Acondas

Wie acondas von administrativem Papieraufwand befreit wurde

Die Berater der acondas GmbH gelten als Experten in der Strategieumsetzung für führende Konzerne und ausgewählte mittelständische Unternehmen. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf Transformationsprojekten in den Themenfeldern Organisation, Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Neben dem Hauptsitz in Düsseldorf betreibt die Beratungsgesellschaft weitere Standorte in Berlin, Hamburg und München, um stets nah am Kunden zu sein. So lassen sich nachhaltige Veränderungen am besten erreichen.

In der Vergangenheit (vor Ausbruch der COVID-19-Krise) gehörten Geschäftsreisen deshalb für das Team von acondas zum normalen Job-Alltag. Die Abrechnung der Reisekosten ließ jedoch zu Wünschen übrig und das alte System einige Verbesserungspotenziale erkennen. Ein Wechsel war notwendig. Wenige Monate nach dem Umstieg zeigt sich Christoph Grassl, seines Zeichens Projektmanager bei acondas, hochzufrieden mit den Leistungen von Rydoo:

 

„Die ganze Belegschaft freut sich über die App und will die Features nicht mehr missen. Wir konnten viele interne Abläufe erheblich beschleunigen.“

Rydoo kennenlernen: Papiermüll, Bearbeitungszeit und administrativen Aufwand minimieren

Die Entscheidung für Rydoo bedeutete für acondas eine stetige Veränderung der gewohnten Arbeitsweise, die sich auch ohne lange Geschäftsreisen voll auszahlte. Der komplette Prozess zur Archivierung eines Belegs dauert mit Rydoo seit dem letzten Update weniger als 30 Sekunden. Dementsprechend erhalten die Mitarbeiter ihre Vergütungen jetzt schneller. Nach Abschluss des Implementierungsprozesses sollen sie gescannte Quittungen einfach entsorgen können. „Paperless Office“, so lautet das Ziel von acondas.

„Für unsere Berater erweist es sich als immense Erleichterung, etwa ein Bahnticket gleich von unterwegs mit dem Handy abzufotografieren, kurz zuzuordnen und das Kostenmanagement damit abzuhaken.“

 

Christoph denkt dabei an die Freitage im Büro zurück, als er nach einer Reise dutzende Zettel vor sich hatte und diese den einzelnen Tagen zuordnen musste. „Dank Rydoo fällt statt der mühseligen Eingabe höchstens eine schnelle Endkontrolle an.“

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„Als Umsetzungsberatung begleiten wir unsere Kunden in Themenfeldern wie Prozessdigitalisierung und Nachhaltigkeit. Da ist es naheliegend, dass wir auch in unseren internen Prozessen papierlos, schlank und schnell arbeiten wollen.“ – Dr. Andreas Florissen, Geschäftsführer acondas

Denn Rydoo ermöglicht umfassende Übersichten für alle abzugsfähigen Kosten in Verbindung mit leicht verständlichen Analysen der eingetragenen Daten. „Auf dem Dashboard sieht man sofort, welche Spesen im Detail eingereicht wurden und was davon schon genehmigt ist. So etwas fehlte bei den Alternativen völlig.“

All diese Verbesserungen machen Rydoo für acondas zur nutzerfreundlicheren Variante. Zudem profitiert davon die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Die Rechnungen kleinerer Einkäufe müssen nicht länger eigens ins Office gebracht werden, sondern lassen sich bequem selbst eintragen – ein Segen in Zeiten von COVID. „Aufgrund des neuen Stellenwerts virtueller Meetings haben wir beispielsweise gerade neue Headsets für die Firma erworben, die jeder Mitarbeiter individuell auswählen konnte. Solche Anschaffungen reichen unsere Berater mittlerweile ebenfalls über Rydoo ein. Die App macht den Unterschied.“

Statt veralteten Designs eine moderne App mit System

Vor dem Wechsel zu Rydoo nutzten die Berater von acondas ein stationäres Programm zur Verarbeitung aller Kostenbelege – ein äußerst zeitaufwendiges Verfahren, das dringend automatisiert gehörte. Christoph erinnert sich: „Es gab ständig Beschwerden über die Umständlichkeit der Spesenabrechnung. Als Verfechter der digitalen Transformation war uns vor allem die mangelnde Benutzerfreundlichkeit der alten Lösung schon lange ein Dorn im Auge.“

In der Branche sei es durchaus nicht unüblich, dass bei der Reisekostenabrechnung Schwierigkeiten auftreten und die automatischen Systeme versagen. „Nach einer gewissen Zeit findet man sich mit fehlenden Features ab.“ Insofern erhielt der Vorschlag der Umstellung zu Rydoo große Zustimmung aus allen Bereichen – von der Geschäftsführung bis zum Backoffice.

„Im direkten Vergleich wirkt das alte Reisekosten-Tool überhaupt nicht mehr zeitgemäß. Ein Interface aus den Neunzigern ohne mobile Unterstützung oder gar einer App.“ 

Eine unscheinbare, durchaus aber entscheidende Funktion bei der Spesenerfassung ist zum Beispiel die Absicherung gegen offensichtliche Eingabefehler. Diese blieb bei acondas zuvor völlig aus. Erst mit Rydoo gelang es, die Übermittlung sinnfreier Angaben oder bekannter Flüchtigkeitsfehler zu unterbinden. Dadurch sparen die Mitarbeiter jede Menge Zeit bei der Endkontrolle.

 

Schreiben Sie Ihre eigene Erfolgsgeschichte mit Rydoo

Wie die Beharrlichkeit von acondas über die Krise siegte

Bei acondas befindet sich Rydoo seit einigen Monaten erfolgreich im Einsatz. Das eigentliche Ziel eines zeitgemäßen und gleichzeitig zugänglichen Managements der Reisekosten wurde also in jeglicher Hinsicht erreicht. „Ursprünglich habe ich Rydoo selbst ins Rennen gebracht, da mir das Tool von anderen Engagements in guter Erinnerung war“, erklärt Christoph. „Zudem war der Kontakt von Haus weg positiv, etwa bei der initialen Vertragsverhandlung.“ Nach einer umfangreichen Marktrecherche fiel die Wahl demnach schnell auf Rydoo.

Die finale Entscheidung wurde schließlich anhand 20 verschiedener Kriterien unter Berücksichtigung diverser Demo-Sessions getroffen. Da bei acondas die Gesamtbuchhaltung ausgelagert ist, mussten bei der Umstellung unterschiedliche Softwarelösungen sowie deren Buchhaltungsabläufe berücksichtigt werden. Die externe Belegnummer des alten Systems wandelte sich dadurch zum Beispiel zur praktischen Trip-ID von Rydoo.

 

„Wir konnten Lücken in unseren Abläufen mithilfe der Benachrichtigungen von Rydoo sinnvoll schließen. Alle wichtigen Informationen erreichen nun den Endnutzer.“

„Normalerweise würde unser Team von rund 40 Beratern jetzt das Tool tagtäglich zur Kostenabrechnung verwenden. Dazu kommen die Kollegen im Backoffice, die auf der administrativen Seite arbeiten.“ Der Ausbruch von COVID-19 machte hier jedoch einen Strich durch die Rechnung. Wie die meisten Betriebe hat auch acondas viele Geschäftsreisen streichen müssen. Ungeachtet dessen erkannte das Team von acondas die Vorteile von Rydoo und priorisierte die Implementierung trotz der besonderen Herausforderungen, die der Umgang mit einer andauernden Pandemie mit sich bringt. Dieses Durchhaltevermögen wurde belohnt. Außer den Reisekosten wickelt acondas inzwischen den Großteil aller Papierbelege über Rydoo ab.

Warum Adoption und Integration ein voller Erfolg war

Die enge Kooperation von acondas mit dem Support von Rydoo sicherte eine fehlerfreie Annahme. „Zu den Lieblingsfeatures der Belegschaft gehört ganz klar die App, die Bilder der Belege erstellt, diese hochlädt und automatisch auswertet.“ Diese Methode ist mittlerweile vollständig zur Routine geworden. Im Gegensatz dazu arbeitet das Team noch an der 100 % papierlosen Übermittlung, die ein wichtiges Endziel für acondas darstellt. „Außerdem wäre eine Gruppierung der Reisen praktisch, insbesondere für sich wiederholende Elemente.“

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„Mit dem Support seitens Rydoo sind wir sehr zufrieden. Immer zu erreichen, stets freundlich und professionell. Ein Zweiergespann mit klaren Verantwortlichkeiten.“ – Christoph Grassl, Projektmanager acondas

Davon abgesehen stehen drei bis vier Monate nach der Aktivierung von Rydoo nur noch kleinere Optimierungen aus, die häufig mit den Vorstellungen der Anwender zusammenhängen. „Bei uns wurde Rydoo mit Navision von Microsoft integriert, das Layout über die zentrale Buchhaltung.“ Legt das HR-System beispielsweise eine neue Mitarbeiterin inklusive ID an, ordnet ihr Navision automatisch die aktuellen Projekte in Rydoo zu. So lassen sich künftige Kostenbelege gleich an richtiger Stelle einsortieren und dank der App von Rydoo entsteht ein geschlossenes System, das dem Team von acondas jede Menge Zeit spart.

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