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6 técnicas probadas para ahorrar costes en PyMES

La gestión financiera efectiva (especialmente el recortar en costes innecesarios) es un aspecto realmente importante para llevar un negocio exitoso.

Aunque algunos gastos son, bastante obviamente, poco económicos, a menudo hay muchos huecos financieros ocultos, partes de tu empresa que parecen inocentes en el exterior, pero que realmente están generando miles de euros en costes innecesarios.

Los siguientes consejos pueden ayudarte a evaluar las finanzas de tu empresa  y finalmente ahorrar costes a tu PyME.

1. ¡Ecologízate!

Ecologizarse debería ser la prioridad número uno en la lista de todas las empresas.

Realmente se trata de una situación en la que todos salen ganando, y su cartera se lo agradecerá.

Lo primero y más importante, recorta en cualquier empleo innecesario de dispositivos eléctricos -apaga todas las luces y aparatos electrónicos por la noche (especialmente monitores de ordenador), no malgastes agua ni calefacción, y no utilices cantidades excesivas de papel (de hecho piensa en no emplear papel, ¡ahorrarás dinero además de ayudar al medio ambiente!)

En cuanto al empleo de electricidad, la luz es indudablemente el factor más grande; de hecho, para la mayoría de las empresas, los sistemas de alumbrado pueden ser responsables del 50% de su utilización total de energía.

Cambiarse a un sistema de iluminación energético fluorescente eficaz puede ejercer un gran impacto en su gasto de energía; no solamente puede disminuir la cantidad de electricidad necesaria para alumbrar en hasta un 80%, sino reducir drásticamente la cantidad de gastos de mantenimiento que requiere el sistema eléctrico.

2. Externaliza trabajos de baja capacitación

Todas las empresas tienen una serie de tareas de baja capacitación despriorizadas que, aunque tediosas, son absolutamente vitales -mantienen el negocio vivo y respirando.

Estas son tareas que muchos empresarios llevan a cabo ellos mismos durante las fases iniciales del negocio -tareas como entrada de datos, servicio al cliente, y procesamiento de nóminas.

En lugar de contratar a un empleado a tiempo completo para que se ocupe de estos trabajos, contrata a un proveedor independiente.

Esto significa que el proveedor solamente trabajará mientras sea necesario realizar las tareas; por ejemplo, si sólo se necesitan 20 horas de entrada de datos a la semana, únicamente pagarás al proveedor 20 horas de trabajo (mientras que a un empleado a tiempo completo le pagarías por 40 horas de trabajo).

No solamente eso, sino que además los proveedores independientes (especialmente si provienen del extranjero) suelen alegrarse de trabajar por una tarifa inferior por hora que los empleados internos.

Hay muchos lugares en los que poder encontrar autónomos. Echa un vistazo a FreelancerElance UpWork para encontrar a gente cualificada que pueda ayudarte en esas aburridas tareas.

3. Compara todo (¡todo, literalmente!)

Afortunadamente, vivimos en un tiempo en que hay toneladas de servicios de comparación online para prácticamente cualquier campo en el que puedas pensar... ¡así que úsalos!

Asegúrate de que tu proveedor de servicios de internet es el mejor para ti y tu empresa, tanto a nivel financiero como funcional.

Lo mismo ocurre con cualquier servicio que utilice tu empresa regularmente.

Si tienes proveedor/es, manténgase siempre alerta; de vez en cuando podrá surgir algo mejor o más barato, así que no tengas miedo de cambiar, y por supuesto no tengas miedo de informar a tu proveedor de que has encontrado algo más barato...

¡lo más probable es que baje sus precios para mantenerte como cliente!

4. Cambia a servidores en la nube

Los días en que todas las empresas tenían que tener una sala de servidor para funcionar han quedado atrás.

Con la irrupción de los servidores en la nube puedes ahorrar dinero de diversas formas.

En primer lugar, no necesitas preocuparte en absoluto por el mantenimiento del servidor; no habrá más histerismos en la empresa causados por un sobrecalentamiento.

Adicionalmente, esto significa que no necesitas contratar a un empleado cuyo único trabajo sea mantener los servidores en funcionamiento.

En segundo lugar, puedes ahorrar bastante en recursos.

La mayoría de los servicios en la nube crecen al mismo ritmo que su demanda, lo cual significa que te proporcionan únicamente el espacio de servidor que necesitas (en consecuencia, solamente pagas por el espacio necesario).

Si tus requisitos de servidor aumentan (o disminuyen) de golpe, el proveedor del servidor se adapta a tu demanda, lo que significa que no se pierde ningún espacio (ni dinero) de servidor.

5. No reemplaces a empleados inmediatamente

Si un empleado deja su empresa por cualquier razón, espera unas semanas antes de buscar un reemplazo.

Es posible (dependiendo del papel del ex-empleado, por supuesto), que los demás trabajadores de la empresa se pongan manos a la obra para rellenar el hueco dejado por el anterior.

Si es necesario, ofrece un aumento de sueldo a unos cuantos empleados a cambio de que ocupen el puesto vacante.

Aunque proporciones a un par de empleados un pequeño aumento de sueldo, seguirás gastando mucho menos dinero que si metes en nómina a una persona completamente nueva.

6. No tengas miedo de negociar

Hay unas cuantas destrezas importantes a nivel universal, como la capacidad de negociar eficazmente.

El hecho es que existe un riesgo mínimo en la negociación: ¿cuáles son las opciones de que un cliente potencial te cuelgue el teléfono porque hayas tenido las agallas de pedir un precio más bajo?

Al tratar con un cliente y discutir sobre un precio, declina siempre la primera oferta; se trata de una buena jugada, y el riesgo es mínimo... siempre puedes fijar ese precio si el cliente no da su brazo a torcer.

Más allá de los tratos empresariales hay muchas otras áreas en las que la negociación puede resultar una táctica efectiva.

¿Sabías que las facturas de servicios suelen ser negociables?

Electricidad, teléfono, internet... tendemos a pensar que estos servicios tienen un precio fijo. Sin embargo, muy a menudo son negociables.

Todo lo que tienes que hacer es intentarlo; muchas veces, estas compañías preferirán que pagues un precio más bajo antes de perderte como cliente y que te vayas con la competencia.

En última instancia, la mejor estrategia es asumir que todo es negociable.

Al fin y al cabo, el riesgo es mínimo, y nunca sabes dónde podrás encontrar un precio realmente bueno.

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