What is a Travel and Expense Policy and why does it matter?

Qué es una política de Viajes y Gastos y por qué importa

Aunque estés simplificando tu proceso de gestión de gastos, luchando contra el fraude o tratando de pronosticar mejor los costes de tu empresa, una política de Viajes y Gastos exitosa es vital. Por eso hemos decidido crear un e-book, en el que exploramos en detalle por qué es importante una política sólida, cómo redactarla para que comunique lo importante y si la tecnología puede ayudar a implementar y supervisar tu política. Pero empecemos con lo básico: ¿Sabes qué es una política de Viajes y Gastos y por qué es importante?

En este post, indagaremos sobre qué problemas intenta resolver una política de Viajes y Gastos y analizaremos los costes, el fraude, los errores y los gastos diarios, y cómo pueden salirse de control rápidamente sin una política de gastos bien redactada que los empleados puedan seguir fácilmente. Recuerda, el trabajo de una buena política de Viajes y Gastos es eliminar la ambigüedad – algo está permitido o no lo está, y así, evitamos el fraude.

¿Qué es una política de gastos?

Se trata de un listado sobre lo que se puede o no hacer, una forma de luchar contra el fraude y una herramienta para mantener los costes a raya. Pero, además, una política de Viajes y Gastos es mucho más que todo esto. También trata sobre la cultura y los valores de tu propia empresa- es una guía para mostrar el modo en el que tus empleados deben comportarse cuando representen a tu negocio.

Pensamos que una política clara, integral y que funcione en el mundo real, es capaz de ganar el apoyo de los trabajadores que más viajan. Estas medidas se verán reforzadas si dichos trabajadores son capaces de implicarse más con una política integrada dentro de un sistema de gestión de gastos que puedan usar en tiempo real. Gracias a esto, el equipo financiero podrá hacer cumplir las normas de forma más efectiva, siendo el trabajador capaz de plantear o eliminar cualquier gasto pendiente.

Recuerda, tus empleados son tus representantes de cara al resto del mundo – otórgales la información y las herramientas que necesiten para ser la imagen exterior de tu empresa dondequiera que vayan.

¿Por qué la política sobre Viajes y Gastos importa?

Es posible que no puedas tratar todos los problemas que se van a exponer a continuación, pero gracias a una política de Viajes y Gastos bien estructurada que defina el tipo de gastos y el presupuesto, se pueden limitar los errores y abusos. Una buena política de Viajes y Gastos tiene como objetivo acabar con la ambigüedad – definir lo que está o no está permitido.

Debatiremos la mejor forma de construir una política de gastos en la siguiente sección, pero ahora vamos a explicar por qué este documento puede convertirse en uno de los más importantes para tu empresa.

Mantener el control de los costes

Los viajes, con sus consecuentes desembolsos, conforman el segundo mayor coste al que las distintas compañías deben hacer frente, un coste que no hace más que incrementar. Las empresas de todos los sectores se están volviendo cada vez más globalizadas, de modo que deben manejar un volumen creciente de transacciones relacionadas con los viajes.

Necesitas un medio efectivo para estar al día con estos cambios y poder mantenerte sobre el margen de gastos. Uno de los beneficios de una política para Viajes & Gastos es que delimita el desembolso máximo por cada elemento, ayudando de este modo a que el equipo financiero pueda predecir los costes. Naturalmente, para que esos costes puedan permanecer al mínimo y las predicciones sean efectivas, la política de gastos debe ser transparente y aplicarse de forma correcta.

¿Quieres tomar el control con una política de Viajes & Gastos integral?

Tenemos un e-book para ti

Todo el mundo comete fallos

Los errores y el fraude pueden confundirse, pero los primeros no reportan ningún beneficio económico para los empleados. Además, como ya hemos explicado, los reembolsos múltiples y los gastos sobreestimados pueden ser debidos a un fallo humano.

A veces, un trabajador romperá una regla recogida en la política de gastos, pero no de forma malintencionada. Puede darse el caso de que gaste más en un vuelo de lo que permiten los límites. Aunque a priori suene mal, podría tratarse de una decisión para tomar un vuelo directo en vez de otro con dos paradas y una escala de 7 horas. Si el empleado hubiera escogido la opción más larga, las consecuencias podrían ir en contra del negocio y de la razón principal de su viaje. En este tipo de situaciones, puedes estudiar las opciones con el viajero para llegar a una conclusión satisfactoria. Pero – como veremos más abajo- lo mejor es tener este tipo de problemas bien señalados para solucionarlos aparte, evitando así sobrecargar nuestra política de gastos con excepciones a la norma. Una vez que se introducen excepciones, se abre un camino peligroso.

Gestionar los gastos diarios

No todas las empresas mantienen cada gasto por separado, muchas prefieren establecer una dieta. Añadir un presupuesto diario a tu política de gastos puede proporcionar a los empleados un límite claro con respecto al dinero del que pueden disponer cada día. Si no utilizas las dietas, un empleado puede realizar un determinado número de gastos legítimos -y hacerlo de forma inocente-, generando así un coste para la empresa superior al estimado. Al establecer un presupuesto diario para los gastos se puede acabar con este tipo de eventualidades.

Las dietas también se consideran un reembolso por los gastos del negocio, por lo que están libres de impuestos hasta el límite que permita el presupuesto de la propia dieta. Este presupuesto cambia de país en país, de modo que cada uno tendrá una cifra diferente para sus viajes domésticos y territorios periféricos. Por lo tanto, si tienes sucursales en distintos países, asegúrate de que el presupuesto de la dieta se incluya de forma correcta y actualizada dentro de la política de gastos para los empleados más relevantes.

Vamos a ver un ejemplo del presupuesto para dietas en cada región. Reino Unido mantiene las siguientes cifras domésticas:

Las normas del HMRC para los viajes al extranjero son más específicas y se basan en el país y la ciudad de destino. Los viajeros de negocios en Singapur, por ejemplo, están sujetos a las siguientes cifras:

Si estás usando los presupuestos por defecto para las dietas de un país, una App para gastos como la de Rydoo puede ayudarte a mantener tu política actualizada con cualquier cambio que se dé en los países donde operes. Tus empleados serán capaces de deducir los gastos desde su dieta hasta que alcancen el límite. Si lo deseas, tus trabajadores tendrán la opción de gastar más dinero de acuerdo a tu política, pero la tasa estándar establecida para sus dietas indicará siempre la cantidad máxima que podrás deducir.

Modo Rydoo

Esperamos haber podido darte una visión más enriquecedora para dar una respuesta rotunda la próxima vez que alguien pregunte: “¿Qué es una política de Viajes y Gastos y por qué es importante?“.

¿Buscas un enfoque personalizado para entender cómo una política de Viajes y Gastos puede beneficiar a tu empresa? Solicita una demo con uno de nuestros expertos. Estarán encantados de poder ayudarte.

Suscríbete a nuestra newsletter