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Über die Macht der neuen Welle an Spesenverwaltungs-Lösungen Ihre Bilanz zu verwandeln

Die Spesenverwaltungsindustrie ist noch relativ jung. Allerdings steht ihr ein wesentlicher Wachstum bevor, denn immer mehr Firmen befreien sich von Legacy-System und anderen überholten Methoden zur Verwaltung der Spesen.

Für die meisten ist Spesenverwaltung eine schmerzvolle Angelegenheit, mit anderen Firmenpflichten wie der jährlichen Steuererklärung zu vergleichen. Was allerdings weniger bekannt ist, sind die versteckten Kosten die mit den alten Spesenverwaltungsprozessen verbunden sind. Diese sind wesentlich. Wenn sich die Anzahl der Angestellten erhöht, vergrößern sich auch die Kosten was es die Einreichung, Bearbeitung und Abrechnung von Spesen angeht. Wenn man dann noch die Kosten berücksichtigt, die mit Fehlern und anderen manuelle Elementen in dem Prozess verbunden sind, ist es kein Wunder, dass dieser Sektor so reif für Innovation ist.

Eine neue Welle von Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen, wie die von Rydoo angeboten werden, haben das Potential die Spesenverwaltung von Firmen zu transformieren. Die Digitalisierungen von Quittungen ist nur der Anfang. Die Leistung, die dadurch entriegelt wird, ist der Schlüssel.

Für Leute im Finanzwesen verschafft der Echtzeit-Zugriff auf Spesendaten eine viel bessere Übersicht über die Finanzen der Firma im Vergleich zu „Old-School“ Prozessen bei denen Spesen einmal pro Quartal in einem Riesenstapel bearbeitet wurden.

Zusammengefasste Daten zu bearbeiten hilft auch damit sich ein viel besseres Bild über die Ausgabenprofile von Angestellten auf dem Firmenlevel zu machen.

Es gibt keinen Zweifel was es die Leistung von den führenden Spesenverwaltungs-Lösungen und ihrer Fähigkeit zeitaufwändige, manuelle Prozesse zu eliminieren angeht. Aber wo fängt die Innovation direkt an, und wie wird Sie ihnen helfen Ihre Bilanz zu verbessern?

Die Zukunft

Die Argumente für moderne SaaS SpesenverwaltungsLösungen sind stark. Das Sparen von Zeit in allen Phasen des Prozesses allein ist ein wichtiger Faktor für alle unter Druck stehenden Manager. Die verbesserte Übersicht, und die reibungslose Integrierung mit Applikationen von Drittanbietern bedeutet weitere Vorteile.

Allerdings sind es die genauen Arten und Weisen, wie diese Lösungen das Potential haben fundamentale Veränderungen im Handeln von Angestellten durchzuführen, die die größten Gelegenheiten für Firmen darstellen Gewinne zu erzielen und um Ihre Bilanz zu verbessern. Was sind also einige diese Veränderungen?

1. Reibungsloses Handeln

Die meisten Angestellten handeln rational was es die Verwaltung Ihrer Spesen angeht. Sie überlassen es der letzten Minute; ob es zum Ende des Monats, oder zum Ende des Jahresquartals ist. Deswegen ist der Druck auf dem Finanzteam hoch, aber dennoch oft von genau den Angestellten, denen sie dienen, versteckt. So muss das aber nicht sein.

Applikationen wie Rydoo sind einfach zu bedienen, und entfernen das Horden von Spesen, welche stattdessen in Echtzeit bearbeitet werden. Der Prozess eine Spesenabrechnung einzureichen ist einfach und dauert nur ein paar Sekunden (man macht einfach ein Foto von der Quittung mit der App), also verschwindet der Hauptanreiz die Abrechnungen anzusammeln. Die Tage wo zum Ende des Monats gehetzt wurde, werden nun endlich Geschichte sein.

Müssen Sie alte Gewohnheiten loswerden?

Warum belohnen Sie nicht diejenigen die Spesen in Echtzeit einreichen? Führen Sie doch ein wettbewerbliches Element ein, und eine konkrete Belohnung sollte den gewünschten Effekt haben. Für die meisten sind die mit einer Applikation zum verarbeiten von Spesen verbundenen Kosten allerdings Grund genug um die Art und Weise wie Angestellte Spesen abrechnen für immer zu verändern.

2. Schaffen Sie Anreize für positives Handeln

Die meisten Spesenrechtlinien setzen bestimmten Ausgabenkategorien ein Limit, z.B. Hotelaufenthalte werden mit €200 pro Nacht begrenzt. Viele würden hier logisch handeln und in einem schönen Hotel so nah an der Preisgrenze wie möglich bleiben.

Was wäre, wenn man damit anfangen würde diejenigen zu belohnen die die größte Lücke zwischen der Grenze und ihren tatsächlichen Ausgaben haben? Vielleicht könnten sie mit Freunden bleiben und €100 für ein schönes Abendessen spendieren und der Firma daraufhin €100 sparen. Angestellte für positives Handeln zu belohnen stellt die Spesenverwaltungsdynamik völlig auf den Kopf.

Dies sind die Verhaltensweisen die mit Anreizen verändert werden können, wenn man Zugriff auf Berichte und Daten über eine Spesenverwaltungs-Oberfläche hat.

3. Verschaffen Sie sich größere Sichtbarkeit über Ausgaben

Für die meisten Finanzdirektoren lässt die Zeit die mit Spesen verbracht wird wenig Zeit für irgendetwas anderes. Allerdings bieten SaaS Spesenverwaltungs-Lösungen eine Reihe an Berichterstattungsfunktionen welche Echtzeit-Updates über firmenweite Ausgaben zur Verfügung stellen.

Da weniger Zeit mit Administration verbracht wird (oder damit die die sich mit der Administration beschäftigen zu übersehen) ist es nun möglich echtzeitliche Daten zu nutzen um mit CashPlanung zu helfen, oder um wichtige Ausgabenkategorien einzuschätzen um die Ausgabenmenge zu reduzieren. Sogar auf dem individuellen Level wird es möglich sein zu verstehen, was für einen Ausgabendurchschnitt eine bestimmte Kategorie haben sollte, und sich auf dann auf jegliche Sonderfälle zu konzentrieren.

4. Software als FullService

Da die Quittung nun digitalisiert ist, öffnen sich neue Möglichkeiten. Vielleicht könnte man Outsourcing für den kompletten Prozess in Betracht nehmen, es ist ja schließlich kein Kerngeschäft und kann von einem zugeordneten Provider auf eine effizientere Weise verwaltet werden.

Die neuesten Fortschritte in der Entwicklung von APIs bedeuten, dass die meisten führenden SpesenverwaltungsProvider sich mit Buchhaltungssoftware-Providern, sowie Banken, zusammentun. Der Nettoeffekt dieses entstehenden Ecosystems ist, dass die Kosten des Outsourcings sich verringern (besonders in Rücksicht darauf, dass die manuellen Prozesse zum größten Teil entfernt werden).

Bald wird die Zeit kommen wo eine dritte Partei den gesamten Prozess übernehmen wird (während Sie volle Übersicht über eine Benutzeroberfläche behalten). Und die Möglichkeit dieser Provider Ihre Angestellten direkt zu kompensieren führt dazu, dass Ihre Spesenverwaltung auf eine einzige monatliche Rechnung reduziert werden kann.

5. Die Leistung der E-Quittungen nutzen

Wir bewegen uns immer weiter in Richtung papierlose Gesellschaft, und die Auswirkung davon auf den Spesenverwaltungsprozess wird riesig sein. Die die weiterhin mit Papier arbeiten wollen, werden Schwierigkeiten damit haben Schritt zu halten. Die Welt in der Hipster für ihren Kaffee mit ihrer Apple Watch bezahlen bevor sie in ein Uber springen der sie direkt berechnet ist weit von der Welt der papier-basierten Quittungen entfernt.

Die umfassendere Integrierung zwischen verschiedenen Applikationen bedeutet, dass E-Quittungen die an ein E-MailKonto gesendet werden automatisch zu SpesenverwaltungsLösungen gepusht werden können, was dem Nutzer wieder Zeit spart.

Das schöne an modernen SaaS SpesenverwaltungsLösungen ist, dass sie für diese neue Welt kreiert wurden, und die Teams, die diese Plattformen zusammenstellen, oft Erstanwender sind die dem Rest der Industrie einige Schritte voraus sind.

Just Rydoo it!

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