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Lista para elegir el sistema de control de gastos más adecuado para tu negocio

A la hora de escoger una solución para la gestión de gastos surgen muchos frentes que debemos considerar. Hay una gran oferta de diferentes tecnologías, vendedores, y soluciones entre las que podríamos escoger, por lo que debemos tener en cuenta las distintas variables de: implantación, flexibilidad, rentabilidad y valor de negocio.

A esta suma de opciones se le añaden también ciertas consideraciones extra por tu parte. Es importante que evalúes cuidadosamente tus propias necesidades, enlázalas a la funcionalidad ofrecida, y no te olvides del precio y de analizar que provecho sacarán tus usuarios de este sistema.

Esta lista te ayudará a decidir qué sistema de gestión de gastos es el más adecuado para tu negocio.

1. Define qué es lo que quieres conseguir


El primer paso a la hora de escoger un sistema de control de gastos y viajes es preguntarte a ti mismo qué problemática estás intentando solucionar. Quizás tu negocio está continuamente experimentando:

  1. Informes incorrectos por parte de los empleados
  2. Fraude en los gastos
  3. Dificultad para gestionar los gastos en los programas de contabilidad actuales
  4. Pérdida de tiempo para los empleados, el que aprueba los gastos y el contable

Si eres un negocio pequeño bastará con que tú mismo te sientes a analizar este proceso y te hagas las siguientes preguntas.

Si eres un negocio un poco más grande, lo mejor es que hagas también partícipe a todas las partes interesadas. Es decir, analiza por completo todos los procesos que conlleva el control de gastos, solo así podrás entender qué es lo que realmente necesitas y cómo necesitas que se haga. No olvides revisar también tu situación y tus necesidades.

Preguntas:
  • ¿Cómo presentan los gastos los empleados?
  • ¿Dónde y cómo se almacenan los recibos?
  • ¿Se guardan copias digitales de los recibos?
  • ¿Los empleados se quejan de que el tiempo que destinan al proceso de control de gastos les supone demasiado tiempo?
  • ¿El proceso se realiza sin problemas?
  • ¿Cuántos errores se han cometido hasta el momento?
  • ¿Los gastos deben ser aprobados antes de ser reembolsados? ¿Cómo se hace actualmente?
  • ¿En qué áreas del proceso necesitas hacer cambios o mejoras para conseguir tus objetivos?

2. Define cuáles son tus necesidades de tecnología y soporte

Independientemente de cual sea el tamaño de tu empresa, te recomendamos destinar unos pocos minutos a reflexionar sobre los sistemas que tienes implantados actualmente.

Puede que a pesar de tu predisposición y los propósitos que te hayas marcado, no encuentres nada en absoluto para integrar, por eso responder a estas preguntas te ayudará a configurar tu lista de requisitos a la hora de hablar con un proveedor que te pueda aconsejar.

Preguntas:
  • ¿Quién utilizará la plataforma? ¿Un par de empleados, un departamento concreto, o el negocio al completo?
  • ¿Qué otras aplicaciones tienes en tu negocio que quieras integrar con este sistema de control de gastos?
  • ¿Necesitas que os proporcionemos soporte y formación a ti y tu equipo antes de comenzar?
  • ¿Cómo de capaz es tu equipo para aprender a manejar las nuevas tecnologías?
  • ¿Qué movilidad quieres? ¿El programa debe ser accesible a través de teléfonos móviles y/o tablets?

3. Considera tu presupuesto y dónde vas a manejar tu sistema de gestión de gastos

El presupuesto juega un papel muy importante a la hora de escoger un programa de control de gastos. Algunas empresas estarán limitadas a sus condiciones actuales, pero muchas otras sí serán capaces de proyectar e invertir a largo plazo en su sistema de gestión de gastos.

Hay dos formas de adquirir este tipo de software. La más anticuada es comprando el programa físico y todo el hardware necesario.

La otra forma es utilizando una solución SaaS, que te permite disponer de la última versión, estar al corriente de cada actualización, y sin tener que hacer ninguna inversión pesada de hardware en tus servidores.

SAAS

Coste
Pago por uso – por usuario – por mes. No estás obligado a un contrato y puedes cancelarlo cuando quieras.
Instalación
Tiempo de instalación rápido. Instalación y mantenimiento barato. No es necesaria la intervención de ningún técnico especializado. Las actualizaciones se instalan automáticamente.
Personalización
Las API’s pueden ser personalizadas en función del software del vendedor.
Hardware
El hardware y software se encuentran en el sitio del proveedor.
Integración
El hardware y software se encuentran en el sitio del proveedor.
Control
El proveedor SaaS controla el sitema, pero la información la tiene el cliente.

LOCAL

Coste
El coste del hardware, software etc. Se paga por adelantado.
Instalación
Instalación compleja y que puede requerir la intervención de algún técnico especializado. El tiempo de instalación es mucho más largo.
Personalización
Solo algunas API’s pueden personalizarse, dependiendo del software del vendedor. Y muchas de ellas exigirán un alto coste por ello.
Hardware
El cliente debe proporcionar el hardware y la plataforma para ejecutar las aplicaciones.
Integración
La integración con software ya existente es posible, pero exige muchos recursos por parte del vendedor y del cliente.
Control
Controla los sistemas.

4. Crear un grupo de trabajo dentro de la propia empresa


Preguntas para empleado
  • ¿Cómo gestionas normalmente tus gastos?
  • ¿Qué es lo que más aborreces de gestionar tus gastos?
  • ¿Cómo podría mejorarse?

Preguntas para autorizador
  • ¿Cómo se aprueban los gastos presentados por los empleados en el momento?
  • ¿Qué te gustaría que se mejorarse de este proceso?

Preguntas para Director Financiero
  • ¿Cómo adquieres la información sin utilizar los informes financieros?
  • ¿Tienes acceso a toda la información que te gustaría revisar?
  • ¿Es difícil obtener esta información?
  • ¿Cómo podría mejorarse?

5. Satisface tus necesidades con las opciones que te ofrece el mercado


Características de la Política de Gastos:

Multi-usuario
¿La solución se utiliza de forma individual o pueden varios usuarios utilizar la misma cuenta?

Roles de grupo y administración de cuentas
¿Puedes asignar un rol específico a los usuarios y/o asignarlos a un grupo o cuenta?

Reglas
¿Pues añadir tus propias reglas? (Por ejemplo: no se admiten gastos durante los fines de semana)

Categorías
¿Puedes añadir tus propias categorías y vincularlas a los gastos?

Campos personalizados
¿Puedes crear tus propios campos personalizados? ¿Y hacerlos obligatorios?

Proyectos
¿Puedes añadir proyectos y vincularlos a los gastos?

Kilometraje, Registro del tiempo y Medición de progresos
¿La aplicación soporta el envío de kilometraje, registro del tiempo y la medición de progresos?

Aprobación
¿Es posible utilizar un proceso de aprobación?

Tarjetas de pago
¿Es posible añadir tarjetas de pago y seleccionarlas como método de pago?

Transacciones
¿La aplicación puede enlazar los gastos con transacciones por banco o tarjetas de crédito?

Operaciones Multi-lenguaje
¿La aplicación está disponible en múltiples lenguajes?

Características de Envío:

Envío de gastos
¿Cómo se pueden enviar los gastos a la aplicación?

Integraciones
¿Hay aplicaciones externas con las que enviar gastos? (Por ejemplo: Dropbox o Evernote)

Aplicaciones de Móvil
¿Hay aplicaciones móviles para enviar gastos? ¿En qué dispositivos?

Escaneo de recibos
¿La aplicación puede leer todos los datos de los recibos enviados?

Almacenaje de recibos
¿Cuánto tiempo se almacenan los recibos?

Soporte de información adicional
¿Se puede añadir información extra a los gastos, como una categoría o proyecto?

Soporte multimoneda
¿Se puede utilizar una moneda distinta según el usuario?

Conversión de moneda
¿La aplicación convierte directamente la moneda extranjera?

Lista de tareas
¿La aplicación te avisa cuando falta algún dato o información?

Tarjetas de empresa
¿Se pueden escanear también las tarjetas de empresa?

Herramientas de información y exportación

Herramientas de filtración
¿La aplicación tiene herramientas de filtración? ¿Son sencillas de manejar?

Herramientas de exportación
¿La aplicación tiene herramientas para exportar? ¿Cómo funcionan estas herramientas? ¿En qué formato se exporta (pdf-csv-xml)?

Proceso de Aprobación
¿Durante el proceso de aprobación pueden desaprobarse gastos o informes? Integraciones con contabilidad ¿Con qué programa de contabilidad se integra la aplicación?

Integraciones con contabilidad
¿Con qué programa de gestión de recursos humanos se integra la aplicación? API abierta ¿La aplicación tiene algúna API con la que conectarse?

Soporte y recursos

Soporte telefónico
¿Puedes hablar con alguien por teléfono si tienes cualquier problema?

Soporte vía mail
¿Tienes un mail de soporte para temas menos urgentes y/o preguntas?

Chat directo online
¿Existe un chat online directo? Manual de usuario ¿El programa viene con un Manual de Usuario?

Guía de usuario
¿El programa viene con una Guía útil para el usuario? Formación de clientes ¿Qué formación hay disponible para los clientes?

Servicios de consultoría
¿Qué servicios de consultoría hay disponibles?

Contacto personalizado
¿Hay un agente dedicado de forma personalizada para tu empresa?

Conclusiones

Aquí lo tienes. Las cosas más básicas que tu empresa necesita saber sobre la Gestión de Gastos, resumida en una única lista.

Un sistema de gestión de gastos es la clave para controlar los gastos del día a día en tu empresa. Es esencial tener una solución de gestión de gastos que te permita organizar la información crítica del negocio, mejorar los resultados y que sea fácil de utilizar por parte de los empleados, contables, jefes y directores financieros.

No importa si eres pequeño, mediano o grande, un sistema de gestión de gastos es crucial para el éxito de tu compañía.

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