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La Guía Definitiva de la Gestión de Gastos

Asumimos el concepto de gestión de gastos como aquellos llevados a cabo durante tu jornada laboral. Por ejemplo, quizás necesitas viajar al extranjero para hacer negocios, y durante el viaje, es probable que quieras incurrir los gastos relacionados única y exclusivamente a éste.

Estos gastos necesitarán ser informados, procesados y, en su mayoría, reembolsados (cuando se han pagado de tu propio bolsillo).

La forma más habitual de pago será en efectivo, con tarjeta de crédito, o con tarjeta de empresa. Sin importar cómo se haga finalmente, estos gastos necesitan ser contabilizados y la gestión de gastos asume todas estas acciones alrededor de ellos.
Muchos sistemas de gestión de gastos seguirán un proceso basado, únicamente, en lo siguiente:

  • El recibo se genera en la transacción (los recibos físicos tienen que guardarse).
  • Al regresar a la oficina, se tiene que rellenar un informe manualmente.
  • A final de mes, probablemente, todos los recibos físicos se tendrán que enviar a algún sitio (o fotocopiarse / escanearse antes de cargarlos digitalmente).
  • Otro departamento necesitará procesar los gastos para asegurar que no haya violaciones de la política de empresa, vincularlos a las tarjetas y detectar posibles operaciones fraudulentas.

Asumiendo que todo lo que anterior es correcto, el empleado espera pues recibir un reembolso de todos los gastos que pagó de su bolsillo. Por ejemplo, aquellos gastos propios en los que no utilizó una tarjeta de empresa.

Ojalá fuera todo este proceso así de sencillo, porque la verdad es que la realidad es completamente distinta.

  • El número de gastos que son rechazados es muy significativo (las razones para que sean rechazados pueden abarcar desde que éstos aparecen duplicados hasta que son incompatibles con la política de la empresa).
  • El tiempo que pasa entre los distintos viajes y los envíos de los informes de gastos puede ser muy amplio, lo suficiente como para perder recibos o cometer errores.
  • Si además se añaden gastos en el extranjero el proceso se vuelve aún más complicado.
  • Finalmente hay que tener en cuenta que, seguramente, entre todas nuestras obligaciones diarias, almacenar y gestionar recibos sea la última de nuestras preocupaciones, e irremediablemente posponemos la tarea hasta finales de mes.
  • El tiempo que pasa entre los distintos viajes y los envíos de los informes de gastos puede ser muy amplio, lo suficiente como para perder recibos o cometer errores.
  • Si además se añaden gastos en el extranjero el proceso se vuelve aún más complicado.
  • Finalmente hay que tener en cuenta que, seguramente, entre todas nuestras obligaciones diarias, almacenar y gestionar recibos sea la última de nuestras preocupaciones, e irremediablemente posponemos la tarea hasta finales de mes.

¿Por qué es importante modernizar la Gestión de Gastos?


No es de extrañar, por tanto, que muchos estén abandonando estos procesos y soluciones por aquellos más modernos, que si se ajustan a la realidad empresarial.

¿Por qué vale la pena cambiar? Después de todo, para los directores y gerentes, la gestión de gastos es una prioridad poco importante comparada con otras que si requieren más urgencia.
Las razones son simples:

  1. Los costes derivados de utilizar un gestor de gastos ineficiente son muy significativos. A la hora de buscar soluciones para ahorrar, esta área se pasa casi siempre por alto. (En función de la cantidad de ahorro, dependerá también del número de empleados que generan gastos y de la cantidad para ahorrar).
  2. Los avances tecnológicos permiten disponer de un abanico amplio de soluciones para gestionar gastos, y que son más efectivas, con menor coste y fáciles de utilizar. Por tanto, la decisión de adoptar un nuevo sistema tendrá un impacto mínimo.
  3. La gestión de gastos nos roba muchísimo tiempo. Hay un odio universal hacia esta tarea, y el tiempo que se desperdicia en ella es considerable, tiempo que podríamos estar utilizando en actividades mucho más productivas.
  4. La digitalización de los gastos transforma por completo este proceso; elimina la necesidad de hacerlo manualmente, reduce la mala gestión por parte de los empleados, y además les ofrece la oportunidad de ganar conocimientos que pueden mejorar su actitud.

En resumen, en conjunto son los costes ocultos de la gestión de gastos lo que hace que la gente considere otras alternativas.

Los costes ocultos de la Gestión de Gastos


Solo algunos pocos afortunados tienen la posibilidad de pasar todos sus recibos a su secretaria/o personal para que los gestionen en vez de hacerlo ellos mismos. Para la mayoría, sin embargo, la gestión de gastos es algo que tenemos que asumir personalmente. Y es sorprendente el recorrido que un simple recibo de negocios realiza.

¿Cómo es este recorrido?
Una vez se ha realizado la transacción, muchos recibos se guardan en bolsillos o carteras. En cierto momento ven la luz del día, antes de almacenarse temporalmente en un sobre o cajón de escritorio. Cuando el dueño del gasto encuentra un momento, abre su hoja Excel y el recibo queda reflejado en el sistema. Antes de que pase a mejor vida, seguramente también visitará el escáner o la fotocopiadora.

No estaría mal si eso fuera todo, sin embargo esto es sólo una parte de la cadena. Los receptores finales de dicho recibo a menudo se mueven entre cuentas o finanzas. Ellos necesitan pelear con todo, desde caligrafías ilegibles y recibos rotos, hasta informes que no cuadran con los recibos enviados. Esto es solo lo que encuentran antes incluso de reconciliar los gastos con las tarjetas de la empresa. Otros problemas a considerar incluyen:

  • Entradas duplicadas
  • Necesidad de evaluar los gastos frente a la política de la empresa
  • Necesidad de supervisar entradas fraudulentas
  • Necesidad de subsanar posibles errores

No tiene sentido pensar que este proceso interno no conlleva ningún gasto. Pensemos por ejemplo en los costes asociados a lo siguiente:

  • Gastos de envío
  • Cotes asociados al esfuerzo duplicado
  • Costes del papel
  • Material de oficina
  • Pérdida de la productividad

¿A qué no es de extrañar pues que la gestión de gastos esté creciendo en importancia conforme nos damos cuenta de los costes ocultos que llevan asociados? Todas estas personas, todo ese tiempo, ¿no se pueden emplear mejor?

¿Cómo funciona la Gestión de Gastos?

Los gestores de gastos actuales están basados en ofertas en la nube / Programas SaaS, que utilizan aplicaciones para Smartphone y que te permiten gestionar todo el proceso sin problemas. El típico proceso que seguiría un usuario sería:

  • Descargarse una aplicación para iOs o Android, por ejemplo la de Rydoo.
  • Hacerle una foto al recibo usando la aplicación.
  • Seleccionar algunos datos personalizados que sean relevantes, por ejemplo la categoría del gasto, la cuenta del cliente etc.
  • Cargar el recibo en la aplicación (o enviar la foto directamente vía email a tu cuenta online).
  • Registrarse en la aplicación para revisar o editar el envío del gasto para su reembolso.

Aunque hay muchas soluciones entre las que escoger, la mayor parte de ellas siguen el esquema anterior. Una vez cargan el recibo, los usuarios pueden editar los recibos, vincularlos con los extractos de la tarjeta, enviarlos para su aprobación, o enlazarlos con la cuenta bancaria para su reembolso.

Los administradores de estas cuentas de gestión de gastos pueden, normalmente, realizar informes, obtener resultados a tiempo real de los gastos de la compañía, procesar recibos etc.
Por otro lado, las soluciones actuales también están conectadas directamente con otros programas de contabilidad, evitando que se tenga que duplicar el esfuerzo, introducir la información de forma manual etc.

En muchos aspectos, ha sido la aparición (y la omnipresencia) de los smartphone, lo que ha acelerado el crecimiento de estas aplicaciones y programas SaaS. Los smartphones actuales disponen de cámaras de última generación, y la posibilidad de estar conectado las 24 horas a Internet, por lo que los usuarios pueden fácilmente gestionar sus gastos en tiempo real. Ahora más que nunca, estos cambios significan que los días ante una hoja de Excel están llegando a su fin.

En definitiva, ante este panorama está claro que no es sostenible continuar con aquellas soluciones que te hacen perder tiempo y que además conllevan unos gastos ocultos. Así pues, ¿cuáles son los beneficios clave de estas nuevas soluciones? ¿Qué factores necesitas tener en cuenta cuando evalúes tus opciones?

¿Cuáles son los beneficios clave?


Los beneficios de acoger un sistema nuevo, moderno y eficiente son numerosos. Por supuesto dependerá del número de empleados y de la cantidad de recibos que generen habitualmente. Si tu empresa tiene un equipo de ventas amplio y que viaja internacionalmente, el resultado será significativo. Dado que la mayoría de las soluciones SaaS de gestión de gastos están en el rango de 10€ por usuario y por mes (con la mayor parte de ellos sujetos las políticas de uso justo), es evidente que el retorno de esta inversión sería considerable.

Entonces, ¿cuáles son estos beneficios clave?

  • Ahorro de tiempo

Posiblemente el beneficio más simple pero a la vez satisfactorio: el ahorro de tiempo que se puede ganar obteniendo estas soluciones.

  • Facilidad de uso

Estas soluciones SaaS están normalmente bien diseñadas (especialmente si las comparamos con las antiguas) y son muy fáciles de utilizar. La mayoría nos ofrecen demos gratuitas para que podamos evaluarlas antes de decidir comprarlas. No hay comparación si las comparamos con otras soluciones ya heredadas.

  • Precios competitivos

Una de las principales razones del crecimiento de estas aplicaciones SaaS (aparte del creciente uso de los smartphones y de la alta velocidad de Internet) es, en general, su estructura de costes. Con pocas barreras de entrada, la competencia en la mayoría de los sectores es alta. Estos precios, flexibles al uso que vayamos a darle, han prevalecido, y como resultado, la mayoría de los gestores de gastos traen consigo unos espectaculares números de Retorno de la Inversión (ROI).

  • Sin costes por sustitución

De nuevo estos costes son insignificantes en las soluciones SaaS actuales, de hecho, sus contratos raramente se extienden más allá de un año y penalización por permanencia no existe. La facilidad para cambiar de proveedor ya no es un problema como lo era antes.

  • Costes de instalación insignificantes

Adiós a aquellos ideas en los que la instalación suponía un gran coste, varios días de formación y dependencia del proveedor. A excepción de grandes implementaciones con numerosas configuraciones, la mayoría de la empresas pueden estar en funcionamiento en pocos días.

  • Baja resistencia a la implantación

Dado el gran atractivo de las mejoras y los beneficios que estas soluciones de gestión de gastos traen consigo, la mayor parte de los empleados reciben esta implantación con los brazos abiertos. Y es que ellos son, en definitiva, los principales beneficiados..

  • Mayor comprensión

Ahora que los gastos pueden actualizarse fácilmente en tiempo real, es mucho más fácil que los administradores obtengan una visión general de los gastos habituales de un empleado. El lapsus semanal/mensual se elimina. Además, la digitalización de los recibos hace que sea más fácil realizar informes, que pueden proporcionar información sobre el comportamiento en general de los empleados de toda la compañía, así como detectar envíos duplicados o fraudulentos.

Así pues, ¿quiénes son los principales beneficiados de la modernización del proceso de gestión de gastos?

¿A quiénes beneficia?


Dado que la gestión de gastos impacta en tanta gente, la mejora de este proceso puede beneficiar a un gran número de personas.

1. Empleados

Los empleados se benefician gracias al ahorro de tiempo que esta mejora supone, ya que pasan de realizar una tarea compleja y pesada, a algo tan simple como hacer una foto al recibo y cargarlo. Además, al cargar los recibos en tiempo real, los empleados obtienen los reembolsos mucho antes. Esta inmediatez hace que desaparezcan también aquellos días únicamente destinados al informe y actualización de gastos.

2. Administración

Cualquier proceso que tenga un impacto tan positivo en los empleados, y que además aumente su eficiencia, constituye claramente un beneficio para la administración. Como decíamos anteriormente, los costes ocultos de la gestión de gastos son significativos, y la mayoría de las soluciones SaaS ofrecen un valor real. Sin embargo, esto es solo una parte de la historia. Digitalizando los recibos, la habilidad para manejar la información aumenta considerablemente. La mayoría de estas soluciones ofrecen informes detallados, lo que permite hacer una evaluación más profunda sobre los gastos que incurren en la empresa, algo muy útil a la hora de tomar decisiones.

3. Contabilidad

Unos de los primeros beneficiados al actualizar el proceso de gestión de gastos son aquellos que trabajan en la contabilidad. Ahora pueden volcar el tiempo que dedicaban a tareas más administrativas, a otras actividades útiles y de valor, utilizando la información que se les va a proporcionar. Por otro lado, las integraciones con terceros como por ejemplo empresas de reclamación de IVA, bancos, empresas de software de contabilidad etc. les hace ahorrar aún más tiempo.

No solo las compañías se benefician

Las soluciones de gestión de gastos tienen un atractivo universal, y no son exclusivamente para el beneficio de grandes corporaciones. Los emprendedores, freelancers, las pequeñas y medianas empresas y sus contables, también pueden beneficiarse. En resumen, cualquiera que tenga un negocio que conlleve gastos en el curso de su jornada laboral, ahorrará tiempo de administración usando estas soluciones SaaS.

Entonces, ¿qué necesitas tener en cuenta al evaluar las distintas opciones?

Escogiendo una solución


Cuando ya has decidido que es hora de evaluar una solución, tienes que tener en cuenta una serie de premisas.

  • Localización
  • Velocidad de procesamiento
  • Soporte
    Muchas versiones gratuitas no ofrecen ningún tipo de soporte. Mientras muchos desarrolladores intentan reducir al máximo la necesidad de un soporte, tener a alguien con quien contactar directamente es muy importante para algunas personas. Para ellas es un factor clave poder acceder a un soporte local y disponible.
  • Coste
    Aunque el precio medio es de alrededor de 10€ por usuario y mes, la oferta es amplia, con un gran número de versiones gratuitas, y otro tanto de soluciones empresariales que suponen un alto coste de instalación y mantenimiento. Algunas aplicaciones gratuitas se adaptan bien a ciertas empresas, pero éstas suelen tener funciones limitadas, escasez de soporte y difícilmente se integran con otros programas.
  • Enlaces con las aplicaciones de contabilidad
    Otro factor importante para muchos usuarios es la necesidad de integrarse con los programas y software de contabilidad ya existentes. El alcance y la magnitud de las integraciones pueden variar dependiendo de un proveedor u otro, por lo que es mejor establecer desde el inicio qué integraciones podrían realizarse.
  • Acceso a pruebas gratuitas
    Muchas aplicaciones ofrecen una prueba gratuita para probarlas antes de decidir comprarlas. Es importante tener en mente que muchas de las características que se ofrecen pueden no ser útiles para los usuarios individuales, donde la funcionalidad es mucho más limitada que en una gran empresa. La clave en este primer nivel es la usabilidad ¿la aplicación es fácil de utilizar?
  • La compañía
    Es normal que en este sector la compañía escogida sea un factor determinante. Es importante evaluar su capacidad de innovación y crecimiento, aunque las características que te ofrezcan actualmente satisfagan tus necesidades. Con el tiempo, es probable que aquellos proveedores más pequeños y con una presencia geográfica limitada, tengan dificultades para invertir en sus soluciones y convertirlas en las más atractivas del mercado.
  • Valoraciones de terceros – Sitios de reseñas y casos de estudio
  • Implementación
  • El conjunto de características
    La tecnología que empleemos también será una consideración importante. Por ejemplo, algunas aplicaciones almacenan las imágenes como archivos sin formato en vez de utilizar la tecnología OCR para leer los recibos. Estas soluciones obligan a introducir manualmente la información, mientras que las últimas versiones están diseñadas para digitalizar el recibo con un simple click. Otras características como el kilometraje de seguimiento o la conversión en tiempo real en distinta moneda, son elementos principales de algunas aplicaciones, mientras que en otras brillas por su ausencia.

Una vez tengas claro tus requisitos fundamentales, los siguientes sitios web pueden ayudarte a evaluar y aprender más acerca de algunas de las principales aplicaciones disponibles:

Get App Expense Management
Capterra Expense Management

Ahora simplemente has de escoger una solución que encaje con tus necesidades y descargártela. Finalmente, para saber más sobre las características de una solución líder como Rydoo, pincha aqui.

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