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Fraude en Gastos Empresariales

Todos sabemos que informar de gastos es una tarea que lleva tiempo: combinar recibos en papel con informes de gasto, combinar los gastos con el resumen de la tarjeta de crédito, aprobar los informes de gasto de empleados, etc.

También sabemos que el tiempo es dinero. Pero hay otro coste relacionado con la gestión de gastos: el fraude en gastos.

Sin los sistemas de control adecuados, cualquier empresa puede ser susceptible de fraude en gastos por parte de los empleados.

Siempre habrá algunos que no puedan resistirse a utilizar la tarjeta de la empresa para su beneficio personal.

Le sorpendería lo creativos que son a la hora de saltarse los mecanismos de control de gastos de la empresa.

Hay casos de empleados que compran más artículos de los que realmente necesitan y venden los sobrantes en internet, u otros que informan de gastos realizados durante el fin de semana.

Otra disculpa común que utilizan es «Perdí el recibo», esperando que el empleador les proporcione el beneficio de la duda.

La nueva tecnología diseñada para simplificar el informe de gastos ahora puede ayudar a luchar contra el fraude en gastos.

Reducir y evitar el fraude en gastos

Normalmente no se puede examinar manualmente el gasto de cada empleado, y las situaciones descritas anteriormente serán difíciles de identificar, pero con la solución de gestión de gastos adecuada podrá reducir e incluso evitar el fraude en gastos en distintas etapas del proceso.

A la hora de elegir una solución de gestión de gastos hay varias características que debería considerar y que le ayudarán a reducir el fraude en gastos.

Extracción de datos

El ciclo de informe de gastos siempre comienza con una compra.

Pueden ser suministros de oficina, la comida de un cliente o un billete de tren, por ejemplo.

Con cada compra debería haber un recibo, y el empleado es responsable de informar del gasto junto con el mismo.

Asegúrese de que la solución que escoja ofrezca una app para capturar los datos de un recibo. Así los empleados no podrán cambiar un 1 por un 7 ni un 3 por un 8.

Otros beneficios de la digitalización de recibos y extracción de datos son que no hay más recibos perdidos ni más entradas manuales.

No hay más excusas para los empleados que «perdieron» sus recibos.

Identificar duplicados

Como empleador podría pensar que los recibos digitalizados facilitan el fraude, porque el mismo recibo puede ser agregado por varios empleados, pero dado que todos los recibos se digitalizan y se extraen todos los datos,  los recibos duplicados serán identificados inmediatamente basándose en comerciante, fecha y cantidad del recibo.

Reglas y alertas

Otra característica para reducir el fraude en gastos es la utilización de reglas y alertas.

Digamos que su empresa tiene varios departamentos: marketing, ventas, atención al cliente, etc.

La gente del departamento de ventas probablemente realizará más gastos que los que trabajan en atención al cliente.

En ese caso puede establecer una regla para un departamento o incluso para un único usuario.

Las personas del departamento de marketing y atención al cliente no pueden informar de gastos realizados durante los fines de semana, por ejemplo.

O los de ventas pueden informar de gastos de comidas con clientes pero no pueden exceder una cierta cantidad.

¿Quiere mantener el control sobre los gastos?

Rydoo proporciona herramientas de gestión e informe de gastos. Permite a empresas de cualquier tamaño obtener una panorámica general de sus gastos.

Rydoo ayuda a su empresa en cada paso del proceso de gestión de gastos, desde el recibo hasta la contabilidad y/o sistemas ERP.

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