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Oficina paperless en España – Cómo digitalizar tu gestión de gastos corporativos

¿Cuáles son las ventajas de apostar por un negocio paperless?

La realidad es que la gestión de gastos corporativos dentro de una empresa genera una gran cantidad de papel. Las personas involucradas en el proceso se ven obligadas a invertir mucho tiempo en tareas manuales relacionadas con la gestión de esos documentos físicos y, seamos sinceros, a nadie le gusta eso. Al medio ambiente tampoco…

Las llamadas oficinas paperless son capaces de llevar a cabo distintas tareas administrativas sin necesidad de utilizar un soporte físico como el papel. Abandonar el tedioso proceso manual de gestión de gastos en favor de uno digital ha supuesto una revolución para los negocios y startups más modernas.

En este escenario, los departamentos de finanzas y contabilidad cobran un protagonismo clave dentro de la organización, y así lo demuestran empresas como Innogy Consulting. Esta consultoría de carácter internacional dedicaba más de 30 minutos semanales a justificar los recibos que generan sus empleados durante cada viaje. Gracias a la herramienta para la gestión de gastos de Rydoo, Innogy ha conseguido que sus trabajadores se ahorren entre 10 y 30 minutos de papeleo a la semana. La cifra sorprende más aún cuando el sistema se aplica a gran escala dentro de la compañía, y es que gracias a este software, Innogy consiguió liberar hasta 27 horas mensuales.

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A día de hoy, prescindir del papel se ha convertido en una necesidad para muchos negocios, pues vivimos en un mundo global y digital que exige la máxima optimización posible de los recursos. En este sentido, un software de gestión de gastos corporativos ayuda a eliminar algunos de los principales problemas de los departamentos financieros al automatizar y simplificar los procesos. La apuesta por una gestión digital de los gastos proporciona enormes beneficios, entre los que destacan:

  • Un servicio más rápido y eficiente que, además, evita errores en los pagos y la pérdida de archivos.
  • Control en tiempo real de todos los gastos y documentos registrados en el software, a los que se puede acceder con sencillez desde cualquier lugar.
  • Mayor seguridad, siendo más fácil detectar los fraudes y el fallo en el cumplimiento de las normas.
  • Ahorro de tiempo y costes gracias a la simpleza y precisión de sus herramientas de gestión de gastos.
  • Mejor comunicación entre el negocio y sus clientes, que ahora pueden resolver sus problemas y dudas en poco tiempo y con eficacia.
  • Mayor flexibilidad, ya que se puede acceder fácilmente desde el teléfono móvil y el ordenador.
  • Creación de copias de seguridad automáticas, para que los datos del cliente estén siempre a mano y protegidos.

Tras enumerar todas estas ventajas, es necesario destacar de forma especial el impacto medioambiental que tiene el uso del papel. A pesar de que muchas empresas de envergadura están comprometidas con el reciclaje, su fabricación supone un gasto descomunal de agua y energía, emitiéndose durante el proceso grandes cantidades de gases de efecto invernadero. Por este motivo, tanto las compañías más veteranas como los jóvenes emprendedores, se suman a la tendencia de las oficinas paperless para administrar sus proyectos y gestionar sus gastos.

¿Qué necesitas para empezar a trabajar con Rydoo?

Cuando una empresa decide comprometerse con el cambio de un formato físico a otro digital, se produce un periodo de transición en el que los empleados aprenderán todo sobre el nuevo software de manera gradual. Al principio, será necesario asegurar toda la documentación creando un sistema de contraseñas y realizando copias de seguridad de los archivos más importantes. La idea es que todo esté organizado para que los trabajadores sepan manejar y almacenar correctamente la información de la compañía.

Una vez implantada la mecánica adecuada para la manipulación y protección de los datos, tan solo queda la formación de los empleados en el uso del nuevo software. En este sentido, Rydoo lo pone fácil, pues sus herramientas de gestión son muy completas, sencillas e intuitivas. 

En la última fase de la transición, los encargados de mostrar el producto mantendrán encuentros de aprendizaje con cada equipo, integrando paso por paso la nueva rutina digital.

Un software 100% certificado

Las nuevas tecnologías suponen un avance en muchas materias, pero en ocasiones, no encuentran el apoyo necesario por parte de las instituciones y organismos estatales. En este sentido, la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) ha homologado Rydoo como software para la digitalización de facturas y facturas simplificadas, de modo que los clientes de esta plataforma pueden operar sin la necesidad de papel de forma totalmente segura y legal.

Gracias a este reconocimiento, los españoles, al igual que los usuarios ingleses, holandeses o daneses entre otros, ya no tienen la obligación de conservar sus recibos en papel cuando utilizan Rydoo. Con exportar un documento en PDF que incluya el resumen de los gastos, bastará para que el gobierno obtenga los recibos necesarios. Ahora, ya no es obligatorio perderse entre montones de documentos, realizando una sencilla búsqueda por fecha o proyecto, se accederá en pocos segundos al archivo deseado.

El principal responsable de que todo funcione es el certificado digital integrado por Rydoo que, siguiendo los requerimientos del gobierno español, demuestra la autenticidad de las imágenes cargadas en la aplicación. Además, un auditor español independiente ha validado la continuidad de este proceso, asegurando así su fiabilidad.

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La transición digital ha llegado para quedarse

Teniendo en cuenta todas las características mencionadas anteriormente, es posible entender el importante papel que juegan las oficinas paperless en la actualidad. 

Durante la última década, se ha disparado el uso del software especializado con fines administrativos, de modo que muchas compañías están optimizando sus recursos como nunca antes lo habían hecho. En cuanto a los beneficios que aporta Rydoo, podrían citarse ejemplos de muchas otras entidades, como el de McFIT España, que ha conseguido ahorrar hasta un 40% de tiempo gracias a la herramienta de gestión de gastos

Con la entrada de la nueva década, los negocios que apuesten por la transición digital tendrán una gran ventaja frente a los demás, ya no solo por el ahorro de costes, sino por la satisfacción de sus propios empleados. 

¿Está tu empresa preparada para dejar de acumular papel durante y después de cada viaje? Si la respuesta es afirmativa, prueba Rydoo y súmate al cambio.

¿Preparado para eliminar el papel de tu proceso de gestión de gastos?

Publicado originalmente , modificado

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