>>> >> > >>

10 tips de productividad esenciales para pequeñas empresas

Como propietario de una pequeña empresa, estableces tu propio horario, trabajas donde quieres y básicamente controlas totalmente tu propio éxito. La libertad, sin embargo, tiene un precio.

La escarpada variedad de papeles y responsabilidades que te esperan como empresario pueden fácilmente llegar a superarte; no solamente estás haciendo tu trabajo real para el cliente, sino que a la vez tienes el papel de contable, profesional de marketing, RRHH (si dispones de empleados), y en general lo necesario para mantener tu empresa.

A medida que crece la empresa y su carga de trabajo aumenta, cada vez es más importante evaluar cómo utiliza el tiempo.

Aprovecha el tiempo al máximo y no solamente podrás recortar en horas de trabajo totales, sino que verás marcados aumentos en la tips de productividad y, por extensión, en los ingresos.

¡Los siguientes tips de productividad le ayudarán a hacerlo!

1. Establezca una TMI (Tarea Más Importante) todos los días

Elige una tarea importante, una que, una vez completada, sea significativamente beneficiosa para tu empresa, y realízala a primera hora de la mañana (bueno, quizás no nada más levantarte, puedes tomarte primero el café, pero tan pronto te sientes en el escritorio para empezar a trabajar).

La tarea no debería llevarte más de 3-4 horas, y tendrías que completarla totalmente antes de hacer otra cosa (incluido comprobar correos electrónicos, o incluso pensar en otro trabajo).

Este concepto popular de productividad, aunque es increíblemente sencillo en cuanto a ejecución, proporciona unos beneficios psicológicos extraordinarios;

¡nada es comparable a la sensación de haber terminado algo de vital importancia antes de que haya pasado ni siquiera la mitad del día!

Nota: Deberías determinar tu TMI antes del día en que vayas a trabajar en ella.

Planéala la noche anterior (o, si lo prefieres, planea todas las TMI de la semana por adelantado).

2. Aprende a delegar eficazmente

El segundo hack de productividad trata sobre la delegación. La delegación eficiente es una herramienta increíblemente útil, y absolutamente vital si planeas ampliar tu negocio.

Aunque contratar a empleados permanentes es una buena opción para empresas bien consolidadas, contratar a autónomos resulta significativamente más rentable (¡y los resultados pueden ser igual de buenos!)

Básicamente, contrata a freelancers para que se encarguen de los aspectos empresariales para los que no tienes tiempo o experiencia.

Diseño web, contabilidad, marketing... todo se puede hacer digitalmente y, en la mayoría de los casos, la persona que contrates será un especialista, así que puedes esperar resultados muy profesionales.

3. Aplica el Principio 80/20

Evalúa tu empresa a través de la lente del principio 80/20. Esto pondrá en perspectiva de dónde procede la mayor parte de tus ingresos y dónde pasas la mayor parte del tiempo. Este conocimiento te permitirá quitar la paja, por así decirlo.

El principio 80/20, también conocido como el principio de Pareto, fue descubierto por el economista italiano Vilfredo Pareto al darse cuenta de que el 80% de la tierra de Italia pertenecía al 20% de la población.

Esto puede aplicarse a las empresas, donde normalmente puede verse que el 80% de los ingresos proceden del 20% de los clientes.

Echa un vistazo a tu propio negocio; si ves que tienes muchos pequeños clientes que suponen un montón tiempo sin producir mucho beneficio, no tengas miedo de dejarlos.

Lo último que quieres es quedarte colgado con clientes que exigen un alto mantenimiento y no producen demasiado dinero.

4. Haz uso de apps de productividad

Las apps de productividad son una forma perfecta para que las tareas ordinarias resulten más fáciles, rápidas y disfrutables.

Estas apps van desde multi-objetivo, gestores de tarea generalizados (como por ejemplo OmniFocus), hasta apps con funciones más especializadas (como LucyPhone, una app que hace que las llamadas de atención al cliente supongan una confusión menor por la manera en que gestiona la retención de llamadas.)

Las apps de productividad existen en una gran variedad de sectores; es muy probable que haya una que se adapte a las necesidades específicas de tu empresa.

Al usar apps para manejar tareas arbitrarias y cotidianas liberará una cantidad de tiempo significativa. ¡Hemos recopilado una lista de 25 apps que le ayudarán sobre la marcha!

5. Comprueba el correo electrónico con menos frecuencia

La comprobación compulsiva del correo electrónico es un problema muy extendido entre la mano de obra actual. El resultado es un aumento de los niveles de estrés.

Un estudio realizado por la Universidad de la Columbia Británica ha revelado que al limitar la cantidad de veces que comprueba el e-mail (en el estudio, a los participantes se les limitó a solamente 3 veces al día), se reducían considerablemente los niveles diarios de estrés.

Establece horas específicas cada día para ocuparte de los correos electrónicos, y resiste la tentación de revisar tu bandeja de entrada cada pocos minutos. Si trabajas en un equipo también puede utilizar herramientas como Slack, que reducirá la cantidad de e-mails que envía.

Este hack de productividad no solo te ayudará a reducir el estrés, sino que te ayudará a mantener un nivel alto de concentración en tu tarea actual, lo que nos lleva al siguiente punto...

6. Evita las multi-tareas - Termina las tareas una a una

Tu cerebro no está diseñado para pasar rápidamente de una tarea a otra.

Elige una en la que trabajar y permítete un período de concentración ininterrumpido en el que completarla. Mucha gente tiene el hábito de trabajar durante 10-20 minutos y después hacer una pequeña pausa para buscar en las redes sociales o comprobar su e-mail.

Las paradas cortas de unos minutos son realmente perjudiciales para la productividad general. Para optimizar resultados es mejor trabajar períodos de tiempo más largos (60-90 minutos) y tomarse un descanso ligeramente mayor (10-15 minutos) entre bloques de trabajo; esta es una forma ideal de maximizar la productividad, ya que sigue los ciclos naturales de su cerebro.

7. Sigue los ciclos naturales de su cerebro

Probablemente eres consciente de que tu cerebro pasa por diversos estados cuando duermes (REM, sueño profundo y sueño ligero.)

De lo que quizás no eres consciente, sin embargo, es de que tu cerebro también funciona de forma cíclica durante las horas en que estás despierto.

Este ritmo ultradiano  se divide en períodos de alto estado de alerta seguidos por otros de alerta más baja. En general, el período de alta concentración dura entre 90-120 minutos (90 minutos es lo más común), con unos 20 minutos de inactividad.

Para utilizar esto, divide su día laboral en períodos de trabajo de 90 minutos seguidos por descansos de 20 minutos. De esta manera maximizarás el resultado durante tu ciclo de alerta, y las paradas intermitentes serán realmente muy beneficiosas para tu productividad general.

8. Traslada todo a la nube

La nube es una plataforma atractiva: no necesita papeles, es flexible, y actualiza en tiempo real. Muchos usuarios pueden trabajar a la vez en un único proyecto, y se puede acceder a cualquier dato desde cualquier plataforma (en cualquier ubicación).

Trasladarse a la nube va más allá de la simple conveniencia; también es más seguro. Aunque pierdas todos los odenadores, teléfonos y tablets de tu oficina por cualquier suceso extraño, no perderás ni un solo byte de datos.

9. No respondas a los teléfonos, ¡utiliza el buzón de voz!

Antes mencionamos que evitar distracciones (en forma de e-mails y redes sociales) era un componente clave a la hora de mantener la concentración para una productividad máxima. Esto también es de aplicación a las llamadas telefónicas.

Durante la mayor parte de sus horas de trabajo, no permitas que el teléfono suene - derívalo directamente al buzón de voz.

Al igual que con los correos electrónicos, deja horas específicas cada día para revisar los mensajes del buzón de voz; esto te permitirá trabajar ese período de tiempo ininterrumpido en que puedes concentrarse y evitar distracciones innecesarias.

10. Levántate temprano (¡muy temprano!)

No es difícil encontrar defensores de madrugar entre la elite exitosa.  Realmente, levantarse temprano es una manera ideal de alcanzar la máxima potencia no solo en cuanto a productividad, sino también a creatividad, humor y salud.

Si te levantas a las 5 de la mañana tienes un bloque de tiempo significativo durante el que organizar todo lo que necesita ser organizado.

A la hora en que la mayoría de la gente llega a la oficina, tú no habrás solamente terminado tu TMI, sino que habrás hecho deporte, tomado un gran desayuno y te habrás puesto al día con algunos e-mails.

Y para qué hablar de la gran energía con la que comenzarás el día.

¿Qué tipo de tips de productividad aplica a tu pequeña empresa? Dínoslo en los comentarios.

 

Artículos relacionados

Rydoo

Cómo se hace la validación de los CFDI’s en Rydoo - por qué es un proceso único y diferente

Si trabajas en una empresa que genere mas de $250,000 pesos anuales, desde enero de 2018 estás obligado a proveer facturas y recibos digitales de todas las transacciones que realices. Pero ¿sabes cómo hacerlo automáticamente? Sigue leyendo para descubrir todos los misterios de la validación de CFDI’s.

2019-04-16
Compartir
Cargar más
Rydoo

Por qué las empresas de software deberían reconsiderar su gestión de gastos

En 2011, Marc Andreessen lo dijo por primera vez en un ensayo para el Wall Street Journal: el software está cambiando el mundo. Ocho años después, resulta que tenía razón: casi todas las empresas de tecnología están duplicando los esfuerzos dirigidos al software y una cantidad aparentemente ilimitada de nuevas empresas de software como servicio (SaaS) se fundan y financian cada día.

2019-03-25
Compartir
Cargar más
Rydoo

Descubre cómo reducir costes aumentando la productividad

Muchas empresas se esfuerzan por encontrar el equilibrio óptimo entre reducir los costes y hacer crecer su negocio. A unos les parece una ecuación imposible, mientras que otros lo ven como un gran reto.

2019-02-27
Compartir
Cargar más
Rydoo

Cómo implementar Rydoo en una empresa de 460 000 empleados

Con más de 460 000 empleados y presencia en 72 países, la empresa matriz de Rydoo, Sodexo, es el caldo de cultivo perfecto para que Rydoo desarrolle aún más su metodología y  para llevar a cabo implementaciones más complejas en el mercado empresarial. Crecer juntos y aprender unos de otros son las palabras clave en esta aventura de innovación y dinamismo. Infórmate sobre las dificultades y los éxitos.

2019-01-28
Compartir
Cargar más