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Fraude: La guerra desconocida para muchas empresas

Noticia de última hora: El fraude en los gastos corporativos se está llevando a cabo en muchas empresas de todo el mundo, ¡cada día! Si tu empresa sigue confiando en un proceso de gestión de gastos manual con recibos en papel y hojas de cálculo, es muy probable que también te estés enfrentando a este enemigo. Analiza más de cerca las formas más comunes de cometer fraude y cómo utilizar la mejor arma para proteger a tu empresa: una solución de gestión de gastos y una política de Viajes y Gastos potente.

El impacto de las reclamaciones de gastos fraudulentas

Es realmente fácil entender cómo funciona el fraude. Imagínate: Una directora de ventas tiene un límite muy generoso en su cuenta de gastos a la hora de hacer regalos: el 75% de sus compras fueron para verdaderos clientes, mientras que el 25% restante -todas realizadas a nombre de familiares- fueron hechas en eBay. 

Este es un ejemplo un tanto extremo de fraude, pero llama la atención por la forma tan casual con la que se lleva a cabo. Las acciones de esta empleada fueron detectadas, pero representa la actitud de muchos otros trabajadores, que ven este tipo de fraudes como un crimen que no deja víctimas. No son conscientes de que están obrando de forma equivocada al facturarle un pequeño extra a la empresa – teniendo esto en cuenta, no es de extrañar que un 94% de los trabajadores en los EE.UU afirmen ser siempre honestos a la hora de declarar sus gastos.

Por qué es importante una política de gastos

 

Irónicamente, aquellos que poseen un gran nivel de responsabilidad en una empresa son los que tienen además las mayores oportunidades para cometer fraude – el 13.9% del fraude en los gastos lo llevan a cabo los vicepresidentes senior. Son los que más viajan y tienen acceso a la tarjeta de crédito corporativa, y deberían ser ellos los empleados que mejor entendiesen la política de Viajes y Gastos. Quizás, este sea el motivo por el cual un negocio estadounidense despidió a una trabajadora que añadió una película de 9.95$ a la factura de su hotel – porque en el fondo, ella sabía muy bien que no debía hacerlo. Tal y como indica el presidente de la firma anti-fraude FraudAware, Peter Goldman: “La mayoría de las empresas no harían eso, pero en opinión de su manager, ‘si lo permitimos y vuelve a suceder mil veces al año, todo el mundo tendría permiso para incumplir la ley’. 

Sí, estas medidas parecen extremas, pero cuando las empresas en Estados Unidos están perdiendo 2,448$ al año de media por cada estafador conocido, es posible entender por qué los propios empleadores están diciendo ¡basta ya! Algunos empleados díscolos incluso han admitido generar un gasto de 25,000$ a su compañía.

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¿Cuáles son las prácticas más comunes?

1. Gastos ficticios

 Sucede cuando se inventan las cosas. Este tipo de fraude nunca debe confundirse con un error humano, y dadas las consecuencias de ser detectado, es bastante infrecuente. Los gastos ficticios suelen estar relacionados con recibos falsos por compras que nunca se han realizado.

Los trabajadores que cometan este tipo de fraude harán todo lo posible por ocultarlo, motivo por el cual la ejecución de una auditoría regular es necesaria junto a la aplicación de la política de Viajes & Gastos, señalando a aquellos que tengan unos gastos de bolsillo especialmente elevados. La implementación de dicho sistema de auditorías será más sencilla si se toma como base una plataforma de gestión de costes que permita al equipo financiero clasificar fácilmente el gasto generado por cada empleado.

 

2. Reembolsos múltiples

Cuando un empleado dispone de múltiples vías para realizar la documentación, puede intentar presentar un recibo en más de una ocasión. Dicha acción se llevará a cabo normalmente a través de distintos canales de gestión, si fuera posible.

Esto es algo que una política de Viajes y Gastos no puede justificar, ya que los recibos múltiples pueden estar en regla con respecto a la propia normativa. Si tu política de costes se encuadra dentro de una App de gastos línea por línea, esta puede enviar una alerta cada vez que una cifra sea sospechosa de haberse introducido varias veces. De lo contrario, dependerás de alguien que tendrá que revisar un gran número de recibos para poder detectar el problema en el acto.

 

3. Gastos personales

Al igual que con los gastos ficticios, tampoco puedes confundir los gastos personales con errores humanos. Los empleados siempre intentarán que sus gastos se reflejen como si estos fueran del propio negocio. De nuevo, estos trabajadores darán muestras de gastar más de lo que deberían cuando se realice una auditoría, y la naturaleza de dichos gastos quedará señalada por la App de la empresa. Tu política puede definir claramente cuánto pueden gastar tus empleados, en qué servicios y cuándo.

 

4. Gastos sobreestimados

Los errores humanos pueden dar lugar a unos costes demasiado elevados, pero no siempre. A veces se trata de gastos legítimos que han sido inflados; una propina que no se ha dado puede añadirse a la factura, por ejemplo, o se le puede pedir a un taxista que entregue un recibo en blanco.

Este tipo de fraude solo puede ser detenido a tiempo estableciendo unos límites claros y señalando cualquier irregularidad. Si tu política te permite un límite de 70€ por cena y alguien se gasta 90€, estará cometiendo fraude. El empleado puede no verlo de esa forma – 20€ no son una gran suma, pero se van acumulando.

 

5. Gastos a los que prestar especial atención

Existen gastos más susceptibles de ser sobreestimados y de recibir múltiples reclamaciones. Los complementos en las aerolíneas como los asientos premium o el embarque prioritario son difíciles de detectar cuándo se añaden a los gastos de un vuelo. Si el viajero tan solo conserva el extracto o usa la tarjeta de crédito de la empresa, es posible ocultar el uso de dichos complementos.

Otro tipo de fraude difícil de detectar se da en los viajes de negocios que se hacen en coche, ya que muchos empleados dicen haber recorrido más distancia de la necesaria, adquiriendo gasolina extra para sus vehículos. El 40% de los gastos que más se exageran tienen que ver con la gasolina, que se paga normalmente en metálico. Considera la posibilidad de introducir en tu política de gastos la existencia de una solicitud que cuente con las direcciones documentadas del viaje por medio de una App o página web, de este modo, será más sencillo comprobar si los costes tienen correlación con la cantidad que reclaman los empleados. 

Una política bien redactada y un sistema de gestión de costes que señale las irregularidades, pueden ayudar a limitar el fraude en los gastos. Los trabajadores se lo pensarán dos veces si las reglas y las consecuencias son claras, y los equipos financieros podrán investigar las reclamaciones que incumplan las políticas, de forma rápida y efectiva. Pero necesitamos seguir desarrollando tanto nuestras políticas como la tecnología. Los estafadores son muy astutos, y seguirán usando su imaginación para encontrar formas de superar al sistema.

¿Puede protegerse mi empresa?

Una política bien redactada y un sistema de gestión de gastos que señale las irregularidades pueden ayudar a limitar el fraude en los gastos. Los empleados se lo pensarán dos veces si las reglas y las consecuencias están claras, y los equipos de finanzas pueden investigar las reclamaciones fuera de la política de forma rápida y eficiente.

Pero tenemos que seguir desarrollando tanto nuestras políticas como nuestra tecnología. Los estafadores son inteligentes y seguirán buscando formas imaginativas de jugar con el sistema.

Modo Rydoo

Celebremos las buenas noticias: Rydoo puede ser tu mano derecha cuando se trata de luchar contra el fraude en los gastos (y mucho más). Con Rydoo, tu política de Viajes y Gastos se integrará en nuestro sistema y nos aseguraremos de que cada vez que se incurra en una línea de gastos y no se cumpla con la política de tu compañía, seréis notificados.

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