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Die definitive Einführung in die Spesenverwaltung

Spesenverwaltung bezieht sich auf die Verwaltung von Ausgaben die während Ihrer Arbeit aufkommen. Nehmen Sie als Beispiel eine Geschäftsfernreise. Während der Ausflugs werden wahrscheinlich Kosten aufkommen die allein mit dem Ausflug zu tun haben. Über diese Ausgaben muss berichtet werden, sie müssen bearbeitet und oftmals zurückerstattet werden (wenn sie persönlich bezahlt wurden).

Zahlungsarten sind verschieden, und normalerweise sind Bargeld, persönliche Kreditkarten oder Firmenkarten üblich. Unabhängig davon müssen Spesen berechnet werden, und die Spesenverwaltung beinhaltet die verschiedenen Leistungen bei der es um die ‚Verwaltung’ dieser Ausgaben geht.

Die meisten Spesenverwaltungssysteme folgen normalerweise einem Prozess der aus den folgenden Punkten besteht.
• Quittung wird während einer Transaktion generiert (Papierquittung muss behalten werden)
• Nach Ankunft im Büro muss eine Spesenabrechnung angefertigt werden (manuell)
• Zum Ende des Monats muss die Papierquittung wahrscheinlich irgendwohin transportiert werden (oder eine Fotokopie / Scan wird gemacht bevor sie digital eingereicht wird)
• Ein Back-Office-Team wird dann die Ausgaben bearbeiten müssen (dies kann bedeuten zu sicher zu stellen, dass keine Firmenrichtlinien gebrochen wurden, oder die Abrechnungen mit Kreditkartenauszügen zu vergleichen um betrügerische Einreichungen aufzufangen).

Wenn alle oben genannten Schritte korrekt ausgeführt werden, kann der Angestellte erwarten für Spesen kompensiert zu werden, also für Spesen die er oder sie selbst bezahlt hat (und nicht mit einer Firmenkreditkarte).

Wenn es doch nur so einfach wäre, denn die Realität ist oftmals anders!
• Die Anzahl an Spesenabrechnungen die abgelehnt werden ist signifikant (Gründe für die Ablehnung können doppelte Eingaben oder Verstöße gegen Firmenrichtlinien sein).
• Die Zeitverzögerung zwischen Ausflügen und Spesenabrechnungen kann signifikant sein und zu verlorenen Quittungen und Fehlern führen.
• Schmeißen Sie dann noch ausländische Währungen rein und der Prozess wird noch komplizierter.
• Zum Schluss führen wir dann alle noch beschäftige Leben und für die meisten von uns scheint das Bearbeiten von Quittungen keine erste Priorität zu sein, und daraufhin werden die meisten Ausgaben zum Schluss des Monats in einem Riesenhaufen bearbeitet.

Warum ist die Modernisierung Ihres Spesenverwaltungssystems so wichtig?

Ist es ein Wunder, dass so viele Nutzer Legacy-Prozesse stehen lassen und nach moderneren Lösungen suchen?

Warum sollte man also einen Wechsel in Betracht ziehen? Schließlich ist die Spesenverwaltung normalerweise eine niedrige Priorität für die Geschäftsführung wo wichtigere Fragen beantwortet werden müssen.

Die Gründe sind ziemlich simpel.
1. Die Kosten, die mit dem Betrieb von ineffizienten Spesenverwaltungsprozessen verbunden sind, sind hoch. Wenn wir unter Druck stehen um zu sparen, dann repräsentiert dies einen Bereich der oft übersehen wird (Was es die Größenordnung der Ersparnisse angeht, kommt dies auf die Anzahl der Angestellten an die Firmenausgaben tätigen und die Menge der Ausgaben).

2. Fortschritte in der Technologie bedeuten, dass es eine Reihe von neuen Spesenverwaltungs-Lösungen gibt die extrem kosteffektiv und einfach zu benutzen sind. Daher hat die Entscheidung ein neues System zu adoptieren nur eine minimale störende Wirkung.

3. Spesen zu verwalten ist sehr zeitaufwändig. Die Aufgabe wird fast universal gehasst, und die Zeitlasst kann sehr schwerfallen, und ist oft Zeit die für andere, produktivere Aktivitäten ausgegeben werden könnte.

4. Die Digitalisierung transformiert den Spesenprozess; sie entfernt das Bedürfnis für manuelle Eingaben, reduziert den Anreiz für Angestellte bis zum Ende des Monats mit den Abrechnungen zu warten, aber kreiert auch Gelegenheiten um sich Einblicke darüber zu verschaffen wie man Verhaltensweisen lenken könnte.

Kurzgesagt, sind es die zusammengefassten versteckten Kosten der Spesenverwaltung die schließlich dazu führen, dass Leute sich für Alternative zu interessieren beginnen.

Die versteckten Kosten hinter der Spesenverwaltung

Einige wenige von uns (haben wir ein Glück) geben unsere angesammelten Quittungen an unsere armen Sekretärinnen weiter die diese dann für uns bearbeiten müssen. Für die meisten allerdings ist der Spesenverwaltungsprozess etwas das man manuell durchführen muss. Die Reise einer durchschnittlichen Geschäftsquittung zu dokumentieren würde Sie ganz schön erstaunen.

Wie sieht so eine typische Reise also aus?

Sobald eine Transaktion vollendet wurde, werden die meisten Quittungen sofort in Portmonees gesteckt. Eines Tages sehen sie dann das Tageslicht, woraufhin sie kurzzeitig in einem Umschlag oder in einer Schreibtischschublade aufbewahrt werden. Wenn der ‚Besitzer’ (der Ausgabe) dann endlich zum Auspannen kommt, wird Excel aufgerufen und die Quittung landet im ‚System’. Ein kurzer Ausflug zum Kopierer oder zum Scanner könnte folgen, bevor die Quittung dann auf den Rest ihrer Reise geschickt wird.

Wenn die Reise hier enden würde, wäre das schon schlimm genug, allerdings ist es nur ein Teil der Geschichte. Der Rezipient der Quittung befindet sich oft in der Buchhaltung, oder in der Finanzabteilung. Sie müssen sich mit allem Möglichen auseinandersetzen, von unlesbaren Handschriften bis hin zu zerlegten Quittungen und Spesenabrechnungen die nicht mit ihnen zusammenpassen. Und das alles passiert bevor sie überhaupt dazu kommen die Ausgaben mit den Firmenkarten zu begleichen. Andere Problem die man berücksichtigen muss:

• Doppeleinträge
• Spesen gegen Firmenrichtlinien abwägen
• Betrügerische Einträge
• Behebung von Fehlern

Die Vorstellung, dass die existierende interne Lösung kostenlos ist, ist absoluter Quatsch. Versuchen Sie die folgenden Kosten zu berücksichtigen:

• Versandkosten
• Kosten die mit Doppeleinträgen verbunden sind
• Papierkosten
• Büroartikel
• Verlorene Produktivität

Ist es ein Wunder, dass die Spesenverwaltung endlich als wichtig angesehen wird, da mehr und mehr Leute diese Dimension an versteckten Kosten erkennen? All diese Leute, all diese Zeit. Da muss es doch einen besseren Weg geben?

Wie funktionieren SpesenverwaltungsLösungen?

Moderne Spesenverwaltungs-Lösungen sind typischerweise cloud-basiert oder funktionieren als Software as a Service (SaaS) und nutzen SmartphoneApps um den Prozess mühelos zu verwalten. Eine typische Nutzererfahrung sieht so aus:

• Downloaden Sie eine iOS oder Android App wie z.B. Rydoo
• Machen Sie ein Foto einer Quittung mit der App
• Wählen Sie ein spezifisches relevantes Datenfeld wie z.B. Spesenkategorie, Kundenkonto etc
• Uploaden Sie die Quittung in die App (oder leiten Sie ein Foto über E-Mail direkt an Ihr Online-Konto und umgehen Sie dabei die App)
• Loggen Sie sich in Ihr Online-Konto ein um eine Ausgabe zu prüfen, bearbeiten, oder Sie zur Kompensierung einzureichen.

Obwohl es eine Vielzahl an Lösungen zur Auswahl gibt, folgen die meisten dem obigen Prozess. Sobald eine Quittung eingereicht wurde, können die Nutzer normalerweise die Quittungsdaten bearbeiten (OCR Daten verifizieren), Quittung mit Firmenkartenauszügen begleichen, zur Genehmigung einreichen, und auch mit dem Konto zusammenführen um die Kompensierung einzuleiten.

Administratoren von Spesenverwaltungskoten können normalerweise Berichte anfertigen, Echtzeit Übersichten über Firmenausgaben erhalten sowie die Quittungen bearbeiten, prüfen und wenn nötig kompensieren.

Moderne Lösungen verbinden sich normalerweise direkt mit den meisten führenden Buchhaltungssoftware-Lösungen, was wieder das Bedürfnis der Duplikation der manuellen Dateneingabe entfernt.

In vielerlei Hinsicht war es das Auftreten (und die Vielzahl an) Smartphones die das Wachstum von SaaS-basierten Lösungen ankurbelte. Moderne Smartphones haben leistungsfähige Kameras, und der ‚Always-On’ Zugriff aufs Internet ermöglicht es Kunden Ausgaben in Echtzeit zu bearbeiten. Vor allem dieser Wandel hat das Ende von Excel oder Papier-basierten Lösungen einberufen die nun endlich dem Ende nahestehen.

Da diese Lösungen so leistungsstark sind, macht es keinen Sinn für die meisten mehr die alten, zeitaufwändigen und teuren Alternativen zu nutzen. Was sind also einige der wichtigsten Vorteile der neuen Lösungen, und was für Faktoren muss man berücksichtigen, wenn man seine Optionen vergleicht?

Was sind die Hauptvorteile?

Es gibt einige Gründe warum man von einem Legacy-System upgraden sollten. Natürlich kommt das Maß an Vorteilen darauf an wie viele Angestellte Sie haben und wie viele Quittungen diese normalerweise produzieren. Wenn Ihre Firma ein großes Verkaufsteam hat das oft international verreist, dann kann sich das schmerzhaft auf den Prozess auswirken. Da die meisten SaaSbasierten Spesenverwaltungs-Lösungen um die €10 / Nutzer / Monat kosten (wovon die meisten gerechten Nutzungsrichtlinien unterliegen), wird es offensichtlich, dass es eine sehr positive Kapitalrendite geben wird.

Was sind also einige der Hauptvorteile?


• Zeitsparen

Die Zeit die man zurück erhält, wenn man sich von den LegacyLösungen verabschiedet, ist enorm und ist der verlockendste Vorteil.


• Benutzerfreundlichkeit

Moderne SaaS-Lösungen sind normalerweise gut entworfen (besonders im Vergleich zu ihren Vorgängern) und sind zumeist ‚einfach zu bedienen’. Die meisten bieten eine kostenlose Testversion an, was die Evaluierung vor einer Kaufentscheidung einfacher macht. Unabhängig davon haben Legacy-Prozesse im Vergleich einfach keine Chance.


• Wettbewerbsfähige Preise

Einer der Hauptgründe für das Wachstum der SaaS-Applikationen (neben dem Überschuss an Smartphones und High-Speed-Internet) ist die Kostenstruktur der Industrie an sich. Durch die geringeren Marktgrenzen ist der Wettbewerb über die meisten Sektoren sehr intensiv. Flexible und auf Nutzung angepasste Preismodelle haben sich durchgesetzt, und als Resultat bringen die meisten Spesenverwaltungslösungen eine imposante Kapitalrendite zurück.


• Keine Wechselkosten

Wechselkosten sind minimal was es die meisten SaaS-Lösungen gibt, und da die meisten Verträge selten länger als ein Jahr dauern gibt es kein ‚Lock-In’. Obwohl die Lernkosten weiterhin bestehen werden, bedeutet die Benutzerfreundlichkeit der meisten Applikationen, dass das Wechseln zwischen Providern nicht mehr das Problem sein wird das es mal war.


• Minimale Einrichtungskosten

Die Tage der Rieseneinrichtungskosten, obligatorischen Trainingstagen und Anbieterbindungen sind wahrlich vorbei was es die Spesenverwaltung angeht. Mit der Ausnahme von großen Konzernimplementierungen mit einer Vielzahl an Konfigurationen können in die meisten Firmen innerhalb von ein paar Tagen startklar sein.


• Wenig Widerstand gegen Implementierung

Aufgrund der generellen Popularität und der Reihe an Vorteilen stimmen die meisten Angestellten für die Implementierung einer Spesenverwaltungs-Lösung, da sie oft die am meisten begünstigtsten sind.


• Einblicke erlangen

Da Ausgaben nun einfach und in Echtzeit hochgeladen werden können, ist es viel einfacher für Administratoren einen Überblick über die momentanen Ausgaben der Angestellten zu erlangen. Das wöchentliche oder monatliche Warten ist eliminiert. Des Weiteren macht es die Digitalisierung von Quittungen einfacher Berichte zu kreieren, die dann zu Einblicken in die gröberen Verhaltensweisen der Angestellten in der Firma führen, und Duplikate oder betrügerische Einträge zu erkennen.

Wer sind also die am meisten begünstigtsten der Modernisierung des Spesenverwaltungsprozesses?

Wer profitiert?

Eines der ungewöhnlichen Elemente der Spesenverwaltung ist die große Anzahl an Menschen die von einem Upgrade profitieren, da dies so eine große Auswirkung auf eine Vielzahl von Angestellten hat.


1. Angestellte

Angestellte profitieren da sie sehr viel an Zeit sparen, da das was früher einmal ein komplizierter Prozess war, nur durch einen anderen ersetzt wurde wo die Hauptaufgabe daraus besteht ein Bild einer Quittung mit dem Smartphone zu machen und es zu uploaden. Indem man von monatlichen auf Echtzeit-Einreichungen umsteigt erhalten Angestellte auch ihre Kompensierung früher als vorher. Da Spesen nun auf individuelle Weise bearbeitet werden können, sind die Tage wo eine einzige Ausgabe eine Spesenabrechnung verlangsamen konnte vorbei.


2. Management

Jeder Prozess der so eine weite Auswirkung auf Angestellte hat, und der effizienter gestaltet werden kann, ist selbstverständlich auch ein Vorteil für die Geschäftsführung. Wie bereits erwähnt sind die versteckten Kosten der Spesenverwaltung signifikant, und die meisten SaaS-Lösungen bieten echte Vorteile. Allerdings ist das nur ein Teil der Geschichte. Indem Quittungen digitalisiert werden, wird die Möglichkeit sich Einblicke zu verschaffen verstärkt. Und wenn mehr Lösungen detaillierte Berichterstattungsoptionen anbieten, können mehr und mehr Gewinne durch eine tiefgründigere Evaluierung über die Art, Häufigkeit und die Mengen an Ausgaben gemacht werden die innerhalb des Unternehmens getätigt werden, was nützliche Einblicke verschafft die dann zur Stärkung genutzt werden können.


3. Finanzwesen

Die die im Finanzwesen tätig sind profitieren besonders von einem Update ihres Spesenverwaltungsprozesses. Dank der neuen Daten können sie ihren Fokus nun von der Administration in Richtung anderer Aktivitäten lenken die auf wertvollen Einblicke basieren. Integrierungen mit einer Reihe an Drittanbietern von Mehrwertsteuerrückerstattungsfirmen, Kreditkartenfirmen, Lohnabrechnung und Buchhaltungssoftwarefirmen helfen ihnen sogar noch mehr einzusparen.

Es sind nicht nur die Firmen die profitieren
Natürlich genießen Spesenverwaltungs-Lösungen universale Beliebtheit und dienen nicht nur großen Konzernen. Unternehmer, Freiberufler und SMBs und ihre Buchhalter können auch von ihnen profitieren. Kurzgesagt, jeder der irgendwelche Geschäftsausgaben während seiner Arbeit tätigt wird Zeit mit Administration sparen indem sie eine moderne SaaS-basierte Lösung anwenden.

Was müssen Sie also berücksichtigen, wenn Sie ihre Optionen vergleichen?

Eine Lösung auswählen

Wenn Sie sich entschieden haben, dass es an der Zeit ist sich für eine Lösung zu entscheiden, dann sollte Sie über einige der folgenden Kriterien nachdenken.

• Standort

Abhängig davon wo Sie sich befinden, könnte die optimale Wahl für Sie eine Lösung sein die eine Repräsentanz in Ihrem Land hat (oder zumindest ein Verständnis über die Lokalen Details und Steuerrichtlinien hat). Xpenditure, zum Beispiel, ist eine führende Europäische Lösung mit Spanischen, Italienischen, Französischen, Deutschen und Holländischen Versionen ihres Systems.

• Bearbeitungsgeschwindigkeit

Abhängig von dem Volumen und der Häufigkeit der Ausgaben haben verschiedene Unternehmen verschiedene Toleranzen was es Verzögerungen angeht. Falls Sie eine schnell lesende und antwortende OCR-basierte Applikation benötigen, dann ist es wichtig sich für einen Markführer zu entscheiden.

• Support

Viele der kostenlosen Versionen bieten null Kundendienst. Obwohl die meisten Entwickler darauf zielen das Bedürfnis für Support zu minimieren, ist die Möglichkeit mit jemandem auf die Schnelle zu kommunizieren ein wichtiges Kriterium. Auf einen Kundendienst in Ihrem Gebiet, der schnell antwortet und nach Ihren Bedürfnissen nach verfügbar ist, Zugriff zu haben, sollte berücksichtigt werden.

• Kosten

Obwohl der Durchschnittspreis ungefähr €10 pro Nutzer pro Monat ist, ist das Angebot vielfältig, mit einigen kostenlosen Versionen sowie Konzernlösungen mit signifikanten Einrichtungs- und Implementierungskosten. Obwohl kostenlose Applikationen einigen gefallen werden, haben sie typischerweise begrenzte Funktionen, keinen Kundendienst, und investieren nicht in Integrierungen mit Drittanbietern, was sie weniger populär macht.

• Verbindungen mit Buchhaltungsapplikationen

Eine wichtige Sache die viele Nutzer berücksichtigen sollten ist die Integrierung mit ihrer gewünschten Buchhaltungssoftware. Die Art von Integrierung kommt auf den Provider an, also wäre es am besten im Voraus an zu etablieren welchen Integrierungen von Anfang an verfügbar sein werden.

• Zugriff auf kostenlose Testversion

Die meisten Applikationen bieten eine kostenlose Testversion an um einmal ‚Probe zu fahren’ bevor man einen Kauf tätigt. Es ist wichtig sich daran zu erinnern, dass viele der fortgeschrittenen Funktionen nicht für einzelne Nutzer sichtbar werden, aber dennoch vorteilhaft für größere Firmen sind. In dieser Phase ist Benutzerfreundlichkeit am wichtigsten – ist die App einfach zu navigieren und zu nutzen?

• Die Firma

In vielen SaaS-Sektoren ist der Konkurrenzkampf sehr hoch. Obwohl die momentanen Funktionen vielleicht Ihre Bedürfnisse decken, ist es wichtig zu prüfen ob die Firma weiterhin das Zeug dazu hat mit neuen Innovationen aufzukommen. Über einen größeren Zeitraum über werden kleinere Provider mit einem schmaleren geografischen Fußabdruck wahrscheinlich Schwierigkeiten damit haben auf einem Level zu investieren um Lösungen mit einer weiten Markpopularität aufzubauen.

• Validierung von Drittanbietern – Bewertungsportale und Fallstudien

Das Wachstum von ‚Bewertungsportalen’ bedeutet, dass es ziemlich einfach ist zu prüfen was andere Nutzer von gewissen Applikationen halten. Die Apps die kostenlose oder Freemium-Versionen anbieten tendieren durch die große Anzahl an Nutzern eine größere Menge an Bewertungen zu erhalten, im Vergleich zu kostenpflichtigen Versionen. Auf der anderen Seite haben diese oft Schwierigkeiten mit dem Support, und viele negative Bewertungen konzentrieren sich auf diesem Problem. Bewertungsportale die Profile von sozialen Media wie LinkedIn oder Twitter nutzen, bieten mehr Vertrauen als die die auf anonyme Bewertungen basieren. Fallstudien zu lesen und momentane Referenzkunden zu analysieren kann auch damit helfen die Effektivität einer Lösung zu evaluieren.

• Implementierung

Die meisten Firmen werden mit SaaS/cloud-basierten Implementierungen zufrieden sein. Das wichtigste Entscheidungskriterium wird wahrscheinlich sein wo sich die Datenzentren befinden (hauptsächliche USA oder EU). Lösungen vor Ort sind normalerweise auch für die erhältlich die sich besondere Sorgen was Sicherheit angeht machen.

• Die Funktionen

Die genutzte Technologie ist auch eine wichtige Berücksichtigung. Zum Beispiel, manche Applikationen speichern Bilder als Flat-Files und nutzen keine OCR-Technologien um die Quittungen zu lesen. Der erstere Ansatz bedeutet, dass die manuelle Dateneingabe immer noch nötig ist, wogegen der letztere Ansatz entworfen wurde um die Quittung mit einem einfachen Klick zu digitalisieren. Andere Funktionen wie das Lesen von Kilometerständen und Echtzeit-Währungsumrechnungen sind Kernelemente einiger Applikation, wogegen Sie andere Funktionen überhaupt nicht verwenden.

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