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¿Son las hojas de cálculo o excel un riesgo y un coste innecesarios para gestionar los gastos?

El Instituto de Finanzas y Administración señala que más del 10 % del presupuesto total de una compañía media corresponde a los costes de viajes y gastos, solo después de las nóminas. A pesar de la importancia financiera y operativa de estos gastos, el 80 % de las empresas no saben lo que les cuesta el procesamiento de sus informes de gastos.

De las que sí lo saben, las empresas que utilizan procesos manuales (el 63 % de las PYMES y el 38% de las grandes corporaciones) gastan un promedio de 26,63 dólares por informe. Por el contrario, las empresas con un sistema de gestión de gastos totalmente automatizado gastan solo 6,85 dólares por informe.

Esa es una diferencia sorprendente, pero un coste excesivo por informe es tan sólo uno de los muchos aspectos en los que Excel y otros sistemas manuales de informes de gastos están exponiendo a su empresa a riesgos innecesarios y causando costes adicionales:

Seguridad y almacenamiento

Cada vez es mas difícil proteger y almacenar datos, sólo en España en 2017 se produjeron más de 120.000 ataques. Las hojas de gastos contienen información confidencial de todos los empleados, por lo que siempre es conveniente buscar alternativas para evitar los cada vez mas frecuentes ataques. 

El volumen cada vez mayor de recibos que se tienen que almacenar puede presionar a su equipo y añade un trabajo de archivado innecesario a su carga de trabajo. Además, estos archivos de Excel que se utilizan para administrar estos gastos pueden dañarse o sobrescribirse fácilmente. 

Dado que la mayoría de las empresas confían ahora en la nube para garantizar la seguridad de sus datos, la gestión manual de los gastos se ha convertido en una especie de monstruo. Un sistema automatizado, como Rydoo, le garantiza que no tendrá que preocuparse en caso de que se lleve a cabo una auditoría, ya que tiene la garantía de que se guardará una copia de seguridad de forma segura en la nube. 

Además gestionar sus gastos utilizando una herramienta dedicada para ello puede traer innumerables beneficios a su empresa. 

  • Incremento en seguridad.
  • Visibilidad en tiempo real de todos los gastos.
  • Reducción de almacenamiento en equipos de los empleados.
  • Reducción en el uso de recursos.

Fraude

Para un particular determinado, los sistemas de seguridad de Excel pueden ser completamente inexistentes. La baja seguridad y la falta de controles de auditoría facilitan que se lleven a cabo los cambios y prácticamente imposibilitan que su equipo los detecte.

¿No cree que pueda pasarle a usted? Piénselo de nuevo. La empresa media sufre 3,8 incidentes de amenazas internas (personas dentro de su organización que intentan dañar u obtener un beneficio) cada año. Sus hojas de cálculo de gestión de gastos son un objetivo fácil; incluso si encuentra errores sospechosos, probar el fraude será considerablemente más difícil.

Informes y análisis

La información contenida en las hojas de cálculo de gastos se puede utilizar para identificar patrones de comportamiento y aspectos ineficaces sobre los que se puede actuar para generar nuevos ahorros. Pero para la mayoría de las empresas que cuentan con un sistema manual, acceder a esos datos es casi imposible.

Excel proporciona las herramientas adecuadas, pero la complejidad adicional no hace más que aumentar las posibilidades de que se produzcan errores. Las horas extras que se tendrán que dedicar a Excel para conseguirlo constituyen otro coste no deseado. El servicio automatizado de administración de gastos puede proporcionar esta información sin ningún esfuerzo adicional.

Las ventajas son evidentes. Por ejemplo, podría notar que un equipo gasta un 40 % más que sus compañeros en sus gastos de viaje cada noche. Una revisión rápida puede revelar que frecuentemente reservan los hoteles y los vuelos en el último minuto, en lugar de planificarlo por adelantado y ahorrar dinero; ese simple vistazo podría ahorrarle miles de dólares a su empresa.

Teniendo visibilidad sobre los gastos en tiempo real entre otras muchas ventajas:

  • Toma de decisiones basadas en datos.
  • Descubrir nuevas oportunidades de negocios.
  • Gestión de riesgos y preocupaciones regulatorias mediante el aprovechamiento de los datos para apoyar las demandas de informes, entre otros requisitos.
  • Mejora de la productividad y eficiencia en toda la empresa.

Integraciones

Los datos de sus gastos probablemente se utilizan en varios sistemas clave, entre los que se incluyen la contabilidad, la facturación y las previsiones. La importación de datos desde Excel a diferentes sistemas es ineficiente y una importante fuente de errores.

Su hoja de cálculo deberá estar formateada correctamente para cada uno de ellos, y no necesariamente tendrán los mismos requisitos. Hacer cambios en el formato aumenta las posibilidades de que se produzcan errores. El software de gestión de gastos automatizado le permite exportar su información en diversos formatos, sin posibilidad de que se produzcan errores de usuario.

Gracias a sus integraciones con sistemas ERP como SAP, Oracle, o Microsoft Dynamics, se crea un flujo fluído desde los recibos hasta contabilidad. Libros de contabilidad, proyectos, invitados... toda la información que necesitas estará automatizada, y lo más importante, sin errores.

Tiempo del empleado

Las soluciones totalmente automatizadas cuestan alrededor de una cuarta parte de lo que cuestan las soluciones manuales por transacción ($26,63 frente a $6,85) porque le ahorran mucho tiempo a sus empleados. ¿En qué nuevas iniciativas podría centrarse su equipo si les libraran de sus hojas de cálculo, que requieren mucha dedicación?

Próximos pasos

Automatizar, agilizar y digitalizar los gastos de su empresa es fácil. Rydoo puede ayudarle a aumentar la productividad, a eliminar los costes ocultos de su solución manual y a facilitar el proceso de gastos tanto para sus empleados más destacados como para su equipo de finanzas. Regístrese en una prueba gratuita hoy mismo o programe una demostración de 15 minutos con un miembro con experiencia de nuestro equipo.

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