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Die nächste Stufe: Mehr als Buchhaltungssoftware

Obwohl einige der größten Buchhaltungssoftware Applikationen immer mehr eine Reihe von Add-Ons und Integrierungen befürworten, kommt der wahre Druck diese Lösungen zu berücksichtigen von Kunden und Angestellten. Die Anfrage kommt vor allem von der Bring your own Device (BYOD) Generation, also denen die ihre eigenen Smartphones und Tablets zum Büro bringen.

Diese Nutzer sind Erstanwender die die neuen Apps und SaaS-Lösungen ergreifen und die das Finanzwesen und die Buchhaltung nach vorne bewegen. Sie entscheiden was sie benötigen um Ihre Unternehmen effizient weiter zu betreiben, und als Finanzexperten lautet die Verpflichtung dem Strom mitzuhalten.

In ähnlicher Weise hat sich der moderne Arbeitsplatz für Viele in der Dienstleistungsbrache in den letzten Jahren transformiert. Arbeitswerkzeuge bestehen heutzutage ausschließlich aus Laptop, Smartphone und Internet / Wi-FiVerbindung. Sogar unsere Computer haben sich verändert. Wo man früher einmal Applikationen von der Festplatte aus zugreifte, werden heute die meisten über dem Browser geöffnet. Wo unsere Desktops früher einmal ein Meer aus Symbolen und Ordnerverknüpfungen waren, wird jetzt ein sauberer Desktop von ein paar wohlbekannten Logos dominiert, z.B. Skype, Firefox, Spotify und Dropbox.

Die BYOD Generation wird nicht durch eine schmale Altersdemographie wie zum Beispiel den ‚Millenials’ definiert, sondern durchdringt eher die komplette Arbeitskraft. Kurzgesagt sind es Ihr Kunde, Ihr Angestellter und Ihr Interessent.

Ebenso haben sich die Grenzen, was es die Charakterisierung von Software angeht, begonnen aufzulösen. Einige Applikation durchdringen unsere persönlichen sowie unsere geschäftlichen Leben. Für die meisten sind die Tage wo die IT-Abteilung Hardware- und Softwarekonfigurationen diktierte vorbei. Neue Lösungen werden immer mehr durch Empfehlungen entdeckt anstatt durch professionelle Serviceberater wie es früher einmal der Fall war. Natürlich werden die, die in mehr regulierten Industrien arbeiten, noch immer einigen Begrenzungen unterliegen.

Das Auftreten einer Riesenmenge an Softwareapplikationen die die Leben von Menschen vereinfachen ist hier das wichtigste. Der Boom der Apps für Smartphones in den letzten Jahren hat die Perspektiven der Menschen verändert. Apps downloaden, und ‚Software’-Dienste zu abonnieren auf die man über dem Browser zugreift sind jetzt die Norm, ob man von einem Netflix-Abonnement, Spotify oder Uber spricht.

Daher ist es so wesentlich für Finanzexperten diese neuen Lösungen zu ergreifen, und zwar mehr als nur Buchhaltungssoftware-Applikationen. Ein Bewusstsein über die Vorteile die man durch andere Produktivitätsapplikationen erhält wird immer wichtiger, wenn die Rolle der Finanzen immer strategischer wird.

„Cloud-basierte Applikationen in Ihren momentanen Mix miteinzubeziehen stellt sich als die effektivste Weise heraus um dem Unternehmen sowie den Kunden Vorteile zu verschaffen. Buchhaltungsfirmen die die nächste Generation von Software im Überblick haben sollten dies tun indem sie darauf achten was am besten für Ihre Kunden ist, und was ihre momentane Dienst-Expertise ergänzt.” Richard Sergeant, Verwaltungsdirektor, Principle Point

Über EBITDA hinaus

In ähnlicher Weise, in einer Welt die immer mehr von Daten vorangetrieben wird, wollen Unternehmen und Manager verfolgbare Erkenntnisse die über die traditionellen Verlaufberichte aus harten Zahlen von Buchhaltern hinausgehen.

Obwohl verschiedene einzelzweck Applikationen verschiedene Datensätze generieren, können sie zusammengesehen tatsächlich Geschäftsentscheidungen unterstützen, und dies ist einer der Hauptgründe für die Veränderungen die wir sehen. Die Berichterstattung als Teil der Verpflichtungen wird bald nicht mehr notwendig sein, da sich Manager auf Echtzeit-Daten und Key Performance Indicators (KPIs) beziehen werden die ihnen helfen bessere Entscheidungen zu treffen. Finanzexperten die bessere Erkenntnisse verschaffen, sowie die Lösungen optimieren können die die Kunden benutzen, werden bald sehr gefragt sein. Mit der Explosion an Daten die dann generiert werden, enden die Tage in denen sich diese Daten in Silos aufhielten. Diese Daten zu organisieren und die Daten des größeren Ecosystems zum Vorteil zu nutzen wird unglaublich wichtig werden. Wandel steht vor der Tür. It’s life Jim, but not as we know it.

Was sind also ein paar der Applikationen über die Sie bescheid wissen müssen?

Ergänzende Lösungen

Die erste Frage die einem vielleicht allerdings einfällt, ist ob ein einziger Provider alles zur Verfügung stellen kann? Traditionell haben Provider immer versucht sich vertikal zu integrieren und weitere Module anzubieten um mehr Gewinn durch bestehende Kunden zu machen. Dies hat natürlich den Nutzern gefallen, da dies normalerweise bedeutete, dass sie nur mit einer bekannten Benutzeroberfläche arbeiten mussten, ohne Rücksicht auf die Kosten.

Mit SaaS oder cloud-basierter Software sieht die Landschaft ganz anders aus. Spezialisierung ist die Norm, und das Umfeld wird durch Firmen charakterisiert die sich auf enge Sektoren konzentrieren. Obwohl einige Provider ihre eigenen Lösungen für verschiedene Kategorien anbieten, werden diese normalerweise schlechte Ersatze für Lösungen sein auf die sich andere komplett konzentrieren.

Stattdessen sehen wir die Entstehung eines Ecosystems basierend auf APIs. Beispiele davon sind:

• CRM z.B. Zoho
• Spesen z.B. Rydoo
• Zahlungsprozess z.B. Stripe
• Time-Tracking z.B. Toggl

Ein Beispiel: Das SpesenverwaltungsEcosystem

Nehmen Sie die Spesenverwaltung als Beispiel. Diese Kategorie wächst seit einigen Jahren immer mehr, teilweise durch die größere Leistung von Smartphones, die nun so weitverbreitet sind, und auch durch das wachsende Bewusstsein darüber wie zeitaufwändig die Spesenverwaltung ist.

Die alten, manuellen (oder sogar Excel) helfen einfach nicht mehr weiter. Für diejenigen die die versteckten Kosten hinter der Spesenverwaltung analysieren wollen, ist die Verfolgung des Prozesses von Quittung bis Kompensierung eine schmerzhafte Angelegenheit. Viel muss getan werden, Fehler können passieren, und es ist einfach ineffizient, wenn man diese Methode mit modernen, digitalen Lösungen vergleicht.

Die Lösung ist das Machen von Bildern der Quittungen, welche dann automatisch gelesen werden, was den Spesenverwaltungsprozess, wie wir ihn bis jetzt kannten, transformiert. Wenn man dann noch den Nutzen des größeren Ecosystems, welches obig beschrieben wurde, in Betracht zieht, werden die Vorteile noch attraktiver.

SpesenverwaltungsIntegrierungen

Die folgenden sind eine Kostprobe von einigen der Integrierungen die das wachsende Ecosystem unterstützten das sich um Geschäftsproduktivität und Finanzwesen entwickelt.

• Finanzinstitutionen

Integrierungen mit Bankkonten versichern, dass das Drucken von Kontoauszügen 1 Monat nach der Ausgabe, und das manuelle Begleichen der Quittung, Geschichte sind.

• Lohnabrechnung

Integrierungen mit der Lohnabrechnung versichert, dass die Kompensierung glatt abläuft und das Angestellte nicht mehr Buchhaltern hinterherrennen müssen um rauszufinden wann sie ihr Geld erhalten.

• Mehrwertsteuererstattung

Integrierungen mit Mehrwertsteuererstattungsfirmen ermöglichen es Unternehmen Mehrwertsteuererstattungen anzufordern, wozu vorher vielleicht der Anreiz fehlte. • Cloud-basierte Dokumentenaufbewahrung Integrierungen mit DokumentenaufbewahrungsLösungen wie Dropbox versichern Ihnen, dass Sie Quittungen sicher in der Cloud aufbewahren und direkt in Ihre Spesenverwaltung uploaden können.

• Cloud-basierte Buchhaltungssoftware

Allerdings sind es die BuchhaltungssoftwarenIntegrierungen die am meisten Wert bieten. Ausgaben aufnehmen und die direkte Übergabe der Daten in die Buchhaltungssoftware-Applikationen löst das Problem der manuellen Eingabe.

Neben den oben genannten Integrierungen gibt es die E-Belege, die davor stehen in den nächsten Jahren sehr weitverbreitet zu werden. Und während das Volumen an Transaktionen zunimmt, können die Gewinne durch diese Integrierungen deutlich zunehmen, da die Duplizierung von Maßnahmen entfernt wird und Zeit, die vorher an langweilige Dateneinträge verschwendet wurde, nun frei ist.

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