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Wie Software für Ausgabenmanagement die Produktivität steigert

Software für Ausgabenmanagement macht die Geschäftsausgaben Ihres Unternehmens sichtbar und liefert dem Finanzvorstand alle Informationen, die er braucht, um die Richtlinien für die Ausgaben Ihres Unternehmens zu verbessern.

Die Software ist nicht nur ein Tool, das hilfreiche Daten liefert, sondern hilft Menschen auch dabei, Zeit bei nicht wirklich produktiven Aufgaben zu sparen.

Für einen Angestellten ist die Berichterstattung über Ausgaben ein Heidenaufwand. Jeden Monat verliert ein Angestellter einige Stunden beim Abrechnen von Ausgaben und wenn nur ein einziger Fehler auf dem Bericht ist, muss er ihn noch einmal verfassen.

Der Genehmiger wartet zudem nicht gerne, bis die Angestellten ihre Abrechnung einreichen und prüft ungerne jede einzelne Ausgabe und jeden einzelnen Beleg. Eine beängstigende Aufgabe, wenn Sie mich fragen!

Die richtige Software für das Ausgabenmanagement zu benutzen kann jeder Person, die in den Prozess des Ausgabenmanagements eingebunden ist, vom Angestellten bis zum Finanzvorstand, helfen.

Einfacheres Abrechnen von Ausgaben für Angestellte

Der gesamte Prozess des Ausgabenmanagements beginnt dann, wenn ein Angestellter seine Ausgaben abrechnet.

Meistens rechnet der Angestellte Ausgaben ab, indem er eine Excel-Tabelle benutzt. Am Monatsende sucht er nach den Belegen und tippt diese ein. Aber von Zeit zu Zeit geht ein Beleg verloren oder ein Beleg ist nicht mehr lesbar.

Die Zeit, die ein Angestellter bei der Berichterstattung von Ausgaben braucht, ist nicht kostenlos! Er könnte die gleiche Zeit für produktive Aufgaben einsetzen.

Software für Ausgabenmanagement kann diesen Angestellten helfen, aber nur, wenn die Software ihren Bedürfnissen entspricht. Und ihre Bedürfnisse sind ziemlich einfach:

  • Keine Belege mehr verlieren
  • Zeit sparen
  • Ein einfacher Erstattungsprozess
  • Einblicke in die Ausgaben
  • Einfache Bedienung

Wenn die Software für Spesenmanagement die oben genannten Anforderungen erfüllt, wird es Ihnen einfacher fallen, Ihre Angestellten dazu zu bewegen, die Software tatsächlich zu benutzen.

Wir alle wissen, dass sie nicht immer bereit für Veränderungen sind, aber wenn Sie ihnen zeigen, dass es tatsächlich Zeit spart und ihr Leben einfacher macht, werden sie sich in Windeseile anpassen!

Rydoo für Angestellte:

Rydoo macht das Berichten von Ausgaben für Angestellte einfacher als je zuvor! Angestellte haben Zugang zu einer Mobile-App und einer Web-App, wo sie einfach ein Foto ihrer Belege hochladen können, sodass Rydoo die Daten ausliest.

Zusätzliche Infos können hinzugefügt werden: Projekt, Kategorie, Bezahlmethode...  Mit der Mobile-App können sie Belege hochladen, wann immer sie diese erhalten, womit wir ein bedeutendes Problem niedergerungen haben: keine verlorenen Belege mehr.

Mit der gleichen Mobile-App oder Web-App kann der Angestellte sofort eine Ausgabe zum Genehmiger senden. Jetzt muss er nicht mehr bis zum Monatsende warten, um zu erfahren, ob eine Ausgabe genehmigt wird oder nicht. Das nennen wir einen einfacheren Erstattungsprozess.

Wenn der Angestellte seinen Online-Account aufruft, erhält er einen Überblick über alle seine Ausgaben und kann einfach nach Ausgaben filtern, basierend auf Projekten, Kategorien, etc. Der Angestellte kann jederzeit Einblicke in seine Ausgaben erhalten.

Und ist die Benutzung einfach? Na klar! Wir haben Rydoo UI mit dem Fokus auf Unkompliziertheit geschaffen und Ihre Angestellten werden es lieben.

Einfachere Genehmigung von Ausgaben

Der nächste Schritt im Prozess der Ausgabenverwaltung ist die Genehmigung von Ausgaben. In vielen Unternehmen gibt es mehrere Genehmiger (je nach Niederlassung, Abteilung, ...), die für die Prüfung der Ausgaben der Angestellten zuständig sind.

Das bedeutet, dass Angestellte daran erinnert werden müssen, ihre Berichte rechtzeitig einzureichen. Und wenn die Berichte vorliegen, müssen die Genehmiger jede Ausgabe prüfen, sie mit dem Beleg abgleichen und kontrollieren, ob die Regeln des Finanzvorstand eingehalten wurden.

Ein Beispiel für eine Regel könnte sein, dass die Abteilung X keine Ausgabe einreichen darf, die am Wochenende gemacht wurde.

Wir haben bereits erkannt, wie Software für Ausgabenmanagement Angestellten helfen kann. Sie kann aber auch Genehmiger im Prozess des Ausgabenmanagements helfen:

  • Unprofessionelle Arbeitsweisen vermeiden (manuelles Prüfen von Ausgaben und Belegen)
  • Abrechnung von Angestelltenausgaben automatisieren
  • Genehmigungsprozess automatisieren
  • Spesenbetrug reduzieren
  • Zeit sparen

Anstatt Zeit bei der manuellen Prüfung von Ausgaben und Belegen zu verschwenden, sollte ein Vorgang zur Prüfung verfügbar sein, der Fehler und Spesenbetrug reduziert und wir sind uns sicher, dass eine Software für das Ausgabenmanagement dem Genehmiger hierbei helfen kann.

Rydoo für Genehmiger

Die Tage, an denen Sie Angestellte daran erinnern mussten, ihre Ausgaben einzureichen, sind gezählt! Angestellte senden Ihre Ausgaben zur Genehmigung wann immer sie eine Ausgabe einreichen.

Dadurch müssen Genehmiger nicht mehr bis zum Wochenende oder Monatsende warten, wo sie die komplette Masse erhalten. Da die Ausgaben bereits die Belege beinhalten ist es auch viel einfacher, zu kontrollieren.

Dank digitalisierter Belege, kann Rydoo prüfen, ob doppelte Eingaben gemacht wurden und versichert damit, dass eine Ausgabe nur einmal abgerechnet wird.

Sehen Sie? Rydoo beseitigt Ausgabenabrechnungen von Angestellten und automatisiert den Genehmigungsprozess. Ausgabenbetrug wird reduziert während die Genehmiger wertvolle Zeit sparen.

Einfachere Software für Ausgabenmanagement für Finanzvorstände

Wussten Sie, dass ein durchschnittliches Unternehmen 10% bis 20% seines jährlichen Gesamtbudgets für Spesen für Reisen und Unterhaltung ausgibt und 53% dieser Unternehmen immer noch manuelle Prozesse nutzen, um diese Spesen zu verwalten?

Wenn Sie die Stunden der Angestellten, Genehmiger und des Finanzvorstands zählen, sind 12% des Budgets nicht genug, um die Kosten der Ausgaben und des Ausgabenmanagements zu decken.

Ausgabenmanagement-Software wird nicht nur die Zeit der Angestellten, Genehmiger und des Finanzvorstands sparen, sondern mehr Einblicke in die Unternehmensausgaben liefern und Ihrem Team ein Werkzeug zur Verbesserung der Ausgabenrichtlinie geben. Dies wird in einem optimierten Prozess und in geringeren Geschäftsausgaben resultieren.

Für einen Finanzvorstand gibt es mehrere Probleme, welche von der Ausgabenmanagement-Software gelöst werden sollten. Zuallererst sollte sie für alle im Prozess involvierten Personen einfach zu benutzen sein. Die andere Anforderung ist, dass sie eine Verbindung zu Analytik und Integrationen haben sollte, um tatsächlich die Ausgaben des Unternehmens zu senken:

  • Verbesserung und Optimierung von Richtlinie und Prozess für Ausgaben (Regeln, Hierarchie)
  • Ausgaben senken
  • Integegration mit existierender Software
  • Einblicke und Analysen in Echtzeit
  • Mobilität
  • Auf Daten gestützte Entscheidungen

Sie werden erkennen, dass diese Anforderungen ganz anders sind als diejenigen vom Angestellen und Genehmiger.

Rydoo für Finanzvorstände

Da das Ausgabenmanagement mit den Ausgaben startet und mit Analyse, Berichterstattung und Buchhaltung endet, haben wir uns jeden einzelnen Schritt im Prozess der Verwaltung von Ausgaben genau angeschaut.

Wir haben festgestellt, dass es da draußen Lösungen gibt, die nicht wirklich das anbieten, was ein Unternehmen braucht und die einfach nur einen der Schritte im Prozess vereinfachen, während andere so umfangreich sind, dass sie nicht einfach zu benutzen sind.

Wir haben jeden Schritt für die verschiedenen User-Typen vereinfacht. Ein Angestellter muss die Möglichkeit haben, Ausgaben mit minimalem Eingabeaufwand einzureichen. Also haben wir eine Mobile-App geschaffen, die Daten ausliest und über welche der Angestellte die Ausgabe einreichen kann.

Für den Genehmiger haben wir ein Dashboard geschaffen, wo er sehen kann, welche Ausgaben eingereicht wurden und welche noch ausstehend sind. Ausgaben können einfach genehmigt werden, ohne auf das Monatsende warten zu müssen.

Um die Anforderungen des Finanzvorstands zu erfüllen, haben wir ein starkes System geschaffen, welches ihm die Möglichkeit eröffnet, die Ausgabenrichtlinie zu verbessern und zu straffen, was in einem datengesteuerten Ausgabenmanagement resultiert.

So funktioniert es:

Als Finanzvorstand können Sie loslegen, indem Sie die Software so konfigurieren, dass sie die Struktur Ihres Unternehmens widerspiegelt. Sie können Niederlassungen und Gruppen anlegen und jeden User zu diesen zuordnen. Wenn User angelegt werden, haben Sie die Möglichkeit, diesen eine bestimmte Rolle zuzuordnen.

Der Angestellte wird einen persönlichen Account haben, aber Sie können auch Genehmiger, Prüfer, Administrator und die CFO-Rolle vergeben. Jede dieser Rollen hat eine eigene Funktionalität.

Sobald die Unternehmensstruktur eingerichtet ist, können Sie die Ausgabenkategorien und Projekte hinzufügen und sich versichern, dass diese ausgefüllt werden müssen, wenn eine Ausgabe eingereicht wird. Diese zusätzlichen Daten werden dem Finanzvorstand einen besseren Überblick über die gemachten Ausgaben liefern und ihm ermöglichen, umfangreiche Berichte zu erstellen.

Um die Ausgabenrichtlinie zu verbessern, besteht die Möglichkeit "Ausgaben-Regeln" einzurichten. Jedes Mal, wenn ein Angestellter eine Ausgabe einreicht, wird diese anhand der Regeln geprüft, die auf den Angestellten, die Kategorie, die Niederlassung, ... zutreffen. Hier ein Beispiel:

George ist ein Vertreter, der regelmäßig zum Mittagessen mit Kunden geht aber nicht den wöchentlichen Betrag von € 300 in der Kategorie “Essen" überschreiten darf.

Lukas ist ein IT-Consultant, der regelmäßig unterwegs ist aber keine am Wochenende gemachten Reisekosten einreichen kann.

Die oben genannten Tools machen es dem Finanzvorstand einfach, die Unternehmensstruktur und die Richtlinie mit der Ausgabenmanagement-Software zu integrieren. Auf jedem Level wird die Eingabe und Genehmigung von Ausgaben weniger Zeit in Anspruch nehmen.

Da die Ausgabenmanagement-Software nun konfiguriert ist, der Unternehmensrichtlinie entspricht und Ausgaben hinzugefügt werden, ist es an der Zeit, einen Blick auf den von Rydoo gelieferten Output zu werfen.

Zuerst einmal gibt es das CFO Dashboard. Der Finanzvorstand kann jederzeit und überall ein Dashboard aufrufen, wo er einen kompletten Überblick in Echtzeit über die Ausgaben des Unternehmens erhält. Clevere Filter erlauben es ihm, die Zahlen für eine bestimmte Niederlassung, eine Kategorie, ein Projekt oder sogar einen Angestellten einzusehen.

Diese Daten werden dem Finanzvorstand definitiv dabei helfen, besserere Entscheidungen zu treffen und die Ausgaben des Unternehmens zu senken.

Ein weiterer Weg, der das Leben des Finanzvorstands erleichtert, ist die von Rydoo gelieferte Integration. Mit unseren Integrationen vereinfachen wir den Export aller ausgabenbezogenen Daten zu der Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens.

Keine manuelle Eingabe mehr, kein Abtippen von Belegen, sondern ein optimierter Prozess vom Beleg bis zur Buchhaltung.

Wir gehen sogar weiter. Integrationen mit ERP-Software ermöglichen Ihnen, Angestellte direkt über deren Gehaltsabrechnung zu entschädigen.

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