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Cómo implementar Rydoo en una empresa de 460 000 empleados

Con más de 460 000 empleados y presencia en 72 países, la empresa matriz de Rydoo, Sodexo, es el caldo de cultivo perfecto para que Rydoo desarrolle aún más su metodología y  para llevar a cabo implementaciones más complejas en el mercado empresarial. Crecer juntos y aprender unos de otros son las palabras clave en esta aventura de innovación y dinamismo. Infórmate sobre las dificultades y los éxitos.

Rydoo o no Rydoo


Cuando el gigante francés decidió adquirir Xpenditure e iAlbatros en 2017 para crear conjuntamente Rydoo, ya utilizaba diferentes herramientas de gestión de gastos. "De hecho, tuvimos la opción de seguir trabajando con estas soluciones", dice David Soulé, director de viajes y gastos del Grupo Sodexo y líder del equipo interno de proyectos. "No nos quedamos con Rydoo simplemente porque era Rydoo. Necesitábamos la mejor herramienta de gestión de gastos para nuestros miles de empleados".

El equipo realizó una evaluación técnica y funcional entre ambos antes de tomar una decisión. "En lo que Rydoo obtuvo definitivamente la mejor puntuación fue en el apoyo al proyecto. Nos encanta vuestro planteamiento humano. El hecho de que hables con alguien y no con una hoja de cálculo es algo que valoramos mucho".

¿Qué más fue fundamental para que David y el equipo finalmente eligieran a Rydoo? "¡Sin duda, el hecho de que simplemente puedas tirar tus recibos! También nos entusiasmó la agilidad y la capacidad de Rydoo para simplificar y reducir al máximo las actividades sin valor añadido para nuestros empleados".

Entonces, ¿cuál es el plan?


Por supuesto, el éxito de cualquier nuevo proceso en un grupo global depende en gran medida de tener un plan de implementación estructurado.

"Por nuestra parte, creamos un proceso para todo el grupo junto con nuestras sucursales en los principales países", explica David. "Escuchamos sus comentarios y definimos juntos cómo debería ser este proceso grupal. Después, nos sentamos junto con los equipos de sistemas de información y tecnología (SIT) y el equipo de Rydoo para colaborar en la implementación de este proceso global". La idea era tener una metodología que pudiera servir de modelo para que todos los demás países la siguieran. "A eso me refiero cuando hablo de la agilidad de Rydoo".

Rydoo es una gran mejora. La plataforma finalmente hizo posible implementar una política de viajes y gastos y asegurarse de que se cumpliera.
David Soulé
Travel & Expense Manager

Después, hubo un período de dificultades de tres meses durante el cual Sodexo identificó las brechas entre su recién concebido proceso global y lo que Rydoo ya podía solventar en ese momento. Juntos, elaboramos un plan de mejora que Rydoo podía seguir para alcanzar los objetivos de nuestro proceso, con ciertos plazos, por supuesto.  

"Necesitábamos ajustar un poco nuestras expectativas", admite David. "Las conversaciones con el equipo de Rydoo nos ayudaron a desarrollar nuestra forma de pensar y a comprender mejor ciertos aspectos de los gastos. No era necesario que nos adaptáramos demasiado a nuestro plan original, pero teníamos que entender que ciertos ajustes tendrían que esperar un poco más, aunque nos parecieran muy importantes al principio". David y el equipo tenían, por ejemplo, sus propias ideas sobre el módulo de informes de Rydoo o el cambio de algunos derechos de administración. "Finalmente, decidimos seguir las ideas de Rydoo y adoptar un planteamiento diferente en algunos puntos. En cualquier caso, creo que Rydoo siempre tiene la voluntad auténtica de evolucionar".

Un piloto para despegar

Tras el análisis de las lagunas, el proyecto pasó por una fase piloto en Francia, que los usuarios acogieron muy favorablemente. En una encuesta de calidad, no menos del 84 % de sus empleados constataron que la aplicación Rydoo contribuía a la mejora de su calidad de vida en el trabajo, y recibió una calificación global de 4 en una escala de 5. Los usuarios también informaron de que Rydoo les facilitaba la comprensión de la política de gastos de la empresa.

"Rydoo es una gran mejora. La plataforma finalmente hizo posible implementar una política de viajes y gastos y asegurarse de que se cumpliera. Antes de que tuviéramos a Rydoo, el cumplimiento de nuestras políticas se realizaba después del pago. Esto dificultó, por supuesto, que la gente siguiera las reglas. Ahora, los empleados pueden ver inmediatamente cuando se rechaza su gasto o cuando su reserva de viaje no se ajusta a la política. Gracias al hecho de que nuestros empleados conocen ahora mucho mejor nuestras normas internas, también esperamos ver un efecto de ahorro con el tiempo".

Estas reacciones positivas han generado grandes expectativas para todo el grupo. "Esto nos motiva a actuar lo más rápido posible: el mes pasado se añadieron 6000 usuarios de nuestra filial francesa a la plataforma. Y esto es solo el comienzo. Si todo va bien, consideraremos la solución lista para su despliegue en el resto de países".

Tiempos apasionantes para la familia Sodexo. Madre e hija creciendo juntas.

84 %

de los usuarios considera que Rydoo contribuye a la mejora de la calidad de vida en el trabajo

85 %

de los usuarios considera que Rydoo facilita la comprensión de la política de gastos de la empresa

93 %

de todas la reservas de viajes se hacen ahora en línea a través de Rydoo

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