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¿Cómo las nuevas soluciones en gestión de gastos tienen el poder para transformar tus resultados?

La industria de gestión de gastos es relativamente nueva. Sin embargo, está creciendo de forma significativa gracias a que un gran número de empresas están abandonando sus sistemas actuales ya heredados y los están sustituyendo por opciones actualizadas en materia de control de gastos.

Para muchos, la gestión de gastos es una tarea complicada y nos da más de un dolor de cabeza, tanto como la revisión anual de las cuentas o los impuestos. Sin embargo, lo que menos se tiene en cuenta y que es muy significativo, es el coste oculto que conlleva mantener esos antiguos sistemas. Conforme aumenta el número de empleados, también lo hace el coste de subir, procesar e informar todo lo que conllevan estos gastos. Si le añadimos además el coste que supone cualquier error y los métodos manuales asociados al proceso, ¿nos queda suficientemente claro que esta dinámica está abocada a desaparecer?

La nueva ola de soluciones Sofware-as-a-Service (Saas) ofrecidas por negocios como Rydoo, demuestran tener el suficiente potencial para transformar la forma en la que se llevan actualmente las finanzas dentro de las empresas. La digitalización del recibo es solo un pequeño gesto inicial, pero la clave está en el verdadero poder que detrás de ello se esconde.

Para aquellos que se dedican a las finanzas, la posibilidad de acceder en tiempo real a la información de gastos, frente a las escasas revisiones trimestrales que se hacían antiguamente, hacen que aumente considerablemente la visibilidad de las cuentas de la compañía. Además, examinar la información a este nivel también ayuda a obtener un conocimiento más amplio del perfil de gastos de los empleados en la misma.

En definitiva, estamos más que convencidos de las posibilidades que ofrecen estas nuevas soluciones de gestión de gastos para ahorrar el tiempo que invertíamos en los sistemas tradicionales. Pero, ¿cómo conseguiremos que estos cambios se realicen a corto plazo? ¿Cómo nos ayudarán a transformar los resultados?

El futuro


Los argumentos para adoptar estas soluciones modernas de gestión de gastos son convincentes. La primera ventaja significativa es el tiempo que se ahorra a todos los niveles, sobretodo para aquellos que hasta el momento han estado realizando este proceso. Otros beneficios adicionales son la mayor visibilidad, y la perfecta integración con aplicaciones de terceros.

Sin embargo, lo más importante es el potencial que estas soluciones tienen para cambiar la actitud de los empleados, y que supone para las grandes empresas una verdadera oportunidad para aumentar el valor del objetivo final. Así pues, ¿cuáles son esos cambios?

1. Actividad “Cero Problemas”


Muchos empleados actúan racionalmente cuando tienen que controlar sus gastos. Lo dejan para el último minuto, ya sea a finales de mes, trimestre o año, lo que ocasiona que la presión del equipo financiero se acentúe, aunque a menudo quede oculta para los empleados a los que sirven. Esto no tendría por qué pasar.

Aplicaciones como Rydoo son fáciles de usar, y eliminan por completo la necesidad de acumular los gastos, ya que los procesa en tiempo real. El proceso de actualización de gastos es fácil y tan solo lleva unos segundos (simplemente haciendo una fotografía al recibo con el móvil). Esto te evita acumular recibos hasta el final, por lo que olvídate de los días en los que apilabas una montaña de recibos.

¿Necesitas romper con los viejos hábitos?

¿Porqué no premias a aquellos que actualizan sus gastos en tiempo real? Introduce en el proceso un elemento competitivo, una recompensa que les haga querer hacerlo y ganar. Para la mayoría, no obstante, el ahorro que supone esta gestión de los gastos usando la aplicación es más que suficiente.

2. Incentiva un buen comportamiento


La mayoría de las políticas de gastos imponen límites a las cantidades para gastar en ciertas categorías. Si por ejemplo las noches de hotel están limitadas a 200€ / noche, el comportamiento más habitual para muchos empleados será estar en un hotel que se ajuste todo lo posible al límite.

¿Y si nos centramos en recompensar a aquellos que menos se han acercado al límite de gasto? Podrían quedar con amigos y destinar los 100 € en invitarles a cenar, en lugar de ahorrar a la compañía los 100 € de diferencia. Recompensar a los empleados por su buen comportamiento acaba afectando a la gestión de gastos de forma positiva.

Estos son las clases de cambios en el comportamiento que pueden ser incentivados cuando tienes acceso a la información mediante un panel de control de gestión de gastos

3. Mayor visibilidad de los gastos


Para muchos directores financieros el tiempo que dedicamos a la gestión de gastos podríamos estar empleándolo en otra cosa. No obstante, estas nuevas soluciones ya ofrecen, normalmente, una amplia gama de funcionalidades que proporcionan actualizaciones a tiempo real de los gastos de todas las compañías.

Dedicándole menos tiempo a la administración (o a controlar esta administración), podremos empezar a utilizar la información a tiempo real para ayudarnos a planificar el dinero en efectivo, evaluar las principales categorías de gastos con el objetivo de reducir esa cantidad o. incluso de forma individual, comprender cual es el promedio de gasto en una categoría específica y supervisar valores atípicos.


4. Software como un servicio completo

Ahora que los recibos se han digitalizado, se han abierto numerosas oportunidades. Todo este proceso podría estar externalizado, ya que después de todo no es una actividad principal, y podría estar gestionada más eficazmente a través de un proveedor especializado.

Los avances en el desarrollo de APIs han hecho que los principales proveedores de gestión de gastos ya estén integrados con los distintos proveedores de software de contabilidad, además de con los bancos. Y, el efecto principal de este nuevo ecosistema es que el coste de la externalización se ha transformado, especialmente por la destacada reducción de los procesos manuales.

Nos encontramos cerca del momento en el que un tercero es el que está a cargo de toda la gestión del proceso mientras tu conservas toda la información a través de un panel de control. Además, su capacidad para reembolsar directamente a los empleados hará posible que todas tus operaciones de gastos se reduzcan a una única factura mensual.

5. Aprovechando la potencia de los recibos digitales

A medida que avanzamos hacia una sociedad sin papeles, el impacto de estos nuevos procesos de gestión de gastos será cada vez mayor. Aquellos que continúen anclados al papel tendrán serias dificultades para mantenerse al día. En un mundo donde los hípsters pagan su café de las mañanas y después suben a un Uber donde se les cobra directamente con el Apple Watch, este nuevo método se aleja bastante de la vieja forma de gestionar los recibos en papel.

Por otro lado, la creciente integración entre varias aplicaciones hace posible que los recibos digitales, enviados a una cuenta de email, se actualicen directamente en tu gestor de gastos, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

El principal atractivo de estas soluciones modernas de gestión de gastos es que están pensadas para el mundo real. Los equipos que las han desarrollado son frecuentemente los primeros en adoptarlas, los primeros que se han adelantado a nuestro tiempo.

Just Rydoo it!


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