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¿Manual o digital? ¿Cuál es la mejor forma de gestionar tus gastos?

No importa si diriges un negocio o tienes un trabajo a tiempo completo; todo el mundo tiene que vérselas con los gastos en algún momento. Esto es un hecho, para cualquier persona que quiera asegurarse de que su jefe reembolse sus gastos adecuadamente.

Pero si hay algo peor que ocuparse de los gastos es hacerlo de un modo ineficaz. Por desgracia, muchas personas se aferran a sus viejos modos de actuar, porque lo exige su jefe o porque les gusta hacerlo así, incluso aunque ahorrasen mucho tiempo si ajustaran un poco su flujo de trabajo.

En este artículo echaremos un vistazo a los diversos modos en que las personas se ocupan de sus gastos, sus dificultades y cómo configurar un sistema mejor y más eficiente.

  • Gestión de gastos de forma manual

Aunque podría no ser la forma más sencilla de gestionar los gastos, muchas empresas todavía se empeñan en hacerlo como en la vieja escuela. Los informes de gastos manuales pueden adquirir muchas formas diferentes, pero todo se reduce a lo mismo: un montón de papeleo.

Todo empieza con los recibos físicos, que los empleados, a menudo, reúnen en sus escritorios. De vez en cuando, llega el momento de procesarlos, algo que puede ocupar buena parte del día, entre unas 2 y 3 horas semanales. El primer paso consiste en clasificarlo todo mediante la creación de algún tipo de orden en una pila desordenada de recibos y facturas. Luego imprimirán un par de formularios de gastos, los rellenarán con la información necesaria y lws graparán los documentos adecuados. Entonces se entregarán al departamento financiero que, de nuevo, tendrá que revisar manualmente todos los documentos para asegurarse de que se han procesado correctamente.

Por supuesto, hay mucho que puede mejorarse en este proceso. Es fácil cometer errores cuando se trabaja de forma manual, por ejemplo, (el cambio accidental de números no se produce tan rápidamente cuando trabajas digitalmente). Otro gran problema es que la gente a menudo termina perdiendo sus recibos, lo que hace imposible que sean reembolsados. Esto complica las cosas para todos los implicados: los empleados tienen que imprimir sus extractos bancarios, mientras que el departamento financiero no tendrá toda la información exigida por las autoridades fiscales.

 

  • Gestión de gastos mediante informes digitales simples

Algo mejor que el informe manual completo, este flujo de trabajo ligeramente mejorado a menudo se basa, en gran medida, en un sistema de hojas de Excel. Funcionan como versiones digitales de los formularios físicos y los empleados los rellenan cada vez que se ponen a procesar los gastos. Si bien algunas empresas requieren que se envíen los formularios por correo electrónico al departamento adecuado, las empresas más avanzadas tecnológicamente habrán configurado carpetas compartidas para cada empleado que se actualizarán instantáneamente. Aunque es solo un pequeño cambio, facilita el manejo de grandes cantidades de gastos entrantes de una manera relativamente eficiente.

 

  • Informes digitales avanzados

No son pocas las herramientas digitales que afirman tener la solución para hacer un informe de gastos rápido y eficaz. Estos productos a menudo meten una gran cantidad de funcionalidades en un paquete de software que se distribuye por la empresa y los empleados tienen acceso a un portal en línea o una aplicación de escritorio que les permite enviar sus gastos al departamento financiero. Pero aunque se trate de un producto digital, aún tendrán que introducir los datos manualmente, adjuntar el recibo o factura correcta y dedicar tiempo a procesarlo todo.

En el otro extremo, el departamento financiero también necesitará echar un vistazo a todos los gastos entrantes, comprobar si todos entran dentro de los presupuestos definidos y corregir cualquier información que se haya introducido erróneamente. Según Gartner un 19% de los informes de gastos contienen errores.

Otro problema recurrente es el diseño de estas herramientas. A menudo, están hechas con el negocio en mente, lo que significa que no prestan mucha atención a la creación de un producto que tenga un buen aspecto. Lo que olvidan, sin embargo, es que sus empleados están acostumbrados a utilizar herramientas bien diseñadas; casi todos los productos digitales orientados al consumidor se centran en proporcionar una excelente experiencia de usuario. Es un contraste sorprendente con la mayoría de las herramientas comerciales, que tienden a centrarse en la funcionalidad sobre el diseño, aunque eso signifique que pueden ser más difíciles de usar para la mayoría de las personas.

  • Informes digitales automatizados con servicio completo

Cuando nos dimos cuenta de que un producto que combina funcionalidades avanzadas con un diseño innovador tendrá más oportunidades, nos propusimos crear Rydoo. Nuestra plataforma de gastos con servicio completo incorpora potentes herramientas, como envío de recibos desde tu smartphone y aprobación en tiempo real por parte de los gestores para asegurarse de que siempre recibas el reembolso lo antes posible.

 Pero no nos limitamos a incluir un montón de funcionalidades sin pensar en la experiencia de usuario. Por el contrario, creamos un producto que te encantará utilizar. Inspirados por la facilidad de uso de las herramientas digitales hechas para los consumidores, lo hicimos de manera que ocuparte de los gastos sea parecido a usar tu plataforma en línea favorita.

 

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