzufordern.

Dies ist für Sie in vielerlei Hinsicht vorteilhaft. Sie sparen nicht nur bedeutend viel Zeit und Arbeit, sondern stellen sicher, dass nicht eine einzige Ihrer Unternehmensrechnungen nicht in Compliance ist.

Durch die Rettung der Rechnungen, die ansonsten verloren gingen, und indem kein Geld auf dem Tisch liegen bleibt, verdient Ihnen Rydoo effektiv Geld – in vielen Fällen viel mehr Geld als für die derzeitige Mitgliedschaftsgebühr für die App fällig wird!

related

Rydoo

Wie man Rydoo in einem Unternehmen mit 460.000 Mitarbeitern implementiert

Mit über 460.000 Beschäftigten und einer Präsenz in 72 Ländern ist Rydoos Muttergesellschaft Sodexo der perfekte Testfall, um die Methodik von Rydoo für komplexere Roll-outs im Unternehmensmarkt weiterzuentwickeln. Zusammenwachsen und voneinander lernen sind die Schlüsselwörter dieses gemeinsamen Abenteuers. Erfahren Sie mehr über die Herausforderungen und Erfolge.

2019-01-16
learn
Rydoo

Ist der Bankensektor bereit für die digitale Transformation?

Zehn Jahre nach der globalen Finanzkrise 2008 verharren die Gewinnmargen der Banken in Industrieländern noch immer auf historisch niedrigem Niveau. Das hat einen ganz einfachen Grund: Die Kosten sind schneller gewachsen als die Erträge. Die durchschnittliche Eigenkapitalrendite der Banken ist vor allem in Europa auf ein untragbar niedrigen Stand gesunken.

2019-01-13
learn
Rydoo

Insurtech — so können Versicherungsagenturen Technologie nutzen

Versicherungen sind nicht gerade für ihre Innovationen bekannt. Und das hat auch einen Grund: Wegen der vielen sensiblen Daten und kritischen Prozesse, müssen sie sehr vorsichtig sein, wenn sie neue Arbeitsweisen implementieren.

2019-01-10
learn
Rydoo

Die digitale Transformation startet von innen

Koen Dierckx stieg 2015 bei Van Breda Risk and benefits als CFO ein. Um die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens zu entwickeln, untersuchte er bestehende Prozesse und die Möglichkeit, diese durch Digitalisierung geringwertigerer Aufgaben zu optimieren.

2018-12-10
learn