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Cómo mantener el control de los gastos corporativos

Desde simples comidas con clientes hasta largos viajes de empresa, probablemente realizas alguno de estos gastos mientras desempeñas tu trabajo. Sin embargo, mantener el control de los gastos empresariales no siempre resulta fácil.

Nosotros tenemos una solución para la gestión y control de los gastos corporativos deje de suponerte un dolor de cabeza.

Todo empieza por saber cómo deberías mantener el control de recibos y gastos. Di adiós a las preocupaciones sobre perder un recibo. Es importante implementar un sistema que no sólo almacene tus recibos, sino que también muestre a dónde va tu dinero.

Implementar un sistema de gestión de gastos no quiere decir que vayas a un almacén de suministros informáticos y compres una agenda de gastos corporativos. La tecnología moderna te permite controlar los gastos de tu empresa mucho más eficazmente y te ofrece incluso aún más beneficios.

Echemos un vistazo a un proceso en tres pasos que te ahorrará tiempo y dinero.

1. Digitaliza los recibos

Cada vez que pierdes un recibo o factura estás perdiendo dinero. Tu empresa no te reembolsará y tampoco podrá reclamar el IVA del gasto. La solución más fácil es sacar una foto con tu smartphone cada vez que recibas una factura para no perderla.

Hay incluso aún más beneficios - la app de digitalizacón de recibos de Rydoo no solamente almacena una copia digital de los recibos durante 10 años, sino que también extrae todos los datos relevantes del recibo o factura.

Esto significa que no tendrás que volver a escribir las cosas una y otra vez. Además puedes añadir información adicional, como el método de pago, la categoría de gastos e incluso un proyecto.

Cada vez que recibas un recibo digital, como una factura de Amazon en tu correo electrónico, por ejemplo, podrás enviar fácilmente esa factura recibo a Rydoo . Rydoo extraerá una vez más todos los datos y el recibo estará disponible en tu cuenta online.

2. Gestiona los gastos corporativos

Cada vez que capturas un recibo, se crea un gasto, disponible en la app de móvil y la app web. Tanto en la app como en la web, podrás gestionar todos los tus gastos: detallarlos e incluso enviarlos a aprobación a su líder.

 

3. Informa de tus gastos

Normalmente informar de tus gastos corporativos puede suponerte fácilmente un par de horas a la semana. Completa todos tus gastos en una hoja de Excel y después adjúntalos a la nota de gastos.

Una vez enviados, espera que todo sea aprobado, o la nota de gastos será enviada de vuelta y tendrás que empezar de nuevo.

Ahora este proceso es cosa del pasado. ¡Con Rydoo no tendrás que volver a completar una nota de gastos nunca más!

Cada vez que quieras informar de tus gastos puedes generar un informe de todos los gastos aprobados.

Los informes de reembolso o contabilidad pueden generarse fácilmente.

Utilizando los filtros inteligentes, podrás generar fácilmente un informe o nota de gastos y exportarlo a formatos digitales populares como PDF, CDV o XML, o podrás exportar los gastos directamente a software de contabilidad online conocido como FreeAgentFreshBooksQuickBooksSage, etc.

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