expense policy best practices

Buenas prácticas para la política de gastos

Escrito por Renata Taunay
Renata is Content Marketer at Rydoo.

1. ¿Qué es una política de gastos?

Una política de viajes y gastos es un conjunto de normas definidas por la empresa que explica cómo se reembolsa a los empleados por los gastos que deban asumir en nombre de la empresa. En resumen, es una lista de lo que deben hacer tus empleados y lo que no en lo relativo a los gastos de empresa. No obstante, en realidad es mucho más que eso.

Desde la perspectiva del empleado

Para los empleados, una política de viajes y gastos es una guía que detalla cómo pueden gastar el presupuesto de la empresa en los viajes de negocios. Si siguen la guía, sabrán con seguridad que se les reembolsará el importe permitido por la política. No tendrán que negociar los gastos, ya que la empresa ya ha establecido las reglas que deben seguir.

Desde la perspectiva del empleador

Para el empleador, tiene unas cuantas ventajas más. Con una buena política de viajes y gastos, es posible evitar el fraude, marcar límites y hacer estimaciones más fácilmente. Si incluyes las directrices y flujos de trabajo adecuados en la política de viajes y gastos, los empleados sabrán exactamente qué se espera de ellos cuando informen de sus gastos. Al marcar límites, podrás mantener los gastos bajo control y evitar discusiones. Además, será más fácil confiar en tus empleados (las cosas claras y el chocolate espeso). Por último, con un buen conjunto de normas, el departamento financiero podrá prever gastos más fácilmente. Las cuentas de viajes y gastos suelen ser el segundo mayor coste para las empresas. Por lo tanto, un buen conjunto de normas no solo te proporcionará más transparencia e información acerca del gasto de tus empleados, sino que te permitirá comenzar a optimizar este centro de costes.

2. ¿En qué se diferencia una buena política de viajes y gastos?

Es posible que pienses que las políticas de gasto deben ser largas y cubrir todo tipo de gasto en detalle, pero es más bien al contrario. Una buena política de gastos es breve, concisa, estructurada y pertinente. Muestra a los empleados cómo pueden gastar el dinero de la empresa de manera consciente. Nadie quiere leerse un documento de más de 20 páginas para saber cómo tienen que viajar. La política de gastos tendrá mejor acogida si vas al grano.

Tu política de gastos debería ser:

Concisa

No te pierdas en los detalles.
La finalidad es crear un conjunto estandarizado de normas, no incluir todas las excepciones.

Estructurada

Usa una estructura clara para que sea fácil de leer.
Para empezar, organiza tu política de viajes y gastos por categorías para tener una buena visión de conjunto.

Pertinente

Asegúrate de que está al día.
Tu política no solo deberá adaptarse al tamaño y a la cultura de tu empresa, sino también deberá estar al día en cuanto al derecho y a las normativas fiscales.

3. ¿Cómo redactar una política de viajes y gastos?

En primer lugar, explica el propósito de estas directrices. De esta manera, crearás confianza entre el empleado y el empleador. Ambas partes sabrán qué esperar.

Explica las normas de tu política de gastos

A continuación, explica cómo proceder a la hora de registrar gastos, el procedimiento de aprobación y algunas normas generales. Por ejemplo, que los gastos solo pueden provenir de un contexto profesional y no podrán tener lugar durante el fin de semana.

Por motivos fiscales, es usualmente necesario guardar el recibo (esto dependerá de la ubicación y del importe del gasto). No olvides fijar un plazo para que tus empleados registren un gasto. De esta manera evitas que los recibos ya no puedan ser utilizados para el reclamo de impuestos.

La parte fundamental de la política de viajes y gastos será el resumen de las distintas categorías o centros de costes. Cada categoría tendrá unas normas distintas. Las categorías más comunes son transporte, alojamiento, dietas y gastos de oficina.

Para que puedas empezar, hemos enumerado tres ejemplos de normas por categoría:

Transporte

  • Si los gastos por kilometraje son inferiores a 250 €/mes, solo será necesario un nivel de aprobación.
  • Los gastos de Uber no podrán ser superiores a 30 €/viaje.
  • Solo se te podrá reembolsar un ticket de parqueo si tienes el recibo.

Alojamiento

  • No se reembolsarán los artículos del minibar.
  • El importe máximo dependerá del puesto y la ubicación.
  • Los gastos de lavandería se reembolsarán solo si la estancia es superior a cinco días.

Dietas

  • Se deberá mencionar a todos los asistentes al enviar el recibo.
  • El límite de gasto por comida dependerá del país (25 € en Bélgica, 20 € en Portugal, etc.)
  • Se reembolsará un máximo de 20 € por cena. No se reembolsará el importe restante.

Gastos de oficina

  • Se aprobarán automáticamente los gastos inferiores a 10 €.
  • Los gastos de oficina no podrán exceder 30 €/mes.
  • Las tarifas móviles no podrán exceder 40 €/mes.

Hemos creado una plantilla editable de la política de gastos y viajes para ti.

4. Cómo mejorar tu politica de viajes y gastos?

Expense management platforms are built to help companies automate their expense processes. Not only to improve the submission but also to automatically enforce expense policies. Submitted expenses are analyzed against T&E policies and instantly flagged or rejected if non-compliant.

By automating the control of expenses, it allows your users and approvers to immediately see the expenses that are out-of-policy and add an explanation or remove them altogether from their expenses list.

5. ¿Cómo comunicar tu política de viajes y gastos a tu empresa?

La manera de presentarla es tan importante como su contenido. No puedes esperar que tus empleados lean un documento Word de 8 páginas, y recuerden todo.

Trabaja con un diseñador en plantilla o para crear un documento que impresione a tus empleados.Tu política de gastos solo resulta útil si los empleados saben de su existencia, por lo que es importante que sea accesible y que des con regularidad cuando los empleados incumplan la política de empresa.Una buena forma de hacer esto es incluir la política en la plataforma de gastos, de manera que esté disponible para todos los empleados cada vez que registren un gasto.

¿Estás buscando un ejemplo? No busques más y descárgate nuestra plantilla.

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