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Wenn sich „Convivialité“ mit Digitalisierung und Benutzerfreundlichkeit reimt

In einem Unternehmen wie Pernod Ricard gehören das Knüpfen von Kontakten und Vertriebsaktivitäten zum Alltag. Für manche Arbeitnehmer entstehen jeden Tag Ausgaben und in die manuelle Ausgabenverwaltung können sich viele Unsauberkeiten einschleichen.

Herausforderung

Romain Benoist, CFO von Pernod Ricard Western Europe, hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Probleme im Zusammenhang mit der Ausgabenverwaltung zu lösen, da er keine globale Echtzeit-Übersicht über die Ausgaben seiner Arbeitnehmer hatte und da er merkte, dass sich der Genehmigungsprozess sehr unstrukturiert gestaltete.

Er war dazu entschlossen, die Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens zurückzuerlangen und den Prozess für die Arbeitnehmer und Finance-Teams zu verschlanken, um den Zeitaufwand für die Ausgabenverwaltung zu senken und die Sichtbarkeit und Transparenz des Prozesses zu verbessern.

„Es war sehr zeitaufwendig und das Berichtswesen steckte voller Fehler. Die Möglichkeiten zur Überprüfung von Belegen waren eingeschränkt, sodass es schwer war, eine klare Ausgabenübersicht zu bekommen"

Aus finanzieller Perspektive bestand die zentrale Herausforderung in der Gewinnung aller Informationen zum richtigen Zeitpunkt, damit diese verarbeitet und Angestellten Kosten zeitnah erstattet werden könnten.

Es war eine Menge manuelle Arbeit involviert, da die Ausgaben in Papierform empfangen wurden und alle Eintragungen in das ERP-System – JD Edwards – von Hand erfolgten.

Die Angestellten wiederum waren auch nicht glücklich, da der manuelle Prozess zu einer Belastung wurde – man verwendete immer noch Büroklammern sowie Papier und Bleistift zum Einreichen von Ausgaben

Die Überprüfung unserer Kreditkartenausgaben gestaltete sich sehr schlecht und die Kontrollmöglichkeiten waren äußerst begrenzt.
Romain Benoist
CFO

Lösung

Romain betrachtete verschiedene Lösungen, um die Ausgabenverwaltung zu verschlanken. Er hatte zwei Prioritäten: Den Angestellten sollten eine mobile, benutzerfreundliche Plattform an die Hand gegeben werden und die Eintragungen von Hand durch die Finance-Teams sollten verringert werden.

„Wir haben uns selbst verschiedene Fragen gestellt: wie können wir eine EchtzeitAusgabenübersicht erhalten, wie können Doppeleintragungen minimiert werden, wie können wir unsere komplexen Prozesse verschlanken, insbesondere im Hinblick auf den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland…“

Das Tool einer neuen Generation

In den Worten von Romain suchte man nach dem „Tool einer neuen Generation“, ein Tool, das Pernod Ricard auch in Zukunft weiterhin nutzen kann und das nicht in wenigen Jahren veraltet. Wir wollten eine Cloud-basierte Lösung implementieren, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt.

Für Pernod Ricard war wichtig, dass das eingeführte Tool einfach und benutzerfreundlich wäre. Da die Benutzer ständig unterwegs sind, musste gewährleistet sein, dass minimale oder keine Schulungen erforderlich seien.

„Ich denke, das Tool ist sehr gut gemacht: sehr klar, sehr elegant, benutzerfreundlich und intuitiv.“

Der Echtzeit-Ansatz von Rydoo spielte für die Entscheidung eine große Rolle. Da Benutzer ihre Ausgaben überall verwalten können und sie die Möglichkeit haben, den Überblick über alle ihre Aktivitäten und Ausgaben zu behalten, konnte die Finanzabteilung mehr Erkenntnisse über und Einblick in die Ausgaben gewinnen sowie Kontenbewegungen antizipieren.

Das Konzept von Rydoo fand ich verlockend. Die Idee, dass Benutzer ihre Ausgaben in Echtzeit von überall aus verwalten, ist ein echter Vorteil. Menschen können ihre Ausgaben jetzt im Bus oder während des Wartens auf einen Kunden verwalten.

Minimierung von manueller Arbeit

Es versteht sich von selbst, dass eines der Hauptziele von Pernod Ricard darin bestand, die manuelle Arbeit beim Ausgabenprozess auf ein Minimum zu beschränken. Nicht nur für Angestellte, sondern auch für die Finanzabteilung.

Es war eine Grundvoraussetzung, dass sich das Tool problemlos in das bestehende ERP-System integrieren ließe, um Doppeleintragungen zu vermeiden. Die in Rydoo genehmigten Ausgaben sollten automatisch an JD Edwards gesandt werden.

„Die Integration gestaltete sich schnell, pragmatisch und einfach“ Für die Ausgebenden verringerte sich nicht bloß die täglich verwendete Papiermenge, die Ausgabenverwaltung wurde völlig revolutioniert. Alles erfolgt jetzt per Smartphone, indem man einfach ein Bild von den Belegen macht und die OCR (optische Zeichenerkennung) den Rest erledigen lässt.

„Die OCR war ein echter Wow-Effekt“

Problemlose Implementierung und zufriedene Arbeitnehme

Als das Team von Romain die Neuigkeit bekannt gab, dass eine neue Software zur Aktualisierung unseres Ausgabenprozesses implementiert werden würde, waren wir wirklich begeistert.

Um sicherzustellen, dass sich die Einführung problemlos gestaltete, wurden verschiedene kreative und innovative Schritte unternommen.

Den Anfang machte ein Teaser, um das Interesse der Leute zu wecken, es folgte der offizielle Launch und ein paar Wochen später wurden Erinnerungs-E-Mails an die Teams geschickt.

„Das allgemeine Feedback der Mitarbeiter war sehr positiv.“

Die Menschen begannen sehr schnell mit der Nutzung der Einrichtung und sie wurde sehr schnell zu einem Bestandteil ihres Alltagslebens. Laut Romain können Clevere, die alles in Echtzeit erledigen, unglaublich viel Zeit einsparen. „Man sollte die Auswirkungen auf die Menschen nicht unterschätzen, da 90% des Unternehmens hiervon betroffen sein werden“.

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