Caso de éxito
Irdeto
9
Paises implementados
1000
Empleados utilizando Rydoo
Microsoft Dynamics
Integraciones
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El líder mundial en seguridad de plataformas digitales automatiza su gestión de gastos

Como líder mundial en seguridad de plataformas digitales, Irdeto es una empresa innovadora y con visión de futuro. Sin embargo, algunos procesos internos estaban estancados y requerían una actualización para reflejar internamente lo que representaban de puertas afuera.

RETO

El proceso de gestión de gastos de Irdeto era extremadamente manual, a pesar de que tenía lugar en línea. Había que introducir todos los gastos manualmente en el sistema de planificación de recursos (ERP), Microsoft Dynamics 2009.

El envío de gastos solo se podía hacer desde la oficina. Había que escanear todos los recibos uno a uno y meterlos en Microsoft Dynamics línea a línea, rellenando toda la información manualmente.

Para estimular la innovación y el pensamiento crítico en la empresa, Irdeto organiza con regularidad “jornadas de hackeo” para retar a los empleados a cuestionar los procesos existentes y desarrollar ideas para nuevos servicios. Durante la “jornada de hackeo” del año pasado, Pierre Fauvel, responsable de control financiero para las Américas de Irdeto, se presentó como voluntario para buscar una nueva solución para los procesos de gestión de gastos. Más tarde se convirtió en jefe de proyecto para la implementación global de los servicios de Rydoo.

Pierre calculó que después de cada viaje dedicaba una media de entre 45 minutos y una hora a la gestión de los gastos. Un proceso de duración inaceptable que tiene un impacto negativo en las horas de trabajo y saca de quicio a los empleados.

Dentro de la empresa sabíamos que tenía que haber algo mejor que Microsoft Dynamics para gestionar nuestros gastos.
Pierre Fauvel
Responsable de control financiero

SOLUCIÓN

Una solución móvil a través de la nube

Dado que los viajantes de negocios de Irdeto pasan todo el tiempo fuera de la oficina, todas las tareas que requerían el uso de Microsoft Dynamics se quedaban para el último minuto, puesto que iniciar una sesión en el sistema hace falta una conexión VPN y la herramienta no era especialmente intuitiva. La solución que buscaba Irdeto debía permitir a usuarios y autorizadores utilizar su teléfono móvil para cualquier acción: introducir y enviar gastos, aprobar, controlar, etc.

Queríamos liberar tiempo de nuestros empleados. Si están en un restaurante, ahora pueden sacar una foto de la factura y enviarla inmediatamente para su aprobación.

Tecnología OCR

Para Irdeto era imprescindible acabar con la entrada manual de datos. Una de las ventajas de implementar una solución móvil es que permite reducir al máximo las tareas manuales de los empleados.

La capacidad de la herramienta de reconocer elementos e introducir datos automáticamente supone un gran ahorro de tiempo y es una de las cosas que nos gustaban de Rydoo durante las pruebas.

La tecnología OCR de Rydoo extrae automáticamente de nuestros recibos la fecha, el importe, la divisa y el proveedor. El usuario solo tiene que asignar el recibo a un centro de costes antes de enviarlo para su aprobación.

El final del informe de gastos

Introducir una nueva herramienta puede ser un reto en cualquier empresa. En Irdeto lo tomaron como una oportunidad de revisar y poner a prueba sus procesos internos.

Lo que nos resultó más atractivo de Rydoo es que nos permitía eliminar los informes del proceso de gestión de gastos. Voy a la cafetería, saco una foto del recibo y la envío.

Este cambio de proceso y mentalidad contó con el apoyo de un equipo que creía firmemente en las ventajas que supondría para la empresa: envío inmediato de gastos, menos tiempo desde el envío del gasto hasta el reembolso, listados de los gastos de la empresa en tiempo real, etc.

RESULTADOS

Irdeto implementó la solución de Rydoo en 9 países de las Américas, Europa y Asia. Los equipos financieros de cada región dirigieron el proyecto y el responsable de control financiero para las Américas lo supervisó todo. Gracias a la gran colaboración entre el equipo de proyecto de Irdeto y Rydoo, la implementación duró 8 semanas para los 9 países incluyendo la integración plena con Microsoft Dynamics.

Con la integración de doble vía con Microsoft Dynamics, todos los usuarios se importaron a Rydoo y se automatizó la asignación de procesos de aprobación. La integración es en tiempo real, lo cual quiere decir que cualquier cambio en Microsoft Dynamics se aplica a Rydoo automáticamente.

Me está ahorrando más tiempo del que creía posible. Antes tardaba una hora en introducir mis gastos. Tras Rydoo, me bastó con menos de 15 minutos.
< 15 min

tiempo de procesamiento

PAPERLESS

No se utiliza nada de papel

USUARIOS FELICES

Respuesta positiva de los empleados.

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