Wie McFIT Spanien bis zu 40 % Zeit im Spesenmanagementprozess einspart

Geschrieben von
Alba Rodriguez is a Content Marketer at Rydoo.
Rydoo McFit

Mit diesem auffälligen Logo eröffnete Rainer Schaller 1997 sein erstes McFIT-Fitnessstudio in Würzburg. Und auch 20 Jahre später revolutioniert McFIT, heute RSG Group, die Fitnessbranche. Mit mehr als 250 Fitnessstudios in Deutschland, Österreich, Polen, Spanien und Italien und 4.000 Mitarbeitern ist McFIT Europas Fitnessstudiokette Nummer eins.

Der immense Erfolg von McFit ist das Ergebnis des ständigen Bemühens, anders zu denken und neue Ziele zu setzen. An vorderster Front steht dabei Chantal Garicano, die Leiterin der Verwaltungs- und Finanzabteilung im spanischen Büro von McFIT.

Chantal wandte den revolutionären Geist von McFIT an, als sie den Prozess des Spesenmanagements des Unternehmens umgestaltete.

Chantal Garicano - Administration & Finance Leader

“Eines der Dinge, die uns an Rydoo sehr gefallen haben, war, dass wir die Konfiguration komplett selbst vornehmen konnten.”

Manuelle Prozesse sind von gestern

“Bis letztes Jahr war das Spesenmanagement von McFIT Spanien manuell und verursachte monatliche Stoßzeiten für das Buchhaltungsteam. Chantal erklärt: “Zu bestimmten Zeiten im Monat gab es Kollegen aus der Buchhaltung, die einen ganzen Tag mit der Bearbeitung von Spesen verbrachten. Und das macht keinen Sinn.”

Auch reisende Mitarbeiter verloren wertvolle Zeit. Chantal weiter: “Wir hatten die Spesenabrechnungen, die jeder Mitarbeiter in einer Exceltabelle ausfüllte, die mit den entsprechenden Belegen an die Buchhaltung geschickt wurden, um sie zu prüfen und abzurechnen. Sie können sich vorstellen, was für eine Zeitverschwendung das für Mitarbeiter war, die viel reisen.”

Zu bestimmten Zeiten im Monat gab es Kollegen aus der Buchhaltung, die einen ganzen Tag mit der Bearbeitung von Spesen verbrachten. Und das macht keinen Sinn.”

Wie wählt man die beste Lösung?

Chantal ist immer bestrebt, die internen Prozesse innerhalb ihrer Abteilung zu verbessern und zu automatisieren und war der Meinung, dass eine Überarbeitung des Spesenmanagementprozesses längst überfällig war.

Sie wollte weder ein komplexes System noch einen langen Implementierungsprozess. Mit ihrem Team verglich Chantal die besten Lösungen auf dem Markt und präsentierte die beiden Finalisten dem General Manager in Spanien. Chantal erklärte: “Er fand Rydoo’ Tool brillant, besonders den internationalen Aspekt.”

Für Chantal war es nicht nur wichtig, kein wirklich zeitaufwändiges Implementierungsprojekt zu haben, sondern auch in der Lage zu sein, die Endkosten des Projekts einfach zu berechnen. Das Letzte, was sie tun wollte, war, “die Dinge in der Buchhaltung und Verwaltung weiter zu verkomplizieren.”

Ihr Implementierungsprojekt war schnell und kostengünstig.

fitness

Konnte die Implementierung in nur acht Wochen abgeschlossen werden?

Chantal hatte eine klare Deadline für das Implementierungsprojekt im Kopf und dank ihrer proaktiven Zusammenarbeit und der Schnelligkeit, mit der unsere Customer Success-Abteilung bei Rydoo diese Bedürfnisse verstand, war das Projekt in acht Wochen einsatzbereit.

Ende Oktober hat unsere Vertriebsabteilung das Projekt an Sofia delegiert, die für den Implementierungsprozess verantwortlich ist. Chantal äußerte sich sehr lobend: “Wir hatten eine großartige Beziehung zu Sofia, weil sie genau verstand, was wir wollten.”

 

“Anfang November hatten wir eine Videokonferenz mit ihr. Sie wollte unseren Spesenverwaltungsprozess vollständig verstehen, wie der Genehmigungsprozess funktionierte, wie viele Nutzer Zugang haben würden und welche Art von Spesen wir hatten, um nur einige Punkte zu nennen. Nichts wurde ausgelassen.”

 

Sofia erstellte eine Plattform für das McFIT-Projektteam, damit sie alles sehen und sich mit den Funktionen und Arbeitsabläufen vertraut machen konnten. ”Ende November hatten wir die Plattform fertig”, erklärt Chantal. “Wir luden alle Informationen, die Sofia uns vorgab (Nutzer, Art der Spesen und Kategorien) und begannen mit den Tests. Wir nahmen zum Beispiel Spesen, die wir bereits gezählt hatten, und machten Fotos von den Tickets, sowohl mit Apple als auch mit Android, um beide Versionen zu testen.”

Chantal und ihr Projektteam testeten die Plattform und kommunizierten mit Sofia über etwaige Probleme, so dass sie die Plattform in gemeinsamer Arbeit an die Bedürfnisse von McFITs Spesenmanagement anpassen konnten.

Chantal sagt: “Es ging alles sehr schnell, weil die mit der Implementierung beauftragte Person genau verstand, was wir wollten. Außerdem ist eines der Dinge, die wir an Rydoo sehr mögen, dass wir die Konfiguration komplett selbst vornehmen können – wir haben nach und nach neue Nutzer hinzugefügt und neue Kategorien erstellt. Dies geschah in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam, das an den Tests der Plattform beteiligt war und uns Feedback und Empfehlungen geben konnte.”

 

“Eines der Dinge, die wir an Rydoo wirklich mögen, ist, dass wir die Konfiguration selbst vornehmen konnten.”

Automatisierung ist der Schritt in die Zukunft

Wie sieht der aktuelle Spesenmanagement-Prozess aus? Kurz gesagt, effizienter und papierlos. McFIT Spanien hat es geschafft, Zeit und manuelle Arbeit einzusparen, denn “Leute, die viel reisen, scannen das Ticket oder die Rechnung gleich ein, prüfen, ob es bearbeitet wurde, füllen die Details aus und werfen das Ticket weg.”

Jetzt gibt es am Monatsende keine Szoßzeiten mehr, weder für die Leute, die reisen, noch für die Leute, die Spesen genehmigen und kontrollieren. Das Finanzteam kann die Spesen in Echtzeit sehen und den Mitarbeiter identifizieren, der sie verursacht hat.

Laut Chantal “konnte unser Finanzteam bisher etwa 25-40 % seiner Zeit einsparen.” Auf der anderen Seite hat die Buchhaltungsabteilung auch ihren manuellen Arbeitsaufwand reduziert, da die Integration von Rydoo mit SAP die Rückverfolgbarkeit der Daten und die allgemeine Ausgabentransparenz erhöht hat.

 

“Bislang konnte unser Finanzteam etwa 25-40% seiner Zeit einsparen.”

Die Beziehung von McFIT Spanien zu Rydoo hat auch jene Mitarbeiter zufriedengestellt, die regelmäßig reisen. “Mitarbeiter, die viel reisen, sind begeistert und es hat ihnen wirklich viel Zeit und Mühe erspart”, erklärt Chantal.

McFit Spanien und Chantals Team sind ein klares Beispiel dafür, wie eine innovative Denkweise dazu beitragen kann, einen unternehmensweiten Prozess in nicht mehr als acht Wochen effizienter zu gestalten.

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