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Cómo mejorar la productividad en la gestión de gastos

El software de gestión de gastos hace que los gastos empresariales de tu compañía sean visibles y proporciona al Director Ejecutivo toda la información que necesita para mejorar la política de gastos de tu empresa.

Pero además de ser una herramienta que ofrece datos útiles, también ayuda a la gente a ahorrar tiempo en tareas que no son realmente productivas.

Para un empleado, el informar sobre gastos supone una gran carga administrativa.

Cada mes, un empleado pierde un par de horas de media en informar de gastos, y si hay un solo error en el informe tiene que empezar de nuevo desde cero.

Al aprobador tampoco le gusta esperar a que los empleados entreguen su informe ni comprobar uno por uno cada gasto y cada recibo.

¡En mi opinión una tarea desalentadora!

La utilización del software de gestión de gastos correcto puede ayudar a todos los implicados en el proceso de gestión de gastos, desde el empleado al Director Ejecutivo.

Informe de gastos más fácil para empleados

El proceso completo de Gestión de gastos empieza con los empleados informando de sus gastos.

La mayoría de las veces el empleado informa de sus gastos empleando una hoja de Excel.

A fin de mes empieza a buscar sus recibos y los anota. Pero de vez en cuando se pierde alguno, o se queda ilegible.

¡El tiempo que pasa el empleado informando de gastos no es gratis! Puede dedicar ese mismo tiempo a tareas productivas.

El Software de gestión de gastos puede ayudar a estos empleados, pero solamente si se adapta a sus necesidades. Y sus necesidades son bastante sencillas:

  • No más recibos perdidos
  • Ahorrar tiempo
  • Proceso de reembolso fácil
  • Detalles de gastos
  • Fácil de usar

Cuando el Software de gestión de gastos sea capaz de satisfacer los requisitos anteriores será más fácil que tus empleados realmente usen ese software.

Todos sabemos que no siempre tienen ganas de cambiar, pero si puedes demostrarles que realmente les ahorra tiempo y hace que su vida resulte más fácil, se adaptarán enseguida.

Rydoo para empleados:

¡Rydoo hace que el informar de gastos resulte más fácil que nunca para los empleados!

Tenen acceso a una app para móvil y web donde pueden fácilmente cargar una imagen de sus recibos, y Rydoo extraerá todos los datos.

Se puede añadir información adicional: proyecto, categoría, método de pago...

Con la app para móviles pueden cargar recibos a medida que los reciben, así que nos ocupamos de uno de los principales problemas: no más recibos perdidos.

Con esa misma app para móvil o web, el empleado puede enviar inmediatamente un gasto al aprobador. Ahora no tiene que esperar a fin de mes para ver si un gasto es aprobado o no.

Eso es lo que llamamos un proceso de reembolso más fácil.

Cuando el empleado visita su cuenta online obtiene una panorámica de todos sus gastos y puede filtrarlos fácilmente según proyectos, categorías, etc.

En todo momento tiene detalles de sus gastos.

¿Y es fácil de usar? ¡Por supuesto! Hemos diseñado la IU de Rydoo centrándonos en la simplicidad; a sus empleados les encantará.

Aprobación de gastos más fácil

El siguiente paso en el proceso de gestión de gastos es obtener la aprobación de los gastos.

En muchas empresas hay varios aprobadores (por sucursal, por departamento...) responsables de revisar todos los gastos del empleado.

Esto significa perseguir a los empleados para asegurarse de que entregan los informes a tiempo.

Y cuando están entregados, tienen que comprobar cada gasto, combinarlo con el recibo y verificarlo según las normas establecidas por el Director Ejecutivo.

Un ejemplo de norma puede ser que el departamento X no puede informar de gastos realizados durante el fin de semana.

Ya hemos visto cómo ayuda a los empleados el software de gestión de gastos, pero también puede ayudar a los aprobadores en el proceso de gestión de gastos:

  • Evita comportamiento no profesional (comprobar manualmente gastos y recibos)
  • Informe automático de gastos de empleados
  • Flujo de aprobación automático
  • Reduce el fraude en gastos
  • Ahorra tiempo

En lugar de perder tiempo en comprobar manualmente gastos y recibos, la tarea de controlar debería ser para reducir errores y fraude en gastos, y estamos seguros de que el software de gestión de gastos puede ayudar al aprobador a hacerlo.

 Rydoo para aprobadores

¡Los días de perseguir a empleados para que envíen sus informes de gastos son cosa del pasado! Los empleados envían sus gastos para aprobación cada vez que mandan un gasto.

Así los aprobadores no tienen que esperar a que termine la semana o el mes para obtener todo junto.

Dado que el gasto ya incluye el recibo también es mucho más fácil volverlo a comprobar.

Y gracias a los recibos digitalizados, Rydoo comprueba entradas dobles para asegurarse de que un gasto sólo se informa una vez.

¿Ves? Rydoo elimina los informes de gasto de empleados y automatiza el flujo de aprobación. Se reducirá el fraude en gastos, y los aprobadores ahorrarán su precioso tiempo.

Software de gestión de gastos más fácil para Directores Ejecutivos

¿Sabías que una empresa media gasta el 10% - 12% de su presupuesto total anual en gastos relacionados con viajes y entretenimiento, y el 53% de esas empresas siguen utilizando procesos manuales para gestionar esos gastos?

Si cuentas las horas de empleados, aprobadores y Directores Ejecutivos, el 12% del presupuesto no es suficiente para cubrir el coste y gestión de gastos.

El software de gestión de gastos no solamente ahorrará tiempo a empleados, aprobadores y Director Ejecutivo, sino que también proporcionará más detalles en lo referente a gastos de la empresa y ofrecerá a eu equipo una herramienta para mejorar la política de gastos.

Esto resultará en un proceso eficiente y, en consecuencia, en una reducción de costes.

Para un Director Ejecutivo hay varios problemas que el software de gestión de gastos debería resolver. Antes de nada tiene que ser fácil de usar para todos los implicados en el proceso. El otro requisito es que tienen que tener relación con analíticas e integraciones para realmente disminuir los gastos de la empresa:

  • Mejorar y agilizar la política y proceso de gasto (reglas, jerarquía)
  • Disminuir gastos
  • Integrarse con el software existente
  • Detalles y análisis en tiempo real
  • Movilidad
  • Decisiones basadas en datos

Verás que estos requisitos son totalmente diferentes de los necesitados por empleados y aprobadores.

Rydoo para Directores Ejecutivos

Dado que la gestión de gastos comienza con gastos y termina con análisis, informe y contabilidad, hemos investigado de cerca todos y cada uno de los pasos del proceso de gestión de gastos.

Nos hemos dado cuenta de que hay soluciones que realmente no ofrecen lo que una compañía necesita y sólo simplifican uno de los pasos del proceso, mientras que otras son tan completas que no resultan fáciles de utilizar.

Lo que hicimos fue simplificar todos los pasos para los diferentes tipos de usuarios.

Un empleado necesita ser capaz de enviar gastos con la cantidad mínima de entrada. Así que creamos una app para móviles que extrae los datos, y a partir de la cual el empleado puede enviar el gasto.

Para el aprobador creamos un panel en el que puede ver qué gastos envía y cuáles están todavía pendientes.

Los gastos pueden ser fácilmente aprobados sin esperar a fin de mes.

Para adaptarnos a las necesidades de los Directores Ejecutivos creamos un poderoso sistema que les proporciona la capacidad de mejorar y agilizar la política de gastos, resultante en una gestión de gastos basada en los datos.

Es así:

Como Director Ejecutivo puede empezar por configurar el software según lo requiera la estructura de su empresa.

Puede crear ramas y grupos y asignar cada usuario a uno de ellos. Cuando haya hecho los usuarios, tiene poder para asignarles un determinado papel.

Un empleado tendrá una cuenta personal, pero también puede asignar un papel de aprobador, controlador, administrador y Director Ejecutivo. Cada uno viene con su propia funcionalidad.

Ahora que la estructura de la empresa está configurada, puede agregar las categorías de gastos y proyectos, y asegurarse de que tienen que completarse cuando se envía un gasto.

Estos datos adicionales le darán al Director Ejecutivo una mejor visión sobre los gastos realizados, y le permitirán hacer informes amplios.

Para mejorar la política de gastos, hay la posibilidad de configurar «Reglas de gastos».

Cada vez que un empleado envíe un gasto será comprobado según las reglas que le son de aplicación al empleado, la categoría, sucursal... Por ejemplo:

Jorge es un representante que suele salir a comer con los clientes, pero no puede superar una cantidad semanal de 300€ en la categoría «Comidas».

Lucas en un consultor de IT que suele viajar regularmente, pero no puede enviar gastos de viaje durante el fin de semana.

Las anteriores herramientas facilitan que el Director Ejecutivo integre la estructura y política de la empresa con el software de gestión de gastos.

En cada nivel, la entrada y aprobación de gastos llevará menos tiempo.

Ahora que el software de gestión de gastos está configurado para adaptarse a la política de la compañía y que se añaden gastos, es hora de echar un vistazo a la salida que proporciona Rydoo.

Antes de nada está el panel del Director Ejecutivo. En cualquier momento y en cualquier lugar, el Director Ejecutivo puede acceder a un panel a tiempo real donde tiene una panorámica completa de los gastos de la empresa.

Los filtros inteligentes le permiten ver los números de una determinada sucursal, categoría, proyecto o incluso empleado.

Estos datos ayudarán al Director ejecutivo a tomar mejores decisiones y disminuir los gastos de la compañía.

Otra manera de facilitarle la vida al Director Ejecutivo es la integración que proporciona Rydoo.

Con nuestras integraciones facilitamos la tarea de exportar todos los datos de gastos al software de contabilidad de la empresa.

No más entradas manuales, no más anotar recibos, sino un proceso ágil desde el recibo a la contabilidad.

Incluso vamos más allá. ¡La integración con el software ERP te permite reembolsar a sus empleados directamente en su hoja de salario!

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