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Verpflegungsmehraufwand für Dummies: Deutschland

Eines, dass wir seit dem Launch von Rydoo zweifelsohne gelernt haben, ist, dass es viele Methoden gibt, um Unternehmensausgaben zu handhaben.

In den meisten Ländern können die Unternehmen ihre eigenen Richtlinien hierfür verwenden. Manche Arbeitgeber übernehmen alle Kosten Ihrer Mitarbeiter, während andere Arbeitgeber eine anteilige Beteiligung verlangen — diese Flexibilität macht die Abstimmung eines Plans, der zu dem Unternehmen passt, einfach.

In manchen Ländern legt der Staat allerdings strenge Regelungen für das Ausgabenmanagement fest. Diese Systeme basieren oftmals auf Pauschalen, festen Geldbeträgen, die während eines Tages im Ausland ausgegeben werden dürfen. Diese Systeme können sehr kompliziert sein und wenn Sie noch nichts davon gehört haben, dann wird es Zeit, dass wir Ihnen diese vorstellen.

Aus diesem Grund haben wir eine neue Serie mit dem Titel Verpflegungsmehraufwand für Dummies gestartet, in der wir Sie über die Situation in verschiedenen Ländern informieren, in denen das System angewandt wird. Dieses Mal werfen wir einen Blick auf das Land, in dem das beste Bier und die besten Würste beheimatet sind — Deutschland.

Verpflegungsmehraufwand

Die deutsche Sprache beinhaltet einige schrecklich lange Wörter und dieses hier ist ein Paradebeispiel dafür. Der Begriff Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf ein von der Regierung eingeführtes System in Bezug auf Pauschalbeträge für Geschäftsreisende.

Je nach Dauer und Ort der Geschäftsreise haben deutsche Arbeitnehmer täglich Anspruch auf einen bestimmten Geldbetrag — den Verpflegungsmehraufwand. Diese Beträge sind im deutschen Einkommensteuergesetz festgelegt. Für verschiedene Inlandsreisen und internationale Reisen gelten verschiedene Regelungen.

Reisen innerhalb Deutschlands

Bei geschäftlichen Inlandsreisen steht Arbeitnehmern der folgende Verpflegungsmehraufwand zu: Mehrtägige Reisen:

• 24 € für jeden Tag, an dem sich die Arbeitnehmer nicht in Ihrer Wohnung und an ihrem Arbeitsstätte aufhalten.

• 12 € für den Tag der Abreise und Ankunft, falls die Arbeitnehmer nicht die Nacht in Ihrer eigenen Wohnung verbringen.

Eintägige Reisen:

• 12 € pro Kalendertag, falls sich Arbeitnehmer mindestens 8 Stunden lang nicht in Ihrer Wohnung und an ihrer Arbeitsstätte aufhalten.

Reisen außerhalb Deutschlands

Wenn sich Arbeitnehmer auf internationale Reisen begeben, gelten anderen Regelungen — und an dieser Stelle wird es kompliziert. Der deutsche Staat legt die Verpflegungsmehraufwandspauschalen für jedes Land entsprechend der dortigen Lebenskosten fest. Jedes Jahr wird ein neues Dokument veröffentlicht, in dem alle Beträge aufgelistet sind, die an die neue Situation in den verschiedenen Ländern angepasst sind.

Pro Land gibt es drei Sätze:

• Satz für eine 24-stündige Abwesenheit von der eigenen Wohnung und der Arbeitsstätte

• Satz für den Tag der Ankunft und Abreise

• Satz für Übernachtungskosten

Alle Beträge werden für jedes Land aufgelistet, für besonders teure Städte gelten allerdings eigene Anpassungssätze — das Leben in einer Hauptstadt oder Großstadt kann erheblich teurer sein, als das Leben auf dem Land. Laut dem Dokument von 2017 bspw. hat ein deutscher Arbeitnehmer, der nach London reist, folgenden Erstattungsanspruch:

• 62 € pro voller 24 Stunden

• 41 € für den Tag der Ankunft und Abreise

• 224 € pro Übernachtung

Sonderregelungen

Obwohl dieses Grundregeln des Verpflegungsmehraufwands bereits recht kompliziert sind, decken diese nicht alle Fälle ab. Bei Ausgaben für bestimmte Dinge gelten Sonderregelungen.

Verköstigung

Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen müssen genau auf Ihre Verpflegung achten. Wenn die Verköstigung kostenlos angeboten wird oder wenn die Verköstigung im Zuge erstattungsfähiger Reise-oder Beherbergungskosten angeboten wird, so muss ein prozentualer Anteil von dem Pauschalbetrag pro Kalendertag abgezogen werden.

Ein Beispiel hierfür ist ein kostenfreies Frühstück, das von dem Hotel angeboten wird, in dem sich ein Arbeitnehmer aufhält oder ein Festessen, das auf einer Konferenz gereicht wird. Für 2017 gilt folgender prozentualer Abzug:

• Frühstück: 20%

• Mittagessen: 40%

• Abendessen: 40%

Es gilt zu beachten, dass dies bedeutet, dass die Gesamterstattung pro Tag auf null reduziert wird, wenn alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) bereitgestellt werden.

Bewirtung

Diese Kategorie ist besonders kompliziert — damit ein Anspruch auf Bewirtungsaufwendungen entsteht, muss eine dritte Partei bewirtet werden. Es besteht kein Anspruch bei Arbeitnehmern, die für das gleiche Unternehmen arbeiten, es muss sich um eine dritte Partei handeln.

Rechnungen für Bewirtungsaufwendungen müssen außerdem bestimmten Qualitätsstandards entsprechen. Die folgenden Informationen müssen auf dem Dokument ersichtlich sein, wenn dieses erstattungsfähig sein soll:

• Name von Arbeitnehmer oder Arbeitnehmern

• Name der bewirteten Personen

• Der Anlass für die Bewirtung

• Ort, Datum und Unterschrift

Unterbringung

Falls sich ein Arbeitnehmer dazu entscheidet, bei einer befreundeten Person zu übernachten, anstatt in einem Hotel, kann eine Erstattung in Höhe von 20 € geltend gemacht werden.

Geschützte Betragsgrenzen

Falls Ihr Arbeitgeber aus irgendeinem Grund die vom deutschen Staat festgelegten Mindestpauschalbeträge nicht auszahlt, können Sie sich darauf verlassen, geschützt zu sein. Nicht ausbezahlte Geldbeträge können Sie in Ihrer jährlichen Steuererklärung bis zu den festgelegten Sätzen geltend machen.

Allgemeine Informationen

Es gibt einige weitere Dinge zu beachten.

• Wenn sich ein Arbeitnehmer an ein- und demselben Tag auf mehrere Tagesreisen begibt, lassen sich alle Stunden zusammenaddieren.

• Arbeitgeber können steuerfreie Rückerstattungen ausschließlich Arbeitnehmern anbieten, die drei Monate am Stück auf Geschäftsreise sind.

• Dieser Zeitraum kann nach einer Unterbrechung von vier Wochen wieder von vorne beginnen.

• Wenn eine Aktivität nach 16 Uhr beginnt und vor 8 Uhr am Folgetag endet, kann die Gesamtzeit als ein Kalendertag erfasst werden.

• Alle Rechnungen für Aufwendungen sind an die Adresse zu richten, bei der das Unternehmen seinen Geschäftssitz hat.

• Bei Beträgen von mehr als 150 € muss Name, Adresse und Umsatzsteuernummer des Arbeitgebers angegeben sein.

• Alle Originaldokumente über Aufwände wie Belege und Rechnungen müssen gemäß deutschem Gesetz physisch oder digital vorgelegt werden und sich innerhalb der EU befinden.

Warum die Arbeit mit Verpflegungsmehraufwänden furchtbar und wunderbar ist

Das ganze System ist also offensichtlich ziemlich kompliziert — es gilt auf so viele Dinge zu achten, dass es schwierig sein kann, den Überblick über alles zu behalten. Wenn man es mit hunderten Arbeitnehmern zu tun hat, die jedes Jahr in viele unterschiedliche Länder reisen, dann türmt sich da ein riesiger Berg an Verwaltungsaufgaben an.

Sobald Sie jedoch die zusätzliche Arbeitsbelastung im Griff haben, gibt es viele positive Dinge an dem System — sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.

Unternehmen brauchen kein eigenes Rückerstattungssystem entwickeln, da die Regelungen bereits vom Staat vorgegeben sind. Außerdem haben Arbeitnehmer die Sicherheit, dass ihre Reisekosten stets berücksichtigt werden — zumindest wenn sie sich an die festgelegten Pauschalen halten. Bei Auslandsreisen ist die Verpflegungsmehraufwandspauschale üblicherweise recht hoch.

Infolgedessen haben Arbeitnehmer im Allgemeinen mehr als genug Taschengeld für ihren Aufenthalt, sodass Überschüsse für Unterhaltungs- oder Freizeitaktivitäten ausgegeben werden können — ein schöner Vorteil. Alles in allem gilt es eine Menge Dinge zu beachten. Aber wir können helfen.

Rydoo Expense App

Rydoo — der Retter in der Not

Die Verwendung einer fortschrittlichen Ausgabenmanagement-Plattform macht die Eingabe von Ausgaben für Arbeitnehmer nicht nur einfacher, sie kann Administrationsteams auch eine Menge Zeit sparen. Rydoo ist ideal ausgestattet, um mit der komplizierten Realität des Verpflegungsmehraufwandsystems fertig zu werden.

Gemeinsam mit unserem Partner Deloitte haben wir hart an der Integration von Features für unsere deutschen Kunden gearbeitet, damit gewährleistet ist, dass wir ein Erlebnis anbieten können, das ideal auf lokale Anforderungen zugeschnitten ist.

Jeder Verpflegungsmehraufwand wird automatisch hochgeladen und von einem zuständigen Team verwaltet — Arbeitnehmer brauchen lediglich über Ihr Smartphone die Details Ihrer Reise in die Rydoo-App eingeben und alles wird automatisch auf Grundlage der vom Unternehmen festgelegten Regelungen berechnet. Reisende können jeden fälligen Verpflegungsmehraufwand in einem Schritt zu Bewilligung einreichen.

Wir tragen auch Sorge dafür, dass dies alles exakt nach deutschem Recht geschieht. Wenn bspw. eine Mahlzeit am selben Tag wie ein Verpflegungsmehraufwand eingegeben wird, schicken wir an User und Controller eine Warnmeldung. Auf diese Weise werden alle Ausgabeninformationen richtig genehmigt, ohne dass Raum für einen Missbrauch des Systems bleibt.

All das steht zusätzlich zu unseren regulären Diensten zur Verfügung, die ein Echtzeit-Ausgabenmanagement für das gesamte Unternehmen einschließen. Arbeitnehmer, die unterwegs sind, können ihre Belege einfach über die App hochladen, während Manager diese ebenso schnell bewilligen oder ablehnen können.

Wie Sie sehen, hat das deutsche System seine Vor- und Nachteile, aber eines ist sicher — Rydoo sorgt für ein weitaus einfacheres Ausgabenmanagement.

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