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Entrevista con Bjorn Poelman: Deloitte nos ha ayudado a optimizar nuestro módulo de dietas

¿Por qué son las dietas un activo para su empresa? ¿Cómo ayuda la plataforma de Rydoo a gestionar las dietas? ¿Y en qué medida es fiable la plataforma?

En esta entrevista dedicada a la gestión de dietas, Bjorn Poelman, responsable sénior de recompensas y beneficios, impuestos y servicios de RR. HH. en Deloitte Bélgica, comparte sus conocimientos sobre estructuras y regulación de dietas en distintos países y los beneficios de usar un sistema de dietas en las empresas.

Bjorn ha ayudado a Rydoo a optimizar su módulo de dietas y se encarga de la precisión de los cálculos y la constante actualización de los distintos importes.

Bjorn, usted ha dirigido el proceso de Deloitte ofreciendo asesoramiento fiscal especializado en relación con el módulo de dietas de Rydoo. ¿Cuál fue el mayor reto que tuvo que superar?

Creo que la parte más compleja de revisar los sistemas de dietas de todos los países es que el régimen es distinto en cada lugar. Cada país tiene su propia legislación local en materia de impuestos y su propia forma de tratar las dietas a efectos de la seguridad social. En algunos países, las empresas tienen que seguir estrictas directrices legislativas. En otros, tienen más margen de actuación, lo cual tiene posibles consecuencias fiscales y puede afectar también a la seguridad social. Para este proyecto, Deloitte Bélgica se encargó de coordinar el contacto con todos los especialistas locales de Deloitte, para obtener información sobre las distintas regulaciones. Captar las distintas normas y excepciones fue probablemente el mayor reto, considerando que había que introducirlas en un marco de trabajo listo para implementar por parte del equipo de desarrollo de Rydoo. Pero ahora están disponibles en un único software, lo cual es muy cómodo.

Hemos trabajado juntos en los sistemas de dietas de Noruega, Dinamarca, Suecia, Finlandia, Gran Bretaña y Alemania, lo cuales estarán disponibles esta semana. ¿Qué países vienen a continuación?

Los próximos países son la República Checa, Polonia, Australia y Rusia. Más adelante, antes de que acabe el año, añadiremos otros países.

Las dietas consisten en un importe diario que se actualiza todos los años. ¿Cómo nos aseguramos de que los importes están siempre actualizados?

Cada país tiene un momento distinto de actualización de sus dietas. En colaboración con Rydoo, estamos creando un cronograma para estar siempre actualizados en todos los países, ahora y en el futuro. Estamos cooperando con los especialistas locales de Deloitte en otros países para asegurarnos de que los importes diarios se actualizan con regularidad.

¿Por qué son las dietas un activo tan importante para las empresas en general y Deloitte en particular?

Una dieta se supone que incluye los gastos adicionales en los que se incurre cuando se pasa un tiempo en el extranjero por trabajo. La dieta es una suma global y se puede ofrecer libre de impuestos (dependiendo del tipo de tarea) en algunos países en los que la administración pública (por ejemplo Bélgica y EE. UU.) publica importes de dietas para ciudades y países. Las empresas belgas y norteamericanas consultan esos límites para adaptar sus políticas de dietas a los mismos. También observamos que algunas empresas fijan sus propios límites para las dietas en su política global de viajes si, por ejemplo, la práctica demuestra que hay muchos viajes de negocios en una región determinada.

Las empresas trabajan con dietas por distintos motivos. En primer lugar, usar dietas implica menos administración y procesamiento, porque, como empresa, no hay que reembolsar todos los gastos por separado. Y en segundo lugar, las dietas son gastos estandarizados, de forma que tanto la empresa como el empleado tienen claro cuál es el nivel normal de gastos en un día. Así, ninguna de las partes tiene dudas sobre la cantidad que un empleado está autorizado a gastar.

Y por último, ¿por qué es un activo para ti personalmente el módulo de dietas de Rydoo?

Me gusta el hecho de que la plataforma permite al usuario saber fácilmente cuál es la asignación diaria a la que tiene derecho. Por ejemplo, en algunos países utilizan cantidades prorrateadas si la empresa paga determinados gastos directamente. Para un empleado, tener que consultar personalmente todos esos regímenes para solicitar un reembolso con formularios de gastos es un proceso bastante engorroso. Es mucho más fácil indicar dónde has estado, qué gastos has tenido (desayuno, almuerzo, etc.) y dejar que el sistema calcule el importe de forma automática. Mientras están viajando, para los empleados es especialmente cómodo poder usar la plataforma en su teléfono y tener siempre actualizado el importe de su dieta.

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