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Cómo se hace la validación de los CFDI’s en Rydoo - por qué es un proceso único y diferente

Si trabajas en una empresa que genere mas de $250,000 pesos anuales, desde enero de 2018 estás obligado a proveer facturas y recibos digitales de todas las transacciones que realices. Pero ¿sabes cómo hacerlo automáticamente? Sigue leyendo para descubrir todos los misterios de la validación de CFDI’s.

¿Qué es un CFDI?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es la manera de hacer Documentos Electrónicos para que sean validos ante el SAT. Requiere que el contribuyente obtenga su Certificado de Sello Digital (CSD) en el portal del SAT para firmar electrónicamente sus documentos. Esto genera una declaración de impuestos más eficaz, ya que se pueden declarar impuestos de una manera más simple, pero a la vez profesional.

Mejor conocido como un método de facturación electrónica: cada vez que una factura es emitida por una entidad comercial, ésta debe ser respaldada por un documento electrónico con extensión XML, que sin un programa capaz de leer el archivo no serviría de nada. Sin embargo, cuando dicho archivo se abre con un programa capaz de leerlo, puede arrojar los datos precisos de alguna transacción que se haya efectuado.

¿Por qué son importantes los CFDI’s?

Anteriormente toda transacción fiscal se hacia de manera física, en vez de que ésta fuera digital era de papel.  En la actualidad si una factura no es entregada al cliente físicamente, se siente cierta incertidumbre de que, sin el papel, no tiene valor dicha factura. Esto conllevaba a varios problemas cómo el manejo de papeles de una manera extremadamente austera. Por lo que a continuación, se detalla la importancia de facturar electrónicamente:

  • Acumulación de papeleo: Debido a que la declaración de impuestos era considerablemente sobria se debía presentar la factura para cada transacción efectuada entre empresa-cliente. Esto implicaba que la papelería incluía el hecho de guardar cajas y cajas de papeles de transacciones que se habían hecho algunos años atrás. Esta era uno de los puntos impuestos por el SAT, y que respaldaba lo declarado en caso de una auditoría.
  • Mayor certeza y prevención de fraudes: Como anteriormente se presentaban papeles, era fácil que se presentaran fraudes, ya sea haciendo facturas sin fundamento comercial o modificando la cantidad del documento para el beneficio de quien reportará impuestos. En la actualidad al momento que se genera un CFDI hay una transacción respaldada por un archivo, y que digitalmente incluye datos importantes de la transacción, por lo que es difícil que estos documentos sean falsificados o utilizados para fraudes.
  • Limpieza del archivo: Además de ayudar al medio ambiente al ya no tener que imprimir cada factura, es posible limpiar el archivo que se tenia para este respaldo. Lo que se debe dejar respaldado son los archivos digitales y respaldarse ante el SAT con estos archivos digitales no más viejos de 5 años.
  • Ahorro: Pareciera que no, pero este método implica un ahorro en el tiempo al archivar el papeleo, como también un ligero ahorro en artículos de oficina.

¿Cómo funciona el CFDI?

1.- Emisión del CFDI: El emisor debe generar el archivo PDF y XML. La manera más común es por medio de un software, ingresando los datos de la contraparte para que la factura pueda ser emitida con los datos a los que se deben facturar.

2.- Validación del CFDI generado: Rydoo recibe el PDF y XML  del receptor  para cargar en la plataforma vía correo electrónico y subsecuentemente Rydoo generará la certificación final por medio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC ante el SAT). Constatando que los datos recibidos no correspondan a una facturación ya efectuada anteriormente y verificando que el sello digital (CSD) se encuentre vigente a la fecha de la elaboración del documento.

3.- Certificación del comprobante: Una vez que se hayan validado las especificaciones del paso anterior, se le responderá al usuario automáticamente por medio de un estado en la plataforma por gasto el cual puede coincidir con alguno de los siguientes estados: Pendiente, válido, no válido o duplicado. Asimismo se incluye la fecha y hora en la que se ha emitido el documento.

4.- Declaración del CFDI: Se le pueden mandar varios comprobantes al SAT durante un determinado periodo de tiempo, pero por lo general en agrupaciones de documentos que se hayan emitido en un plazo menor a 3 días.

5.- Retorno del CFDI al emisor: El CFDI se regresa al emisor para su almacenamiento y que también se pueda imprimir en caso de ser necesario.

6.- Exporte de CFDI al sistema contable: una vez validado el proceso la plataforma proveerá la exportación de la información relevante de la factura y adicionalmente por motivos fiscales la identificación de ésta que se conoce como UUID.

Beneficios de la Validación con Rydoo

Al gestionar tus gastos con una aplicación como Rydoo adjuntar tus CFDIs a tus recibos será mas fácil que nunca, comprueba algunos de sus innumerables beneficios.

  • Incremento de la eficiencia en la facturación.
  • Ahorro de tiempo.
  • Reducir riesgos.
  • Evitar fraudes.
  • Proveedor autorizado de certificación (PAC).
  • Soporte técnico.
  • 100% confiable.

Conclusión

En sí se puede considerar este tipo de proceso como una vanguardia tecnológica en la facturación de hoy en día, y que ha funcionado muy bien en la cuestión pública para el comercio interno mexicano. Facilita a sus usuarios la comprobación de impuestos ante la institución gubernamental, asimismo, ayudando a que los procesos administrativos sean mejores y más eficientes.

Rydoo es capaz de llevar a cabo la facturación electrónica de los contribuyentes a plazos de mayor comodidad, además de brindar seguridad y certeza en cada una de sus transacciones. Con un software de plena confianza y muy amigable. A la altura profesional de emitir un CFDI para el emisor y receptor, y estos a su vez puedan archivarlos fácilmente para su resguardo.

Existe un proceso muy complejo para cada transacción que necesita el apoyo y conformidad de las contrapartes, quienes recibirán los documentos que representan que una negociación se ha hecho.

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