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Auswahl eines kostengünstigen und effizienten Spesenmanagement-Tools

Geschrieben von
Alba Rodriguez is a Content Marketer at Rydoo.

Unify Square, Inc. ist ein cloudbasierter Softwareanbieter und Dienstleister mit Hauptsitz in Bellevue, WA. Das 2008 von einem ehemaligen Microsoft-Entwickler gegründete Unternehmen war zunächst für die Optimierung von Windows-Kommunikationsplattformen wie Skype for Business und Microsoft Teams bekannt. Inzwischen wurde der Support jedoch auf verschiedene andere Kollaboration-Anwendungen wie Slack, Zoom und Workplace by Facebook ausgeweitet. Unify Square bietet hierfür PowerSuite, eine SaaS-Lösung für die Verwaltung, Analyse und Sicherung digitaler Kommunikation, alles in einem Tool.

Unify Square bietet einen Mehrwert für mehr als 5 Millionen Nutzern, in über 50 Ländern und hat selbst etwa 200 Mitarbeiter, aus 9 Ländern, die weltweit arbeiten. Etwa 130-150 Mitarbeiter reichen ihre Spesen ein, um die 80 Mitarbeiter nutzen Rydoo aktiv.

Paula Tica, die ehemalige Mitarbeiterin der Buchhaltung, berichtete uns über die Einführung von Rydoo bei Unify Square. Sie war dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter verstehen wie man Rydoo nutzt und jeder Zugriff drauf hatte.

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Entscheidungsprozess

Vor Rydoo hatte Unify Square ein Spesenerstattungsmodul von SAP im Einsatz. Im Jahr 2018 entschied sich Tica, nach einer Lösung zu finden, die besser zu einem Unternehmen dieser Größe passte.

Welche Art von Spesen entstehen bei den Mitarbeitern von Unify Square? Mit Tica´s Worten: ”Der Großteil der Spesen, die unsere Mitarbeiter einreichen, ist auf kunden- oder projektbezogene Meetings außer Haus zurückzuführen. Unsere Vertriebsmitarbeiter beraten Kunden und Interessenten bequem bei sich vor Ort, daher reichen sie reisebezogene Spesen ein (z.B.: Flug, Hotel, Transport, Verpflegung). Mitarbeiter in anderen Abteilungen pendeln zwischen Niederlassungen und Tochtergesellschaften oder haben einmalige Spesen (z.B.: bürobezogen, Schulung, Abteilungsessen).”

Schon nach der ersten Recherche hatte Tica, Rydoo im Auge: ”Rydoo war eine der Plattformen, die uns direkt auffiel.” Sie hatte eine klare Vorstellung von den Anforderungen an ein neues Tool und suchte daher nach einer Lösung, die folgenden Kriterien abdeckt:

  1. Kostengünstig – „Nicht alle unsere Mitarbeiter reichen regelmäßig Spesen ein, aber wir wollten trotzdem sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zur Plattform haben; wir wollten ein Spesenmodell, das dies widerspiegelt“
  2. Effizient – „Wir brauchten eine Spesenmanagementlösung, die nicht nur bei der Einreichung von Spesen, sondern auch bei der Überprüfung, Bearbeitung und Erstattung von Spesen, Zeit spart.
  3. Konform gemäß europäischer Richtlinien– „Wir brauchten eine Lösung die in der Lage ist, europäische Tagespauschalen, Vorgaben und Richtlinien zu berücksichtigen.”

Implementierung

Nach der Recherche entschied Unify Square  Testversionen dreier Anbieter auszuprobieren. „Rydoo erfüllte alle Kriterien, so dass wir wussten, dass es die richtige Wahl für unser Unternehmen sein würde.“

In Bezug auf die  europäischen Vorgaben:  ”Wir mussten sichergehen, dass Rydoo´s Spesenmanagementlösung unsere Anforderungen an die Erstattung unserer europäischen Standorte erfüllt. Rydoo ermöglichte uns mit den richtigen Modulen und Einstellungen europäischen Richtwerte bei Spesenabrechnungen zu berücksichtigen (Tages-, Kilometer- und Steuersätze).

Gleichermaßen war es Unify Square wichtig auch die den US-Steuerbestimmungen anwenden zu können. „Wir richten uns nach den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen jedes Standortes, daher war es unerlässlich eine Management Tool zu wählen, welches diese Anforderung erfüllt“

Tica weiter: “Die Implementierung von Rydoo war ziemlich einfach und war in wenigen Wochen abgeschlossen. Auf Seiten von Unify Square war ich bei diesem Prozess hauptverantwortlich und konnte mit der Unterstützung unseres globalen Finanzteam und Xavier, der Experte Seitens Rydoo, dafür sorgen dass alles reibungslos ablief.“

Die Einführung einer neuen Software ist eine großartige Gelegenheit, eine neue Haltung rund um das Spesenmanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren: Eine, die den Mitarbeitern die Vorteile von Innovationen vermittelt und wie neue Technologien helfen, interne Prozesse und das Arbeitsleben zu vereinfachen.

„Was uns am meisten geholfen hat, war die Planung unserer Implementierung in Phasen und die Unterstützung von Rydoo bei jedem Schritt.”

Spesenabrechnungen lächerlich einfach gemacht.

Resultate

Auf die Frage nach den wichtigsten Vorteilen nach der Einführung von Rydoo, betonte Tica, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter gestiegen sei. Manchmal geht es nicht nur darum, Zeit oder Geld zu sparen, sondern in die Zufriedenheit der Teams zu investieren.

”Rydoo macht es für unsere Mitarbeiter einfacher, Fahrtkosten einzureichen. Die Mitarbeiter können schnell ihren Start- und Zielort eingeben und die Software berechnet den entsprechenden Erstattungsbetrag anhand der Kilometersätze, die wir in der Registerkarte “Verwaltung” eingerichtet haben.”

Die anwenderfreundliche Benutzeroberfläche von Rydoo macht es neuen und bestehenden Mitarbeitern einfach das neue System zu nutzen. Die Tatsache, dass man ganz einfach über die App Spesen einreicht und schnell einen Überblick über den Status der Spesen erhält, überzeugt.

Außerdem war das Feedback des Finanz-Teams ebenfalls positiv. ”Rydoo hat uns geholfen, Zeit zu sparen, wenn es um die Überprüfung und Bearbeitung von Spesen geht. Es ist hilfreich, dass doppelte Einreichungen gekennzeichnet werden und dass wir mit vielen verschiedenen Filtern nach Spesen suchen können.“

Man spart nicht nur Zeit, sondern kann sogar durch die Excel-Berichte ganze Stapel in das ERP-System einpflegen, was in der Vergangenheit nicht möglich war.

Ein reibungsloser Spesenmanagementprozess ist also ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die wirklich die Zufriedenheit und Produktivität steigern wollen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern das Leben bei der Arbeit erleichtern, kann sich das nur positiv auf die Ergebnisse auswirken.

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