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Gestión de gastos tradicional vs. basados en la nube

Muchas empresas todavía utilizan hojas de cálculo para informar de gastos, pero no se dan cuenta de que esto conlleva un costo que no es visible inmediatamente. En uno de nuestros blogs previos explicamos cómo tu empresa pierde dinero si todavía usa Excel.

En este post comparamos la información sobre gastos tradicional con herramientas  de gestión de gastos basadas en la nube para mostrarte dónde radica la diferencia.

Informe de gastos tradicionalInforme de gastos basado en la nubePaso 1: El empleado anota todos los recibos en una hoja de Excel y los coloca en el orden que aparece en el informe de gastos.Paso 1: Los empleados sacan una foto de los recibos, añaden datos adicionales (proyecto/categoría/método de pago) y la envían a aprobación. El empleado no puede perder ningún recibo y los gastos se envían cuando se producen.Paso 2: El empleado necesita combinar todos los gastos con tarjetas de crédito o extractos de cuenta si se pagan con una tarjeta empresarial o personal.Paso 2: Aprobación de los gastos enviados por los gestores responsables. Si no se aprueba, el gasto se rechaza incluyendo el motivo de este rechazo. Gracias a las reglas y alertas es fácil ver si un gasto se adapta a las directrices de la empresa.Paso 3: El empleado tiene que revisar los gastos para asegurarse de que se adaptan a las directrices de la empresa.Paso 3: Todos los gastos aprobados por los gestores están disponibles para el departamento contable o de RRHH y pueden ser exportados a programas de contabilidad y ERP.Paso 4: Enviar el informe de gasto para ser aprobado por la dirección si el empleado debe obtener la aprobación de la dirección en el informe de gasto.Paso 4: Reembolso al empleado por todos los gastos aprobados. El informe de gastos tal como lo conocemos ya no es necesario gracias al informe de gastos basado en la nube.Paso 5: El gestor determina si el gasto se adapta a las directrices generales de la empresa y, si es así, le asigna una categoría de gasto. Paso 6: El gestor repite el proceso de revisión por cada gasto del informe de gastos. Paso 7: Si no se aprueba un concepto del informe de gasto, el gestor informa al empleado. El empleado empieza de nuevo en el Paso 1. Paso 8: Cuando el gestor aprueba el informe de gastos, éste puede enviarse al departamento de contabilidad o RRHH para ser procesado para su contabilidad y reembolso.

En la manera tradicional de procesar informes de gastos pueden pasar semanas e incluso meses antes de que se reembolse a un empleado. Además del tiempo perdido también está el porcentaje de error a la hora de pasar las cosas a una hoja de excel.

Trabajar con informes de gastos basados en la nube es beneficioso para todos los implicados en el proceso de informe de gastos. Todo empieza con los empleados realizando un gasto, pero el flujo de gasto implica a empleados, aprobadores, contables y directores de finanzas.

Beneficios para los empleados:

  • Pasan menos tiempo haciendo informes de gastos
  • No más recibos perdidos
  • Reembolso más rápido

Beneficios para los aprobadores:

  • Pasan menos tiempo en la aprobación con reglas y alertas
  • Aprobación a nivel de gasto en lugar de a nivel de informe
  • No más informes de gasto en papel

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