Caso de éxito
Deloitte

La aplicación que hace los informes de gastos innecesarios.

Deloitte Bélgica es uno de los grandes pioneros en el uso de software para procesar de forma automática y rápida los gastos de sus empleados. Este tipo de software ayuda al departamento financiero a reducir el tiempo dedicado a procesar y analizar información y ofrece una visión en tiempo real de los gastos de los empleados.

Publicado en FD Magazine. Escrito por Peter Ooms. (2016).

Durante más de 3 meses, más de 3000 empleados de Deloitte han estado utilizando Rydoo para procesar sus gastos. A través de una aplicación en sus teléfonos inteligentes, pueden escanear una imagen de su recibo y subirlo inmediatamente al sistema de Deloitte. La aplicación analiza la información y extrae los datos necesarios para campos como fecha de compra, importe, proveedor, divisa, etc.

La aplicación

Después de escanear y subir la imagen, el usuario puede añadir información adicional. “Para nosotros es muy importante la mejora constante de nuestros procedimientos y herramientas para reducir las tareas de administración y aumentar la eficiencia. Gracias a Rydoo sabemos fácilmente cuánto gastamos en un proyecto o cliente determinados. Tenemos acceso a una gran parte de los gastos del mes en curso, así que podemos controlar y procesar esa parte de forma inmediata. Esto reduce drásticamente la cantidad de trabajo que hay que hacer al final de cada mes”, explica Cindy Peeters, Directora Financiera de Deloitte Bélgica.

El departamento financiero de Deloitte procesa los gastos de todos sus empleados cada mes. Anteriormente, esta tarea no se podía realizar hasta el final de mes, y también se tenían que procesar las pruebas documentales de los informes de gastos. Esto generaba un gran aumento en la carga de trabajo del equipo financiero. Tenían que procesar la información lo más rápido posible para que la empresa pudiera realizar el reembolso a los empleados cuanto antes. Es más, estos importes debían incluirse en la facturación de los clientes y también en sus propios extractos mensuales.

Con Rydoo, ahora los empleados envían digitalmente sus gastos en tiempo real, a lo largo de todo el mes. De esta manera, se evitan picos de trabajo innecesarios y se previenen situaciones de estrés.

Tan pronto como el usuario sube la imagen de su recibo, esta se guarda en el sistema central. En este paso, el recibo aún no ha sido procesado por completo, lo que permite añadir más información si es necesario. Después, la persona responsable puede aprobar el recibo. “Con este sistema, las empresas conocen de forma mucho más rápida los gastos que realizan sus empleados y, si es necesario, pueden preparar los pagos.

“Para nosotros (Deloitte) es muy importante la mejora constante de nuestros procedimientos y herramientas para reducir las tareas de administración y aumentar la eficiencia. Gracias a Rydoo sabemos fácilmente cuánto gastamos en un proyecto o cliente determinados”.
Cindy Peeters
Directora Financiera

Esto es muy útil cuando tu empresa efectúa anticipos en efectivo. Pero lo más importante es que, una vez has subido tus recibos, siempre están localizables. En los pasos posteriores del procedimiento, ya no necesitamos la versión en papel. Llegamos a un acuerdo con las autoridades fiscales por el cual las empresas no necesitan guardar la documentación en papel, siempre que tengan una copia en formato digital. Hacemos todo lo posible para conseguir que los informes de gastos sean cosa del pasado”, afirma Wim Derkinderen, CCO y cofundador de Rydoo.

La aplicación se ejecuta en la nube como un SaaS (software como servicio). Esto significa que el cliente no necesita hacer grandes inversiones previas. Tan solo paga un precio fijo por usuario y mes por el servicio contratado. Además, la aplicación no se ejecuta en los ordenadores de la empresa. Sin embargo, la aplicación está conectada al sistema de planificación de recursos de la empresa (ERP) o a su software de contabilidad. Cindy Peeters: “En Deloitte trabajamos con SAP. Configuramos una interfaz bidireccional a través de la cual subimos todos nuestros datos al ERP. Si queremos hacer cambios o correcciones en los informes de gastos, estos se modifican también en Rydoo de forma automática. Como es complementario a SAP, la implantación fue muy sencilla.

“Durante el proceso de implantación de Rydoo, realizamos una extensa campaña de comunicación con carteles, vídeos de empresa, cursos de formación, etc. Aunque a muchos usuarios no les hizo falta ninguna formación. La aplicación es muy intuitiva”.
Cindy Peeters
Directora Financiera

Piloto

Deloitte probó el sistema en un proyecto piloto durante el verano de 2015. En noviembre, el sistema comenzó a funcionar con un grupo de usuarios que habitualmente realizan muchos gastos y tienen necesidades más complejas. En enero de 2016, todos los empleados cambiaron al sistema de proceso digital de gastos de Rydoo. La utilización del sistema ahora es obligatoria: todo se procesa y se paga digitalmente.

Los usuarios han respondido de forma semejante. Sus preguntas no son acerca del sistema o la aplicación, sino sobre la política de gastos. Mientras que antes a menudo intentaban terminarlo lo antes posible, sin prestar atención a los detalles, ahora tienen que introducir el código correcto. Además, los empleados se ven obligados a considerar si todos sus gastos se pueden reembolsar o no. Quieren conocer las normas que regulan los gastos mejor que antes. Cindy Peeters: “Podemos ver que a nuestros empleados el sistema les parece eficiente e intuitivo. Todos aprenden a usarlo rápidamente, tanto los que viajan mucho como los que trabajan desde casa haciendo tareas administrativas".

Mejor control

No solo los gastos se envían antes y los controladores trabajan más rápido, sino que el control también es más completo, ya que toda la información está disponible digitalmente. Cindy Peeters: “En cuanto se envía el recibo, comprobamos si la información introducida se corresponde con la del recibo. Las diferencias pueden indicar errores, pero también posibles fraudes o duplicados. Es muy fácil darse cuenta.

Asimismo, el control se realiza de una manera mucho más precisa y global: el tipo de gasto, el lugar donde se realizó el gasto o ambos. Para aumentar la eficiencia, tenemos que trabajar en todo el proceso de principio a fin. Además, hay una serie de controles integrados que funcionan automáticamente, y el sistema nos indica las anomalías sobre las que debemos prestar atención. Así podemos centrarnos en los gastos injustificados”.

Devolución de impuestos

Para muchas empresas es casi imposible conseguir la devolución de impuestos de los recibos y facturas. Sin embargo, en Deloitte lo consiguen. Cindy Peeters: “En nuestra empresa tenemos un equipo especializado dedicado a los gastos, tanto los nuestros como los de los clientes. Pero también tenemos un gran número de empleados que realizan muchos gastos.

Con este volumen, crear un equipo encargado exclusivamente de los gastos es de gran utilidad. Y con la nueva herramienta todo es aún más sencillo. Antes teníamos que procesar numerosas tareas manualmente, pero ahora es más rápido. Y para hacer que todo vaya aún más rápido, le encargamos a Rydoo que añadiera un campo de país en la aplicación para saber automáticamente dónde solicitar la devolución de impuestos”.

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