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13 características clave que toda herramienta de gestión de viajes y gastos debería tener

La gestión de los gastos de viaje (TEM, sigla en inglés) ha cambiado mucho en los últimos años. Especialmente las herramientas de software como servicio (SaaS) han alterado nuestra forma de gestionar los gastos. Lo que antes eran herramientas muy innovadoras para empresas a las que no les importaba el riesgo, ahora se han convertido en el patrón oro de muchas empresas. Sin embargo, con más de 100 empresas en el mercado que ofrecen soluciones de gestión de gastos, puede ser difícil elegir la opción adecuada para su empresa. Esta guía le ayuda a asegurar una buena adecuación entre las necesidades de su empresa y la herramienta de TEM que seleccione.

Con más de 1,3 billones de dólares gastados el año pasado en viajes de empresa en todo el mundo (GBTA, 2018), la gestión de los gastos de viaje es cada vez más importante para la mayoría de las empresas.

 

Las corporaciones intentan de forma activa controlar sus presupuestos de viajes y gastos (T&E), y las herramientas de gestión de gastos van en aumento. Esto no debe ser una sorpresa, ya que la presentación, el control y el análisis de los datos de los informes de gastos es una tarea laboriosa y tediosa para los empleados, así como para los departamentos financieros, que sin embargo puede automatizarse fácilmente mediante herramientas de TEM, como Rydoo Expense.

Según Gartner (2017), el 54 % de las empresas ya han automatizado (parcialmente) sus procesos de control de gastos, mientras que PayStream Advisors (2017) estima que esta cifra ya asciende al 63 %. Este número no hará más que seguir creciendo, lo que convertirá al mercado de las aplicaciones TEM en un ámbito de crecimiento de dos dígitos, con un valor aproximado de 1000 millones de dólares.

Gartner (2015) estima que hay más de 100 proveedores de software en el mercado que ofrecen una solución de TEM, así que, ¿cómo elegir la que mejor se adapte a su negocio? Dedicar tiempo y esfuerzo a elegir la aplicación de TEM adecuada para su negocio le ahorrará muchos dolores de cabeza, frustraciones, tiempo y dinero.

 

La herramienta de gestión de gastos de viaje adecuada hará que todo el proceso:

  1. Sea sencillo y fácil de usar para sus empleados que viajan.
  2. Genere informes relevantes para que su departamento de finanzas pueda realizar un seguimiento y control de los gastos.
  3. Se integre perfectamente con el ERP o el software de contabilidad que ya utiliza.
  4. tenga un elevado retorno de la inversión (ROI) que reducirá el tiempo que necesitan sus empleados para realizar tareas innecesarias.

Sin embargo, una mala adecuación entre una herramienta de TEM y las necesidades de su empresa puede provocar un índice de uso reducido por parte de sus empleados, frustración, datos de baja calidad, informes de gastos inútiles e intervenciones manuales que requieran mucho tiempo para mantenerlo todo en funcionamiento.

Para facilitar la elección de la herramienta adecuada, hemos recopilado una lista de cosas a tener en cuenta al examinar las opciones de la aplicación de gestión de gastos. Los siguientes 13 criterios son fundamentales a la hora de evaluar las diferentes herramientas disponibles.

1.   Facilidad de uso:

Una herramienta de TEM únicamente es útil cuando sus empleados la utilizan de verdad. La facilidad de uso es un factor clave a la hora de decidir qué solución de gestión de viajes adoptar, ya que lo último que quiere es frustrar a sus empleados con una aplicación que funciona mal o es difícil de usar. Las soluciones de gestión de viajes con altos índices de satisfacción y adopción contribuirán a un entorno de trabajo más satisfactorio para sus empleados que viajan y darán como resultado mejores informes de gastos y datos de viajes y gastos de mayor calidad.

 

 

2.    OCR:

La mayoría de los proveedores de herramientas de TEM en la actualidad permiten a los usuarios hacer una foto del recibo y subirlo al sistema. Esto supone una gran mejora en comparación con recopilar todos los recibos físicos y rellenar manualmente los informes de gastos. Sin embargo, no todos los proveedores ofrecen la misma operatividad con lo que sucede con las imágenes. Algunos proveedores aún siguen exigiendo a los usuarios que rellenen manualmente las líneas de gastos, mientras que otras herramientas más sofisticadas "leen" la imagen y rellenan automáticamente el informe de gastos. Estas herramientas más sofisticadas generalmente utilizan el escaneo por reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir ("leer") la imagen en datos.

 

 

3.     Informes de cumplimiento de la industria:

Las industrias reguladas precisan de herramientas adicionales para garantizar el cumplimiento de las leyes locales. Mientras que algunas herramientas de TEM son muy específicas y se han desarrollado para hacer frente a las particularidades de determinados sectores, la mayoría son comunes a todos los sectores. Para poder prestar un mejor servicio a estos sectores, algunos de los sistemas de gestión de gastos independientes del sector han añadido funciones y sistemas de información específicos para determinados sectores, como los servicios financieros, la sanidad, la educación y los gobiernos. Asegúrese de comprobar si este es el caso de su sector.

 

 

4. Localización:

Existe un gran grado de diferenciación entre las diferentes soluciones de TEM en lo que se refiere a la "localización".Cada país tiene diferentes regulaciones y leyes en lo que se refiere a informes de impuestos, requisitos de recibos digitales, tasas de kilometraje, dietas, etc. Entender hasta qué punto la herramienta de TEM que se está planteando utilizar está adaptada a su mercado local le evitará muchos dolores de cabeza en el futuro.

Esto es especialmente importante si su empresa es multinacional y desea implementar una herramienta de TEM en toda la empresa. Si bien algunas herramientas de TEM se limitan a traducir su aplicación al idioma local, otras se esfuerzan al máximo, al tener en cuenta las leyes locales. ¿Quiere evitar el uso de papel? Entonces es especialmente importante verificar si su proveedor ha obtenido los certificados o resoluciones necesarios para hacerlo en todos los países en los que opera.

 

 

5.      Integración con ERP:

Su solución de TEM perfecta debe integrarse perfectamente y sin esfuerzo con su parte administrativa. Muchas, si no todas, las herramientas TEM de SaaS ofrecen integraciones con paquetes de software y sistemas de contabilidad y administración. Sin embargo, no todas ellas se integrarán con la misma intensidad o facilidad. Elegir un TEM que se integre fácilmente con sus sistemas actuales y automatice los flujos de trabajo es, por lo tanto, imprescindible.

 

 

6.   En cualquier lugar, en cualquier momento:

Aunque la mayoría de las herramientas SaaS –si no todas– están disponibles en diferentes dispositivos, incluidos los móviles, a menudo no es el caso de los sistemas de gestión de gastos locales. Sin embargo, el viajero de ocio actual está acostumbrado a las aplicaciones para consumidores de móviles, y ya no aceptará sistemas poco prácticos y poco adaptados a los móviles. Los viajes de negocios no tienen otra opción que seguir la tendencia de consumo y adaptarse al estilo de vida de sus empleados. Tener una aplicación de TEM para móvil es por tanto crucial para los índices de satisfacción y adopción de sus empleados, y les permitirá ahorrar tiempo mientras están de viaje.

7.   Precios y ROI:

Las estrategias de precios varían considerablemente entre las diferentes herramientas de TEM. Los paquetes de software locales suelen ser más caros, ya que se pagan por adelantado todos los detalles del producto, incluso si no se utilizan. Las soluciones de SaaS sin duda dominan el mercado actual, ya que son más económicas y se adaptan mejor a las necesidades de su organización. Con la mayoría de las soluciones de SaaS, paga por lo que utiliza. Su modelo de precios suele basarse en el número de transacciones o el número de usuarios. Se prefiere la fijación de precios por usuarios, ya que el pago por informe de gastos puede estimular el comportamiento incorrecto, pues los empleados presentan sus gastos por partidas al final del mes en lugar de en tiempo real. Asegúrese de comprobar si tendrá que pagar por todos los usuarios o solo por los usuarios activos, y si existen complementos de precio para las características adicionales, el uso intensivo, los costes de implementación, etc. Las políticas de cancelación también difieren considerablemente, ya que las soluciones de SaaS en general son más flexibles que los paquetes locales.

 

 

El rendimiento de la inversión de las diferentes herramientas está relacionado con los precios. Como las diferentes aplicaciones de TEM tienen diferentes niveles de automatización, el número de horas de mano de obra que se ahorran variará. Por lo tanto, una herramienta de TEM más barata no necesariamente proporciona un mayor rendimiento de la inversión.

 

8.   Funcionalidad:

Las características que ofrece cada herramienta de TEM son muy diferentes. Mientras que algunas aplicaciones ofrecen conversiones de moneda, modo sin conexión, seguimiento de kilometraje mediante Google Maps o incluso importan automáticamente su viaje en Uber o Lyft en su informe de gastos, otras únicamente ofrecen las funciones básicas. Cuantas más funciones tenga su herramienta de TEM que sus empleados usen en la práctica, más tiempo ahorrarán.

 

Otro elemento diferenciador es la flexibilidad de los ajustes de las herramientas. No todos los sistemas de gestión de gastos de viaje le permiten personalizar su aplicación para su empresa y sus necesidades. Además, si bien algunas soluciones le permiten configurar todo usted mismo, otras precisan de un proceso de configuración largo y difícil para el que puede incluso tener que contratar a consultores. Sin embargo, las configuraciones personalizadas son importantes, ya que harán que su herramienta de gestión de gastos de viaje sea más intuitiva y fácil de usar, lo que a su vez redundará en tasas de adopción más elevadas, mejores informes de gastos, datos de mayor calidad y un mayor ahorro de costes.

 

 

9.   Informes:

Las herramientas de TEM pueden ser muy útiles para ayudarle a sacar a la luz muchas cosas sobre los gastos de su empresa. Como las aplicaciones de gastos digitalizan todo el proceso de gestión de los gastos, convertir esos datos en conocimiento no es demasiado complicado. Las buenas soluciones de TEM le proporcionan un panel de control fácil de usar y le ayudan a generar informes y conjuntos de datos de gran utilidad. Esto posiblemente le ayudará a ahorrar dinero o a mejorar la satisfacción de los empleados. Por ejemplo, la información sobre la frecuencia con la que sus empleados utilizan ciertas cadenas de hoteles o restaurantes podría ayudarle a negociar una tasa de descuento con dichas cadenas. O los datos sobre los patrones de gastos de los empleados podrían ayudarle a controlar y pronosticar mejor los presupuestos.

 

 

10. Experiencia:

Mientras que algunos paquetes de TEM se centran en un nicho de mercado, otros son más generales y adaptan su producto a muchos mercados y empresas diferentes. Al elegir un proveedor de herramientas de TEM que tenga clientes similares a los suyos en cuanto al tamaño de la empresa y al sector, puede estar seguro de que tendrán experiencia con sus necesidades y podrán proporcionarle un producto eficaz y bien adaptado.

11.   Servicio:

Una buena herramienta de TEM debe ser fácil de usar para sus empleados, por lo que probablemente no necesitarán mucho apoyo. Sin embargo, elegir un proveedor de TEM que le ofrezca un buen servicio postventa puede ahorrarle mucho esfuerzo y tiempo en caso de que ocurra un problema. Busque empresas que tengan una línea directa o una función de chatbot en su idioma disponible y a su medida.

 

 

12.   Actualizaciones y mantenimiento:

La principal ventaja de utilizar una herramienta de SaaS radica en las constantes actualizaciones y labores de mantenimiento que realizan estas empresas en sus productos. Siempre tendrá un software innovador y actualizado con el que trabajar, adaptado a los entornos y tendencias del mercado cambiantes, sin que tenga que actualizar el sistema usted mismo. El software local en general implica tediosas y lentas actualizaciones y labores de mantenimiento manuales, tiempo que a la mayor parte de los departamentos de TI les gustaría dedicar a otra cosa. Sin embargo, algunas herramientas de TEM de SaaS actualizan sus sistemas y ofrecen innovaciones más rápido que otras, así que asegúrese de solicitar una hoja de ruta de futuras innovaciones y la frecuencia de actualización. Los proveedores más pequeños, con una huella geográfica más reducida, podrían tener dificultades para invertir a los niveles necesarios para desarrollar una solución con un mayor atractivo para el mercado.

 

 

13.  Seguridad y privacidad:

Asegúrese de que la organización que se ocupará de sus datos se toma en serio la protección de los mismos. La UE ha fijado la pauta con su Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El respeto de estas normas de protección de datos es un mínimo absoluto. Además, el estándar de oro actual para el almacenamiento de datos en la nube es el uso de proveedores de alojamiento certificados con ISO 27001, mientras que el cifrado de datos en tránsito y en reposo y la protección contra ataques DDOS y virus son imprescindibles para garantizar la seguridad de sus datos y que siempre pueda acceder a ellos. Muchas empresas de SaaS también ofrecen soluciones para empresas con determinadas consideraciones de seguridad.

Conclusión

Elegir la herramienta de gestión de gastos de viaje adecuada para su empresa es importante, ya que aumentará la satisfacción de sus empleados que viajen, le ahorrará costes al reducir el tiempo invertido en rellenar y controlar los informes de gastos y le proporcionará más información sobre el presupuesto invertido en viajes en su empresa.

 

Elegir la herramienta de TEM adecuada puede parecer una tarea desalentadora, ya que hay muchas opciones disponibles. Sin embargo, al reducir las opciones según nuestra lista, tendrá su herramienta de TEM perfecta en funcionamiento en un abrir y cerrar de ojos. El principal elemento diferenciador de las soluciones disponibles reside en el nivel de adaptación a países y sectores específicos, el grado de automatización de todo el proceso de presentación de gastos, las integraciones ofrecidas con su parte administrativa, la generación de informes y el análisis de datos.

 

No se sienta obligado a comprar una solución de TEM que le ofrezca su actual proveedor de software de oficina. Aunque estas soluciones tienen la ventaja de garantizar un encaje perfecto con su parte administrativa, es posible que no ofrezcan las características que busca o que tengan un precio mucho más alto. Muchas de las soluciones especializadas de TEM de SaaS se integran a la perfección con su parte administrativa, al mismo tiempo que ofrece una interfaz más fácil de usar, una aplicación para móviles que les encantará a sus empleados, unas excelentes características y una mejor automatización de los flujos de trabajo. Rydoo, por ejemplo, les gusta a más de 500 000 profesionales en más de 60 países. A los empleados les gusta Rydoo porque es extremadamente fácil de usar, les permite ahorrar mucho tiempo y hace que viajar por negocios vuelva a ser divertido. A los departamentos de finanzas y contabilidad les encanta la perfecta integración con sus sistemas de ERP como SAP y Microsoft Dynamics, mientras que los departamentos de TI pueden relajarse y dejar que Rydoo haga todo el trabajo.

 

Los sitios de reseñas pueden ayudarle a evaluar lo que piensan otros usuarios sobre las aplicaciones. Sin embargo, tenga en cuenta que las soluciones de TEM que ofrecen versiones gratuitas o libres tienden a generar una cantidad desproporcionada de reseñas, en comparación con las versiones de pago, debido a la gran cantidad de usuarios gratuitos. Por otro lado, normalmente tendrán dificultades a la hora de ofrecer asistencia, por lo que es probable que muchas críticas negativas se centren en este tema. Los sitios de reseñas que utilizan perfiles sociales como LinkedIn y Twitter son mucho más fiables que los que se basan en reseñas anónimas. Leer casos de estudio y analizar a los clientes de referencia actuales también le ayudará a comprobar la eficacia de la solución.

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