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App escáner de recibos - la mejor forma de digitalizar recibos

No hay nada como una caja de zapatos repleta de recibos para tener la sensación de que la gestión de gastos es infinita. A medida que se van apilando los recibos empiezas a temer la tarde de domingo en la que inevitablemente tendrás que pasar introduciendo números manualmente en un documento Excel.

Afortunadamente hay una solución rápida, fácil y elegante: un escáner de recibos automático.

¿Qué es el escáner de recibos?

Probablemente hayas utilizado un escáner de documentos en algún momento de tu vida: simplemente se coloca un papel sobre la superficie del aparato, se pulsa un botón y el escáner guarda una imagen del documento en un disco duro.

El escáner de recibos se diferencia de un escáner convencional de documentos en un aspecto fundamental: no guarda simplemente una imagen del recibo, sino que utiliza un programa de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para procesar la imagen leyendo los datos que aparecen en el recibo y reconociendo las letras y números de forma inteligente.

Presentación de la app de escáner de recibos de Rydoo

En Rydoo sabemos lo tedioso que puede resultar clasificar recibos y hacer una nota de gastos, y es por ello que hemos convertido en nuestra misión hacer que la gestión y proceso de informar sobre gastos resulte lo más fácil y cómodo posible.

La app de Rydoo, como se ha dicho, en esencia funciona como un escáner de recibos automático. Procesa la imagen utilizando algoritmos OCR para producir un recibo digital que contiene toda la información financiera necesaria, además de un gran número de útiles metadatos.

Una vez que tus recibos quedan almacenados en un formato digital (y legalmente válido), la app de Rydoo te proporciona una tonelada de funciones muy útiles.

Puedes generar informes de gastos en unos pocos clics, exportar tus gastos al programa de contabilidad que escojas, y combinarlos con extractos bancarios y de tarjeta.

Beneficios del escaneo de recibos automático

La tecnología de escaneo de recibos automático proporciona innumerables beneficios que hacen que tu vida resulte mucho más fácil.

Ahorra mucho tiempo

Lo primero y más importante: el beneficio más obvio de un escáner de recibos es el potencial para ahorrar tiempo. Montones y montones de tiempo.
Piensa en lo que tardas en pasar la información útil de un recibo a una hoja de Excel.

Compáralo con lo que tardas en sacarle una foto al recibo.

Lo que te habría llevado horas y horas si tuvieras que examinar una caja de recibos, ahora sólo te llevará minutos. Lo único que necesitas es sacar una foto al recibo con tu smartphone, y el programa de OCR de Rydoo hará el resto.

Ahorra espacio y reduce el papel

Un enorme beneficio de almacenar tu información financiera digitalmente es que no se necesita guardar papel. Puedes hacer que tu lugar de trabajo se vea más limpio y menos desordenado, con lo que mejorará el entorno y te permitirá no tener que llenar armarios y cajones.

Los datos financieros pueden procesarse inmediatamente

Normalmente cogerías tus recibos y los almacenarías en un lugar, programando un día para ocuparte de ellos. Con el escaneo automático de recibos puedes sacar una foto de cada uno a medida que los vas recibiendo, con lo que no tienes que preocuparte de la acumulación de recibos y facturas.

Así no tendrás que encargarte de una gran montaña incontrolable de recibos.

Seguridad aumentada

En general, almacenar documentos importantes en una plataforma de nube digital es mucho más seguro que guardar copias en papel de esos documentos.

La mayoría de los servidores en la nube son extremadamente seguros, ya que implican métodos y protocolos de encriptado complejos y sistemas de copias de seguridad confiables que te protegen ante la pérdida de datos.

Además, el almacenamiento digital implica seguridad incrementada. Cuando los documentos se guardan en mesas o armarios cualquiera puede cogerlos y leerlos.

El almacenamiento digital significa que solo pueden acceder a los documentos personas con autorización específica.

Almacenamiento a largo plazo

En Rydoo conservamos tus recibos durante 10 años. Dado que las leyes de auditoría de Hacienda exigen que los recibos se guarden durante siete años, este es tiempo más que suficiente.

Si tu recibo se almacena digitalmente permanecerá intacto hasta que tenga diez años de antigüedad. Los recibos físicos, por otra parte, tienden a envejecer y degradarse, lo cual puede reducir significativamente su claridad y legibilidad y, potencialmente, causar problemas.

No vuelvas a perder recibos

A menos que dispongas de un sistema de archivo meticuloso, es muy probable que de vez en cuando hayas perdido algún recibo. Al almacenar la información digitalmente, eso se reduce de manera significativa (especialmente al utilizar el almacenamiento en la nube).

Los recibos digitales son documentos legales reconocidos judicialmente

Los recibos digitales son perfectamente válidos como documentos legales. Rydoo está certificada por la AEAT, lo que significa que el proceso de presentar reembolsos de impuestos y amortizaciones de gastos empresariales se hace mucho más fácil.

Exactitud

El hecho de pasar horas introduciendo datos puede afectar a tu exactitud. No hace falta decir que esto no es un problema si usas el escáner de recibos de Rydoo, ya que se procesan todos los recibos con una exactitud del 100%.

Conversión de divisa automática

Todos vamos de compras cuando viajamos. Desafortunadamente, esto significa que terminas con montones de recibos, todos en diferentes divisas.

La app de Rydoo tiene la capacidad de convertir automáticamente entre la mayoría de las principales divisas del mundo utilizando tasas de conversión actualizadas.

Exportación de gastos a software contable

Una vez que los recibos y gastos se almacenan digitalmente, pueden exportarse a tu software contable favorito. Rydoo soporta la integración con la mayoría de las herramientas principales de contabilidad y control de gastos.

Combinación de recibos y transacciones

Despídete de combinar cada recibo con una transacción en tu extracto bancario. Puedes conectar directamente la cuenta de Rydoo a tu cuenta bancaria para combinar transacciones con recibos (o simplemente saca una foto del extracto, la app hará el resto).

Acceso (e introducción) de datos en cualquier lugar y momento

No importa dónde estés o qué hora sea: podrás acceder a todos tus datos financieros desde cualquier dispositivo si tienes conexión a internet.

Esto significa que si viajas mucho no necesitas guardar todos los recibos y hacerles sitio en las maletas; simplemente escanéalos a medida que los recibes.

Comparte datos fácilmente (y de forma segura)

Despídete de enviar recibos por correo. Al digitalizar tu información de recibos resulta muy fácil compartir datos con clientes, empleados y asociados empresariales de forma segura.

Informes de gastos automatizados

Con toda la información de recibos almacenada digitalmente, generar un informe de gastos digital, exacto y completo está solo a unos clics de distancia.

Encuentra recibos fácilmente buscándolos

Imagínate tener que bucear en cajas repletas de recibos para encontrar un determinado gasto de hace varios años... no solamente llevaría muchísimo tiempo, sino que hay muchas posibilidades de que ni siquiera lo encuentras.

El almacenamiento digital significa facilidad de acceso. Las herramientas de búsqueda te permiten buscar recibos por categoría, año, precio o cualquier serie de metadatos que hayas adjuntado al recibo.

Añadir metadatos a recibos

Añadir metadatos a recibos (categorías, información de ubicación, si es un gasto empresarial o personal, etc.) es una forma estupenda de organizar los recibos, además de que hacerlos más fáciles de encontrar cuando se necesiten.

Si necesitas revisar todos los gastos en que hayas incurrido durante aquel viaje de dos semanas a Ibiza, simplemente busca la categoría adecuada: toda la información está exactamente donde la necesitas.

Cómo se amortiza la app de Rydoo (¡y más!)

De modo que hemos dejado claro que la app de Rydoo, al escanear recibos y digitalizar sus datos de gastos automáticamente, tiene potencial para agilizar muchas tareas financieras tediosas de por sí.

Pues bien, Rydoo puede hacer mucho más aparte de disminuir el follón y ahorrarte tiempo: ¡también puede ahorrarte una cantidad significativa de dinero!

Así funciona:

Controlar gastos empresariales y de viaje

El almacenamiento digital de recibos significa que tus registros de gastos estarán mucho más organizados de manera más clara, eficaz y fácil.

Disponer de un sistema bien organizado de informe de gastos significa que serás capaz de adquirir muchos más reembolsos y devoluciones, especialmente en lo relativo a gastos de viaje.

Rydoo sabe lo que se necesita exactamente para que un informe de gastos se adapte a las leyes tributarias (por ejemplo, si estás tratando de obtener el reembolso del IVA en gastos de viaje, Rydoo se asegurará de que tus posibilidades se maximicen generando informes de gastos suficientemente detallados).

No hay necesidad de contratar a un contable

Tradicionalmente las empresas contratarían a un contable para que se encargara de todos los recibos, recopilara toda la información para crear un informe de gastos completo y enviara esa información al resto de la empresa, asegurándose de que todos son conscientes del estado actual de gastos.

Dado que Rydoo automatiza una gran parte del proceso verás que no es necesario contratar a un empleado que se dedique únicamente al control de gastos. Inevitablemente esto significa que ahorras mucho dinero, o liberas tiempo a un empleado para que pueda trabajar en asuntos cruciales para tu empresa.

Controlar fácilmente el presupuesto significa menos errores

Si todos los empleados pueden acceder rápida y fácilmente a la información financiera de tu empresa desde cualquier dispositivo, también pueden controlar el presupuesto con mucha más facilidad. Si todos están al día en cuanto al estado actual del presupuesto resulta mucho menos probable que alguien realice gastos innecesarios.

Y no solamente eso, sino que los objetivos financieros son mucho más fáciles de controlar, y como todos sabemos, esa es la clave del éxito.

Cómo utilizar la app escáner de recibos de Rydoo

Nuestra app de escaneo de recibos fue diseñada para ser extremadamente fácil de usar. Para digitalizar un recibo, simplemente:

  1. Saca una foto del recibo
  2. Carga la foto a Rydoo, donde el programa de OCR escaneará la imagen y reconocerá los números y letras.
  3. Añade los detalles o metadatos que necesites. Las categorías amplias relativas al tipo de gasto, además de los datos empresariales (para qué fue concretamente ese proyecto determinado) pueden resultar muy útiles a la hora de generar los informes de gastos, además de la planificación financiera, que te permite ver exactamente a dónde va el dinero.
  4. Envía el recibo digital a tu software contable o utilízalo para generar un informe de gastos.

Lo más importante: utiliza un escáner de recibos para digitalizar tus recibos, ahorra tiempo y dinero y cosecha beneficios

La comodidad suele costar un precio; normalmente, cuanto más cómoda haga algo tu vida, más caro será. Rydoo, sin embargo, además de hacer tu vida (mucho) más fácil, tiene el potencial de ahorrarte mucho tiempo y dinero, a la vez que te proporciona un montón de beneficios:
• Reduce el desorden y la necesidad de almacenaje físico
• Ahorra mucho tiempo procesando tus recibos de forma instantánea y automática
• Maximiza tus posibilidades de reembolso de impuestos generando informes de gastos automáticamente
• Aumenta la seguridad de tus registros financieros
• Accede a la información financiera desde cualquier lugar del mundo
• Comparte información financiera rápida y fácilmente con terceros

Por último, convertir todos tus recibos y facturas en papel en información digital es el camino hacia el futuro, y Rydoo la herramienta que te llevará allí.

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