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Política de gastos: mejores prácticas

Para que sus empleados sigan las normas de su política de gastos tiene que asegurarse de que la política sigue las mejores prácticas.Estas mejores prácticas no se limitan a enviar gastos, sino que también incluyen su aprobación y reembolso.

Si su política de gastos sigue estas mejores prácticas se dará cuenta de que gestionar gastos resulta menos frustrante y lleva menos tiempo.

1. Todo empieza con la política de gastos

Todo proceso de gasto de mejor práctica empieza con una política clara y fácil de entender.

Como empresa, usted está obligado a disponer de una política para demostrar cómo debería llevarse idealmente el negocio.

También es importante disponer de esa política por si el IRS pregunta sobre gastos reembolsados. Esta política ayuda a asegurar que los gastos son genuinos, y que la empresa no está reembolsando a personas por gastos inapropiados ni personales.

Asegúrese de que la política de gastos no es demasiado extensa.

Los empleados no deberían tener que leerse un libro antes de planear un viaje de negocios. Asegúrese también de que es fácil de entender para que no haya (o haya poco) espacio para el debate.

2. Simplifique los procesos

Es muy fácil hacer un gasto empresarial, de modo que ¿por qué debería ser complicado informar de dicho gasto?

Los procesos difíciles asustarán a los empleados, así que facilíteles el hecho de presentar un gasto.

Los procesos difíciles también significan que se tarda más tiempo en informar de gastos, ¡y si son muy complejos se cometerán errores!

3. Recopile solamente la información correcta y relevante

La cantidad y la fecha no es suficiente, pero tampoco pida demasiado.

La información de gastos relevante incluye comerciante, cantidad, fecha, categoría y método de pago. Se pueden añadir datos adicionales (sucursal, grupo).

Algunas apps para móviles, como Rydoo, pueden extraer datos de recibos, lo que significa que ya se captura la mayor parte de la información importante y los empleados no tienen que escribirla.

Esto resulta en menos tiempo invertido en gastos, ¡y menos errores!

4. Envíe a tiempo, pero también apruebe a tiempo

Si espera que sus empleados envíen sus gastos un determinado día o a una determinada hora, entonces asegúrese de que la aprobación de esos gastos también se produce de acuerdo con un calendario similar.

Facilite a sus empleados el hecho de enviar. Verá que cuanto más fácil sea enviar, más aumentará el número de empleados que envía más rápido.

La tecnología moderna permite simplemente sacar una foto de un recibo y enviarla para su aprobación sólo un minuto después de realizar la compra.

Lo mismo ocurre con la aprobación de gastos enviados.

Póngaselo fácil a los aprobadores, y si un gasto no se aprueba, asegúrese de que el aprobador pueda proporcionar una actualización de estado para que el empleado sepa POR QUÉ se rechaza el gasto.

5. Evite excepciones

Una política de gastos diferente para los distintos empleados es algo que usted realmente desea evitar, ya que genera complejidad.

Sin embargo, hay una forma de tratar las excepciones sencillas: reglas y alertas.

Su solución de gestión de gastos debería proporcionarle una forma fácil de configurar reglas básicas que puedan aplicarse a categorías, departamentos, etc.

Cada vez que se rompe una determinada regla, el empleado recibe una notificación de que el gasto no se adapta a la política de la compañía.

6. Piense en utilizar herramientas de software y aprovechar la tecnología existente

La tecnología moderna le permite a usted y a su empresa librarse del informar de gastos a la antigua usanza. En la actualidad, los informes de gasto pueden realizarse sin utilizar nada de papel, desde enviar gastos al reembolso.

Si sus empleados tienen smartphones o acceso a un ordenador con webcam, los recibos pueden digitalizarse fácilmente, y se pueden extraer todos los datos sin escribir ni una sola letra.

Una vez hecho esto, el empleado podrá enviar fácilmente este gasto al director para su aprobación un momento después de efectuar el gasto real.

La aprobación de gastos se hace más fácil, porque los datos digitalizados ya se pueden comprobar si cumplen con la política y, si no es así, el aprobador puede enviar el gasto de vuelta al empleado explicándole por qué se ha rechazado.

Una vez aprobado ya puede tener lugar el reembolso.

No es necesario que los empleados esperen hasta fin de mes para enviar todos sus recibos, lo hacen cada vez que efectúan un gasto.

Ahora se da cuenta de que todo el informe de gastos anticuado pertenece al pasado.

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