case study

Wie Xpenditure Parakar Power European Mobility zur Seite steht

Letztes Jahr beschäftigte Parakar 30 Personen in einem Büro in Deutschland. Heute arbeiten in dem Unternehmen 120 Menschen und es wurden zwei neue Büros, in Irland und den Niederlanden eröffnet. Sehen wir uns an, wie es ?

Diese Fallstudie basiert auf einem interessanten Gespräch mit der großartigen Marisa Werle, Betriebsleiterin bei Parakar.

Herausforderung

Als Mitarbeitervermittler in der EU verfügt Parakar über Mitarbeiter und Arbeitgeber auf der ganzen Welt.

Ein dringendes Problem war es, die Ausgaben der beteiligten Parteien effizient zu verwalten, um auch weiterhin die bestmöglichen Dienstleistungen anbieten zu können und auf gesunde Art und Weise zu wachsen, ohne gestraffte oder skalierbare Prozesse.

„Wir hatten ein Verfahren, bei dem Mitarbeiter Excel-Tabellen ausfüllen, die Dokumente scannen, und sie dann per E-Mail zur Bestätigung an die Arbeitgeber schicken mussten, bevor wir auf sie zurückgreifen und sie in der Buchhaltung speichern konnten.”

Das gesamte Verfahren dauerte lange und kostete mehr Energie, als nötig war. Um es in Marisas Worten auszudrücken „in einer Zeit, in der es für alles ein Tool gibt, war uns klar, dass wir das passende Tool für diese Aufgabe finden mussten.

Da Parakar die meisten seiner Dienste in Deutschland anbietet, gab es Probleme dabei, ausländische Arbeitskräfte über die komplexen Ausgabebestimmungen des Landes einzuweisen.

„Es kann eine gewaltige Herausforderung sein, Mitarbeiter über die Gesetze eines anderen Landes aufzuklären, vor allem wenn es um so komplexe Richtlinien wie Tagesgelder in Deutschland geht.“


Es musste ein Tool gefunden werden, dass für jedes Land verwendet werden konnte, in dem sie Mitarbeiter einstellten, und dass für die Genehmigenden trotzdem leicht zu verwenden war.

Es war unmöglich, mit dem vorherigen Vorgang noch weiter zu wachsen. Zu viele E-Mails und zu viel Zeit, die dafür drauf ging, Mitarbeitern und Genehmigenden hinterherzurennen. - Das alles zu
koordinieren kostete einfach zu viel Zeit.“
Marisa Werle
Operations Manager

Lösung

Der Himmel der Tagesgelder

Automatisierung spielt bei der Straffung und dem Erstellen effizienter Prozesse eine wichtige Rolle. Rydoo hat in die Entwicklung von Modulen für die spezifischen Richtlinien eines Landes investiert, und wichtiger noch in die Automatisierung von Tagesgeldern.

Bevor Parakar Rydoo verwendete, musste man sämtliche Reisen der Mitarbeiter buchen und manuell die täglichen Zuschüsse für jeden einzelnen berechnen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle relevanten Ausgaben gegebenenfalls abgerechnet werden.

Rydoos eingebautes Tagesgeld-Modul ist wirklich hervorragend - Jetzt sagen wir Mitarbeitern einfach, dass sie die App verwenden sollen, um ihre Reise zu erstellen und alles wird für sie berechnet.“

Rydoo entwickelte seine TagesgelderModule gemeinsam mit Deloitte, um die Einhaltung der einzelnen Landesgesetze zu wahren. Das Tagesgeld-Modul für Deutschland wird automatisch aktualisiert und ist stets einsatzbereit. Es sind keine Mitarbeiterschulungen, manuelle Berechnungen oder Aktualisierungen von Listen mehr erforderlich.


Eine Plattform, die mit Ihnen wächst

Parakar war außergewöhnlich erfolgreich, was zu mehr Mitarbeitern und mehr Kunden in unterschiedlichen Ländern führt.

Als sich Parakar für Rydoo enschied, war man davon überzeugt, dass die Plattform mit dem Wachstum des Unternehmens mithalten werde.

„Wie waren vor einem halben Jahr von der Reaktionsschnelligkeit des Teams beeindruckt, als unser Büro in Irland so richtig an Fahrt gewannt. Es gab eine Meilen-Berechnung, die ich nicht in Rydoo einstellen konnte. Ich habe mich an den Kundendienst gewandt und bereits nach einer Woche stand mir die Funktion zur Verfügung.“

Rydoo versteht die Eigenheiten eines jeden Landes und die Einhaltung der Richtlinien ist Teil unserer Arbeit, um unseren Kunden Zeit einzusparen und deren Verfahren zu erleichtern.

Ich habe mehrere Lösungen gefunden, aber in Rydoo habe ich mich verliebt - Vermutlich, weil ich gleich erkannte, dass es für die Komplexität unseres geliebten Europas entwickelt wurde.

Deshalb überprüfen unsere Teams regelmäßig die Richtlinien aller Länder und passen die Plattform so an, dass sie jederzeit alle Gesetze einhält.

Es ist nicht einfach nur eine Plattform, Es ist eine neue Arbeitsweise

Wenn Sie eine Plattform wie Rydoo einsetzen, werden Sie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen sofort spüren. Für Parkar wurde dies noch offensichtlicher, als sie sich nach einer neuen Buchhaltungssoftware umsehen mussten, und nur Plattformen in Betracht zogen, die auch unter Rydoo liefen.

Die eingesparte Zeit und der glatte Ablauf unseres Unternehmens und unserer Dienstleistungen hängt von Rydoo ab. Wir können nicht mehr ohne, so dass jedes Tool, dass wir in Zukunft einsetzen, in Rydoo integrierbar sein muss.“

Parakar entschied sich für Exact, um den reibungslosen Ablauf zwischen den beiden Plattformen sicherzustellen. Jetzt werden alle Daten für Ausgaben in Echtzeit in die Buchhaltungssoftware exportiert, so dass es wesentlich einfacher ist, Rechnungen zu stellen.

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