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Interview mit Bjorn Poelman: Wie Deloitte uns bei der Optimierung unseres Tagegeld-Moduls half

Warum ist die Verwendung von Tagegeld für Ihr Unternehmen ein Gewinn? Wie kann die Plattform von Rydoo bei der Tagegeld-Verwaltung helfen?

In diesem zweitemTagegelder-Blogbeitrag, spricht Bjorn Poelman, der Senior Manager, der für Rewards & Benefits, Steuern und die Personaldienste bei Deloitte Belgien verantwortlich ist, mit uns über die Strukturen und Richtlinien der Tagegelder in verschiedenen Ländern und über die Vorteile für Ihr Unternehmen. 

Bjorn hat dazu beigetragen, Rydoo Tagegelder-Modul zu optimieren und sorgt dafür, dass die Berechnungen genau sind und die unterschiedlichen Sätze laufend aktualisiert werden.

Bjorn, Sie haben den Prozess von Deloitte geleitet und steuerrechtliche Expertenratschläge im Hinblick auf das Tagegeld-Modul von Rydoo gegeben. Was ist die größte Herausforderung, der Sie gegenüberstanden?

Ich glaube, dass der herausforderndste Teil der Überprüfung aller Tagegelder für alle Länder darin besteht, dass in jedem Land eine andere Regelung gilt. Jedes Land hat seine eigenen lokalen Gesetze zur Behandlung von Steuer- und Sozialversicherungsleistungen bei Tagegeld. In manchen Ländern müssen sich Unternehmen an strikte rechtliche Leitlinien halten. In anderen Ländern können Unternehmen hiervon abweichen, was mögliche steuer- und sozialversicherungsrechtliche Folgen hat. Für das Projekt stimmte Deloitte Belgium die Beratung mit allen lokalen Deloitte-Spezialisten ab, um die verschiedenen Vorschriften zu prüfen. Die Erfassung der verschiedenen Regelungen und Ausnahmen war vermutlich die größte Herausforderung, wenn man bedenkt, dass diese in einen Rahmen eingebunden werden mussten, der bereit für die Implementierung durch das Entwicklungsteam von Rydoo ist. Jetzt sind sie jedoch in einer einzigen Software abrufbar, was ziemlich praktisch ist.

Wir haben an dem Tagegeld für Norwegen, Dänemark, Schweden, Finnland, Großbritannien und Deutschland zusammen gearbeitet, das diese Woche eingeführt wird. Welche Länder folgen als Nächstes?

Die Länder, die als Nächstes anstehen, sind die Tschechische Republik, Polen, Australien und Russland. Andere Länder folgen im weiteren Verlauf des Jahres.

Beim Tagegeld geht es vor allem um Tagessätze und diese werden jedes Jahr aktualisiert. Wir können wir sichergehen, dass die Sätze kontinuierlich aktualisiert werden?

Verschiedene Länder haben verschiedene Aktualisierungsfristen für das Tagegeld. Gemeinsam mit Rydoo erstellen wir einen Zeitrahmen, damit wir in den verschiedenen Ländern aktuell bleiben können, jetzt und in Zukunft. Wir arbeiten mit lokalen Deloitte-Spezialisten in den anderen Ländern zusammen, um sicherzustellen, dass die Tagessätze regelmäßig aktualisiert werden.

Warum ist die Verwendung von Tagegeld für Unternehmen ein Gewinn? Und speziell im Hinblick auf Deloitte?

Das Tagegeld soll die zusätzlichen Kosten beinhalten, die entstehen, wenn man im Rahmen fortlaufender geschäftlicher Verpflichtungen nicht zu Hause lebt. Das Tagegeld ist eine pauschale Zahlung, die (je nach Auftragsart) in manchen Ländern, in denen die Regierung (z. B. Belgien und die USA)Tagessätze für Städte/Länder veröffentlicht, steuerfrei erfolgen kann. In der Praxis halten sich die belgischen und US-amerikanischen Organisationen an Grenzwerte und die Tagegeld-Richtlinie wird an diesen Sätzen ausgerichtet. Wir stellen auch fest, dass Unternehmen eigene Grenzwerte für Tagegeld in ihrer globalen Reiserichtlinie festlegen, die auf gängiger Praxis basieren, falls in einer bestimmten Region besonders viele Geschäftsreisen erfolgen.

Unternehmen arbeiten somit aus verschiedenen Gründen mit Tagegeld. Die Verwendung von Tagegeld bedeutet zum einen weniger Bürokratie- und Verarbeitungsaufwand, man muss die verschiedenen Kosten nicht alle getrennt voneinander erstatten. Zum anderen sind Tagegelder standardisierte Kosten, die dem Unternehmen und Mitarbeiter klar ersichtlich machen, was ein normaler täglicher Kostensatz ist. Es gibt von keiner Seite aus irgendeine Konfusion in Bezug darauf, was der Mitarbeiter ausgeben kann.

Warum ist das Tagegeld-Modul von Rydoo etztlich für Sie persönlich ein Gewinn?

Mir gefällt, dass es die Plattform dem Nutzer wirklich einfach macht, zu erkennen, auf welches Tagegeld ein Anspruch besteht. In manchen Ländern finden zum Beispiel anteilsmäßige Beträge Anwendung, falls das Unternehmen direkt für bestimmte Kosten aufkommt. Für einen Mitarbeiter, der diese Regelungen selbst überprüfen muss, wenn er durch Kostenbelege eine Erstattung erbittet, gestaltet sich dies eher komplex. Wenn man angeben kann, wo man gewesen ist, und ob man zu Mittag gegessen/gefrühstückt usw. hat, und das System den entsprechenden Betrag automatisch berechnen lassen kann, ist das für den Endnutzer weitaus einfacher. Vor allem für mobile Menschen ist es wirklich praktisch, dass die Plattform auf ihrem Mobiltelefon verwendet werden kann und der Tagegeldsatz in regelmäßigen Abständen aktualisiert wird. 

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