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La Guía completa para reclamación de IVA

20 mil millones de €. Esa es la cantidad de dinero que queda sobre la mesa cada año como IVA extranjero no reclamado.

No es necesario decir que 20 mil millones de euros es una cantidad enorme de dinero para que las empresas la dejen atrás (esencialmente donándolas a la hacienda europea). De modo que ¿por qué no reclaman las empresas el IVA a que tienen derecho?

Bien, no es tan sencillo. Aunque su empresa podría realmente ganar un gran ingreso extra por reclamar con éxito el IVA extranjero a que tiene derecho, el proceso de reclamación es muy exigente en sí mismo; requiere tiempo, pericia y mucho papeleo.

Pero primero echemos un vistazo al IVA. ¿Qué es y cómo funciona?

¿Qué es el IVA y por qué tengo derecho a un reembolso?

IVA son las siglas de Impuesto de Valor Añadido, y es el impuesto estándar añadido a los bienes y servicios a través de la Unión Europea. El valor preciso varía de un país a otro, pero generalmente va del 15 al 25 por ciento.

Si usted no es residente de la UE, entonces tiene derecho a reclamar un reembolso de IVA sobre ciertos gastos incurridos en la EU; el hecho de poder o no reclamar un reembolso del gasto depende de si el gasto es para objetivos empresariales o no.

Si usted es propietario de una empresa, casi cualquier gasto (que tenga lugar dentro de la UE) es apto para una reclamación de IVA, siempre que todos los recibos y facturas cumplan la legislación de impuestos local.

Guía para reclamar el IVA sobre gastos empresariales

Si su empresa opera en países en los que no está establecida o registrada en IVA, inevitablemente incurrirá  en un generoso impuesto de IVA; y naturalmente usted deseará reclamar todo lo posible de ese impuesto.

Algunos de los gastos más comunes en que podría incurrir su empresa son los siguientes:

  • Viajes y alojamiento
  • Cargos de servicio locales
  • IVA de importación de bienes transferidos entre fronteras
  • Compras locales de bienes

Para una empresa que opera internacionalmente, el IVA pagado sobre estos gastos añadirá una cantidad bastante significativa a lo largo del año.

Para reclamar exitosamente el IVA sobre estos gastos, es imperativo seguir el proceso correcto: cualquier procedimiento impropio podría llevar a «incumplimiento», lo cual significa que el IVA de dicho gasto determinado se pierde.

En primer lugar echemos un vistazo a qué gastos no se consideran aptos para reclamación.

Qué no puede reclamar

Los siguientes gastos no son aptos para una reclamación de IVA:

  • Cualquier cosa exclusivamente para uso personal
  • Costes de entretenimiento empresarial
  • Costes en que haya incurrido su empresa por producir suministros exentos de IVA
  • Los bienes empresariales que le son transferidos a usted como empresa en marcha

Una vez haya seleccionado cuáles de sus gastos empresariales son aptos para una reclamación necesitará conocer algunos detalles intrínsecos al proceso.

Detalles de reclamación - Divisas, límites de tiempo y cantidades mínimas

Hay un par de cosas que necesita tener en cuenta a la hora de presentar una reclamación de IVA.

En primer lugar, cada país de la UE tiene sus propios valores para la cantidad mínima de reembolso; hay un mínimo anual y un mínimo provisional.

El valor anual se refiere a reclamaciones realizadas para todo el año, mientras que el provisional alude a reclamaciones de más de 3 meses pero inferiores a un año. La mayoría de los países tienen 50€ como mínimo anual, y 400€ como mínimo provisional.

Además, al presentar una reclamación deberá emplear la divisa nacional del país en que se incurrió en el gasto. Si sus facturas muestran las cantidades en Euros (lo más probable), deberá utilizar la tasa de cambio que había en la fecha de la factura.

Finalmente hay un límite de tiempo para presentar reclamaciones; debe reclamar antes del 30 de septiembre del año natural siguiente a aquél en que se le cobró el IVA.

Sus reclamaciones no pueden ser más largas de un año natural ni tampoco inferiores a 3 meses (a menos que eso es lo que quede del año natural).

Procedimiento de presentación

Una vez sea consciente de los detalles y esté seguro de qué facturas son aptas para una reclamación de IVA puede comenzar el proceso de reclamación (asumiendo que tiene todas las facturas y recibos necesarios y que acatan la ley.)

La solicitud debe enviarse electrónicamente (antes del 30 de septiembre) a las autoridades fiscales pertinentes del país en que se incurrió en el gasto original.

Una vez dichas autoridades hayan recibido y procesado la reclamación tendrá lugar una de las tres siguientes posibilidades:

  • La reclamación es aceptada, y la cantidad reclamada será abonada electrónicamente
  • La cantidad es rechazada, total o parcialmente. La evaluación necesaria será enviada al reclamante
  • Se requerirá documentación o información adicional para terminar de procesar la reclamación. Se proporcionará una fecha límite para el envío de esta documentación extra

Desafíos inherentes a la reclamación del IVA

Pese a que el proceso anterior pueda parecer relativamente sencillo (aunque un poco tedioso), realmente existen algunas complicaciones ocultas.

Variación en legislación entre los diferentes países

La legislación fiscal varía entre los países de la UE. La Hacienda de cada país se refiere al IVA de una forma diferente, lo que significa que las prácticas relevantes y normas de recuperación van a variar.

Para usted, esto quiere decir que en cuantos más países opere su empresa, más complicado será el proceso de recuperación de IVA.

Cumplimiento con facturas y registros financieros

Todos los países hacen cumplir sus reglamentos fiscales muy rigurosamente. Esto significa que, cuando intente presentar una reclamación de IVA, se auditarán todas las facturas del período relevante.

Por esta razón es importante que todos los recibos contengan toda la información exigida; si no es así podrá perderse la reclamación.

Alto ratio de rechazo de reclamaciones

El increíblemente cuidadoso proceso de auditoría llevado a cabo por las oficinas fiscales implica que, en general, el ratio de reclamaciones de IVA sin éxito es muy elevado.

De hecho, la empresa media tendrá un ratio de incumplimiento del 60-70%, lo que significa que se pierde una importante parte de la reclamación.

Esto es debido a que los recibos y facturas no contienen la información necesaria para acatar las leyes fiscales locales (por ejemplo, que el recibo esté a nombre del empleado en lugar de al de la empresa).

La reclamación de IVA utiliza recursos

Aunque controle cada recibo de manera diligente para asegurar el cumplimiento, el proceso completo de reclamar su IVA extranjero puede llevar una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo, sin mencionar el hecho de que su personal necesitará mucha experiencia especializada para asegurar que el proceso fluya sin problemas.

Utilice Rydoo para automatizar el proceso (¡y hacer más dinero!)

Al fin y al cabo, no quiere que ni usted ni su personal tengan que empantanarse con el tedio burocrático.

Afortunadamente puede utilizar Rydoo no sólo para monitorear todos sus gastos empresariales de forma que cumpla completamente la legislación de IVA, sino también para llevar a cabo la reclamación de IVA extranjero en su nombre.

Facturas digitales - Cumplimiento automático

Nuestra app, Rydoo, registra y digitaliza todos sus recibos y facturas a lo largo del año (simplemente saque una foto del recibo con su smartphone ¡y la app hará el resto!).

Al final del ejercicio fiscal, todos los datos son recopilados y procesados por nuestro asociado VAT IT, que entonces procederá a reclamar exitosamente todo el IVA extranjero a que tiene derecho.

Esto es beneficioso para usted por diversos motivos. No solamente ahorra una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, sino que se asegura de que todas sus facturas empresariales acatan la ley.

Al guardar facturas que si no se perderían y no dejar ningún dinero sobre la mesa, Rydoo estará haciendo dinero para usted - ¡en muchos casos mucho más dinero del que paga por la tasa de suscripción de la app!

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