6 beneficios de utilizar informes de gastos online

¿Cuáles son los principales beneficios que tu empresa puede conseguir utilizando informes de gasto online? Hay una diferencia en las necesidades entre grandes compañías a nivel empresarial y empresas pequeñas o medianas.

Mientras las grandes compañías tienen un departamento de contabilidad capaz de seleccionar una solución de informes de gasto apropiada, a las PyMES les es complicado elegir la solución correcta.

Un estudio de Aberdeen muestra que las PyMES escogen soluciones basándose en los siguientes criterios:

  • Integración directa con software de contabilidad: ¿puede el informe de gastos online exportarse al software de contabilidad empleado sin necesidad de introducir datos manualmente?
  • Adopción del empleado: ¿es el software fácil de usar? ¿Hay disponibles apps para móviles? ¿Disminuye la solución la necesidad de introducción de datos por parte de los empleados?
  • Aprobación y personalización: ¿viene el software con un flujo de aprobación para asegurar que solamente pueda informarse sobre los gastos aprobados? ¿Pueden estos flujos de aprobación adaptarse basándose en las normas establecidas por el aprobador?
  • Detección y prevención de fraude: ¿Cómo detecta y previene el software fraudes, por ejemplo gastos duplicados?

El utilizar software de gestión gastos puede ayudarte a satisfacer todos estos criterios, pero hay beneficios adicionales en el hecho de emplear una herramienta de gestión de gastos apropiada y mejorada como Rydoo.

1. No volverás a perder los tickets

Todo el mundo pierde recibos de vez en cuando, pero esto significa que tú no puedes informar de ese gasto. Las apps para móviles pueden evitar que esto ocurra.

Saca una foto del ticket ya está. Una imagen del recibo es suficiente para almacenarlos en la nube con seguridad.

Algunas apps, como la nuestra, van incluso más allá y extraen todos los datos relevantes para que la entrada manual de datos se quede en el pasado, facilitando las vidas a los empleados.

2. Sistema automatizado

La presentación de los gastos es una de las tareas más odiadas porque lleva mucho tiempo, y el resultado final suele estar repleto de errores. El software de gestión de gastos automatizará este proceso y evitará esos errores.

Dado que todos los gastos se recogen en un único lugar, puedes generar fácilmente todo tipo de informes (categoría, proyecto, empleado), y los gastos pueden exportarse a software contable o ERP.

3. Gastos en tiempo real

Cuando los gastos se envían en el momento que tienen en lugar, en vez de una vez al mes, y gracias a los datos adicionales que se añaden (como proyecto, categoría, método de pago), tienes una mejor visión, y en tiempo real, sobre los gastos de la compañía y el empleado.

Realmente puedes ver a dónde va el dinero y gestionar mejor los gastos. Los informes de gastos online te proporcionan una panorámica a tiempo real de lo que está ocurriendo.

4. Conversión de divisas

Cuando los empleados viajan alrededor del mundo probablemente tienen recibos en varias monedas diferentes. Una herramienta de gestión de gastos adecuada convertirá la divisa extranjera utilizando tasas de cambio a tiempo real.

5. Aprobación de gastos automatizada

La aprobación de gastos puede bloquear el proceso completo de informar sobre gastos porque se realiza a nivel de informe o nota de gastos, lo que significa que cuando no se aprueba un gasto, el empleado tiene que rehacer el informe completo.

La aprobación de gastos automatizada permite a los aprobadores aprobar o rechazar gastos desde el momento en que se envían, asegurándose de que solamente se puede informar de los gastos aprobados sin la incomodidad de hacer un informe de nuevo una serie de veces.

6. Almacenamiento de recibos

Las leyes impositivas dicen que los recibos y facturas deben guardarse durante un cierto período de tiempo. Esto significa cajas y cajas llenas de papel. Pero vivimos en una era digital, y cuando su software de gestión de gastos digitaliza tus recibos y facturas, deberían guardarlos durante el período mínimo legal de 7 años.

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