Fallstudie zum Einsatz von Rydoos Spesenmanagementlösung bei Miele

Hier bei Rydoo haben wir Kunden in mehr als 160 Ländern auf der ganzen Welt. Die Zusammensetzung unseres Kundenkreises ist vielfältig und weist Menschen aus allen Gesellschaftsschichten und mit verschiedenen Hintergründen auf; von Selbstständigen über Finanzchefs von großen multinationalen Unternehmen bis hin zu Finanzmanagern kleiner und mittlerer Unternehmen.

Trotz des umfangreichen Kundenkreises haben sie alle mehrere Eigenschaften gemein, allen voran das brennende Verlangen, die Unannehmlichkeiten des Spesenmanagements zu reduzieren. Hier bei Rydoo verfolgen wir ein simples Ziel. Wir versuchen, unseren Benutzern dabei zu helfen, ihre Zeit für sich zurückzugewinnen. Schließlich muss aus unserer Sicht das Spesenmanagement nicht länger der Zeitfresser sein, der es immer gewesen ist. In dieser kurzen Fallstudie beleuchten wir das Kostenmanagement mit Jean-Marie Vanderstichele, dem Director of Finance & Operations – Miele Belgien & Luxemburg als Teil des Anliegens, die Erfahrungen einiger unserer Kunden zu teilen.

Spesenmanagement bei Miele

Jean-Marie hat die Unterhaltung mit einer Beschreibung des Spesenmanagementprozesses bei Miele, bevor Rydoo zum Einsatz kam, begonnen. Was er beschrieben hat war typisch für viele der Kunden, mit denen wir zu tun haben – ein Prozess, der seinem Zweck nicht länger gerecht wird. Einmal mehr ist Microsoft Excel beim Kostenmanagement zum Einsatz gekommen, der offensichtlichen Mängel zum Trotz, die von der Zeit, die zum Erstellen nötig war, bis hin zur erhöhten Fehlerwahrscheinlichkeit reichten. So wie Jean-Marie den technischen Vorgang beschrieben hat, war ersichtlich, dass er viel Zeit und Aufwand erforderte.

Zuvor war das Spesenmanagement sehr zeitaufwändig, was zu Verzögerungen bei Rückerstattungen und mangelhaftem Einblick in die Unternehmensaufwendungen geführt hat. Die Abwicklung und Meldung von Spesen konnte Wochen in Anspruch nehmen, sodass Angestellte lange auf ihre Rückerstattungen warten mussten.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele Belgien & Luxemburg

Die Lösung des Spesenmanagementproblems

Das Spesenmanagementproblem war zwar wohlbekannt, allerdings ist ihm keine besondere Priorität zugekommen, sodass Miele nicht aktiv nach einer Lösung gesucht hat. Nach einem Gespräch mit Rydoo war jedoch klar, dass die vorgeschlagene Lösung Mieles unmittelbaren Bedarf abgedeckt hat:

Es war genau die Lösung, nach der wir gesucht hatten: einfach, übersichtlich und vor allem papierlos. Da haben wir uns entschieden, es damit zu versuchen

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele Belgien & Luxemburg

Auch dies ist eine Sichtweise, die uns hier bei Rydoo vertraut ist. Unternehmen kommen zu der Erkenntnis, dass ihr Spesenmanagementprozess viel Zeit und Aufwand erfordert, jedoch können eine Reihe Faktoren sie daran hindern, nach Lösungen zu suchen. Mit fortschreitender Marktreife und zunehmender Empfänglichkeit von Entscheidungsträgern für die Vorzüge einer Spesenmanagementlösung fällt die Entscheidung jedoch ziemlich eindeutig aus.

Rydoo hat unseren Spesenmanagementprozess merklich verbessert. Es ist ein nutzerfreundliches, leicht bedienbares und spaßiges Tool, das mit Hilfe von Echtzeitdaten Einsichten in die eigenen Aufwendungen gewährt.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele Belgien & Luxemburg

Durchführung der Umstellung

Jean-Marie hat beschrieben, wie sie sich zunächst hinsichtlich der Umstellung auf eine Online-Lösung für ihr Spesenmanagement nicht völlig sicher waren. Miele hat einen sehr vielfältigen Mitarbeiterstamm und hatte natürlich Sorge, dass nicht alle die Lösung sofort akzeptieren würden. Wie sich jedoch herausstellte, war diese Sorge völlig unbegründet.

Der Einbindungsprozess verlief einwandfrei und die Mitarbeiter hatten, wenn überhaupt, nur wenige Fragen bezüglich der Funktionsweise der Software.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele Belgien & Luxemburg

Was die Einführung angeht, haben sie eine sehr persönliche Herangehensweise gewählt, bei der zunächst die verschiedenen Abteilungsleiter informiert wurden, die dann ihrerseits ihre Mitarbeiter unterrichtet haben. Sie haben Rydoo Stück für Stück eingeführt und praktische Demonstrationen gegeben, sodass die Mitarbeiter wussten, wie sie die Software zu bedienen haben.

Bisherige Erfahrungen

Zum Abschluss haben wir Jean-Marie gefragt, was aus seiner Sicht die wesentlichen Vorteile seien, die sich seit der Einführung von Rydoos Spesenmanagement-Lösung bei Miele ergeben haben. Er hat die folgenden drei Punkte als die Wichtigsten benannt:

1. Zeitersparnis: Die Zeit, die zur Handhabung der Prozessabwicklung der Spesenabrechnungen benötigt wird, ist gesunken.

2. Mitarbeiterbefähigung: Die Mitarbeiter werden befähigt und ermutigt, ihre Spesenabrechnungen besser handzuhaben und mit dem Hochladen der Belege nicht in Verzögerung zu geraten.

3. Einblick in die Daten: Die Fähigkeit, die Spesendaten zu überprüfen, liefert der Geschäftsleitung mehr Transparenz. Sie erhalten einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben und wo sich die Ausgaben im Ablauf/Prozess befinden.

Wenn jemand in den Urlaub geht, kann er die Aufgabe des Überprüfens an jemanden anderes übertragen, damit der Ablauf des Spesenmanagements nicht unterbrochen wird oder ins Stocken gerät. Zuvor wurden Spesen erst bei der Rückkehr bearbeitet, was im Ergebnis häufig Rückzahlungen und Erstattungen verzögert hat.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele Belgien & Luxemburg

Fazit

Jean-Marie hat das Interview mit einem Hinweis darauf beendet, dass sich die Investition in den Einsatz von Rydoo rechnet. Eine Überschlagsrechnung hat gezeigt, dass die jährlichen Kosten rund um den alten Prozesses wesentlich höher waren als mit Rydoo hinsichtlich Abwicklungskosten, Verarbeitungskosten und der Korrektur von Fehlern.

Im Moment erfordert der Einsatz von Rydoo noch etwas manuelle Arbeit, aber sobald wir es in unser SAP-System integriert haben, wird die manuelle Eingabe auf das absolute Minimum schrumpfen.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele Belgien & Luxemburg

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