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Informes de gastos vs líneas de gasto: por qué es importante diferenciarlos

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Alba trabaja en Rydoo desde 2019 y, dentro de Marketing, se dedica a Contenido y Customer Advocacy.

Puede que ahora mismo el concepto de líneas de gasto te resulte nuevo y, por eso, hemos creado este artículo. Para que entiendas qué significa, sus beneficios y por qué los informes de gastos provocan ineficiencias que puedes evitar.

Como director financiero o CFO te interesa saber todos los gastos que realiza tu empresa. Tu objetivo constante es buscar la manera más eficiente de reducir costes (en la medida de lo posible), sin renunciar a que tus empleados dispongan de las mejores herramientas para hacer su trabajo. Invertir en una app de gestión de gastos sale a cuenta, pero conviene hacer una comparativa entre varias antes para ver en qué se diferencian.

Conforme más empresas se hacen eco de las ventajas de usar una plataforma de gestión de gastos, aparecen más en el mercado. Aunque de primeras pueda parecer que todas tienen las mismas características, pueden tener bastantes diferencias entre ellas y, de hecho, una de las diferencias menos evidentes es también una de las más importantes.

 

La importancia de las líneas de gasto

¿Te acuerdas de cuando tenías que validar gastos a la antigua? Tenías que imprimir un papel para rellenarlo a mano, siempre con la esperanza de no haber perdido ningún recibo.

Curiosamente, muchas herramientas de gestión de gastos no distan mucho de seguir el mismo sistema: tienes que rellenar igualmente un informe de gastos y enviarlo antes de nada para poder recibir cada reembolso.  Este sistema no es el más idóneo cuando nos encontramos con un único gasto, puesto que puede aumentar significativamente el tiempo de espera hasta recibir el correspondiente reembolso. Además, tendrás que esperar hasta final de mes para mandar el informe, aumentando todavía más el tiempo de espera.

Nosotros decidimos hacer las cosas diferentes. En vez de tener de adaptarte, tú tomas el control con el modelo de gestión de gastos línea por línea de Rydoo. Pero, ¿a qué nos referimos con una línea de gasto? Básicamente, cada vez que introduzcas un gasto en la app de Rydoo, se creará automáticamente una línea con toda la información relativa a ese gasto individual, que ya podrás mandar directamente a tu departamento de contabilidad para aprobarlo en tiempo real. Así de fácil. 

Paperless

Despídete de tener que rellenar un informe cada vez que tengas un solo gasto. Para empezar, despídete de los informes en general. Olvídate de aquellas veces en las que se rechazaba tu informe de gastos solo por no tener uno o varios gastos debidamente justificados. Rydoo está diseñado con esta lógica de gastos línea por línea, por lo que podrás validar cada desembolso de manera individual, sobre la marcha.

Este modelo tiene otra ventaja clave: al no tener que pasar por mandar informes, no tendrás que esperar a final de mes para hacer las devoluciones. Con el modelo de gestión de gastos línea por línea, el tiempo de espera para recibir cada reembolso en tu empresa se reducirá considerablemente, siendo posible incluso recibir el dinero en cuestión de minutos, lo que fomenta la satisfacción y productividad de tus empleados. 

El funcionamiento de las líneas de gasto es el siguiente: realizas una compra, accedes a la app de Rydoo desde tu móvil y le haces una foto al recibo. Nuestra tecnología de reconocimiento óptico de caracteres extrae el texto de la imagen al momento, lo genera como gasto y, si es necesario, lo manda a la persona indicada para que apruebe el gasto. Y ya está. Solo necesitas tu smartphone, nada de impresos ni procesos complicados.

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Un enfoque nuevo

Administrar los gastos línea por línea le da un enfoque totalmente diferente a tu percepción de la gestión de gastos. Para empezar, por la cantidad de tiempo que ahorras, pero va más allá de eso. Es la flexibilidad que supone poder gestionar los gastos al momento: un empleado puede escanear el ticket del tren nada más sentarse en su asiento, por ejemplo. Este sistema evita que los recibos se vayan amontonando en tu mesa hasta acabar formando una montaña infinita de papeles.

En definitiva, cambia la percepción de los gastos para todas las partes implicadas. Se da la opción de gestionarlos al momento, por lo que deja de ser un recordatorio que hay que hacer obligatoriamente todos los meses. El proceso de siempre, que resulta tedioso, se reemplaza por hacer un par de clics en una app, tirar el recibo al terminar y de vuelta al trabajo.

 Las líneas de gasto están aquí para acabar con las ineficiencias de los tradicionales informes de gastos.

¿Todavía usas papel para gestionar los gastos de tu empresa?

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Con el usuario siempre en mente

No obstante, somos conscientes de que lo que hace un producto bueno no es solo que disponga de toda una gama de herramientas, sino que también ha de ofrecer una experiencia de uso excelente. Ante un mercado repleto de productos que no se han afinado del todo, Rydoo destaca por su diseño creado al detalle y su interfaz intuitiva.

Al centrarnos principalmente en conseguir una gran experiencia de usuario, podemos asegurar que cualquier empresa puede empezar a administrar sus gastos en minutos.

¿Aun así te quedan dudas sobre cómo funciona? Nuestro equipo de Customer Success está a tu disposición para resolver toda duda que te pueda surgir. 

Ni un informe de gastos más desde hoy.

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Publicado originalmente , modificado

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