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Schicken Sie Ausgabenbetrug in die Wüste

Wir alle wissen, dass die Abrechnung von Ausgaben eine zeitaufwendige Aufgabe ist: Papierbelege müssen Ausgabenberichten zugeordnet werden, Ausgaben müssen mit Kreditkartenabrechnungen verglichen werden, die Ausgabenberichte der Angestellten müssen genehmigt werden, etc.

Wir wissen auch, dass Zeit Geld ist. Aber es gibt einen weiteren Kostenfaktor im Management von AusgabenAusgabenbetrug.

Ohne die richtigen Kontrollmechanismen ist jedes Unternehmen potentiell anfällig für Spesenbetrug durch Angestellte. Es wird immer Angestellte geben, die nicht widerstehen können, die Unternehmenskarte zum eigenen Vorteil zu benutzen.

Sie wären überrascht darüber, wenn Sie wüssten, wie kreativ Angestellte sind, wenn es darum geht, die unternehmenseigenen Kontrollmechanismen für Ausgaben zu umgehen.

Es gibt Fälle, in denen Angestellte mehr Artikel kaufen, als sie wirklich brauchen und die zusätzlichen Artikel online verkaufen. Es gibt auch Angestellte, die Ausgaben einreichen, die am Wochenende gemacht wurden.

Eine weitverbreitete Entschuldigung, die Angestellte verwenden, ist “Ich habe den Beleg verloren”, in der Hoffnung, dass der Arbeitnehmer ihnen im Zweifel glaubt.

Neue Technologien, die zur Vereinfachung der Ausgabenabrechnung geschaffen wurden, können Ihnen helfen, den Ausgabenbetrug zu bekämpfen.

Ausgabenbetrug reduzieren und vorbeugen

Normalerweise geht man nicht manuell durch jede Angestelltenausgabe und die oben beschriebenen Situationen werden schwer aufzudecken sein, aber mit der richtigen Lösung für das Management von Ausgaben können Sie Spesenbetrug reduzieren und sogar vorbeugen und das auf mehreren Ebenen im Prozess.

Wenn Sie eine Lösung für die Ausgabenverwaltung wählen, gibt es einige Funktionen, die Sie beachten sollten – Funktionen, die Ihnen bei der Reduzierung von Ausgabenbetrug helfen werden.

Auslesen von Daten

Der Zyklus der Ausgabenabrechnung startet immer mit dem Umsatz/Kauf. Das können etwa Büromaterialien, ein Geschäftsessen oder ein Zugticket sein. Mit jedem Umsatz sollte ein Beleg vorliegen und der Angestellte ist verantwortlich dafür, die Ausgabe zusammen mit dem Beleg einzureichen.

Versichern Sie sich, dass Ihre gewählte Lösung eine App anbietet, mit der die Daten des Belegs erfasst werden können. So kann ein Angestellter nicht eine 1 zu einer 7 oder eine 3 zu einer 8 ändern. Andere Vorteile der Digitalisierung von Belegen und dem Auslesen von Daten sind, dass keine Belege mehr verloren gehen und keine manuelle Eingabe mehr notwendig ist.

Keine Entschuldigungen mehr für Angestellte, die Ihre Belege “verloren” haben.

Doppelte Ausgaben identifizieren

Als Arbeitgeber denken Sie vielleicht, dass digitalisierte Belege Betrug einfacher machen, weil der gleiche Beleg von mehreren Angestellten hinzugefügt werden kann. Da aber alle Belege digitalisiert und alle Daten ausgelesen werden, können doppelte Belege sofort durch den Rechnungssteller, das Datum und den Betrag auf dem Beleg identifiziert werden.

Regeln und Benachrichtigungen

Eine weitere Funktion, die bei der Reduzierung von Spesenbetrug hilft, ist die Nutzung von Regeln und Benachrichtigungen.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat mehrere Abteilungen: Marketing, Vertrieb, Kundensupport, etc. Personen im Vertrieb werden wahrscheinlich mehr Ausgaben machen als Personen, die im Kundensupport arbeiten.

In diesem Fall können Sie eine Regel für eine Abteilung oder sogar für einen einzelnen User einrichten. Personen im Marketing und Kundensupport können etwa keine Ausgaben, die am Wochenende gemacht wurden, einreichen.

Oder Vertriebsmitarbeiter können Ausgaben für Essen mit Kunden einreichen aber dürfen einen bestimmten Betrag nicht überschreiten.

Wollen Sie die Kontrolle über Ausgaben behalten?

Rydoo ist ein Anbieter von Tools für das Management und die Abrechnung von Ausgaben. Rydoo hilft Unternehmen jeder Größe, einen kompletten Überblick über die Ausgaben des Unternehmens zu erhalten.

Rydoo hilft Ihrem Unternehmen bei jedem Schritt im Prozess des Ausgabenmanagements, vom Beleg bis zu Systemen für die Buchhaltung und/oder ERP.

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