Employee Mileage

¿Es obligatorio que las empresas paguen el kilometraje a sus trabajadores?

Escrito por Renata Taunay
Renata is Content Marketer at Rydoo.

¿Tengo que reembolsar a mis empleados por conducir su coche? Si te has planteado esta pregunta al pensar en el reembolso de kilometraje, has llegado al sitio adecuado. Te explicamos todo lo necesario sobre este tema en nuestra serie de artículos sobre kilometraje.

En este segundo artículo de la serie, aprenderás por qué debes reembolsar el importe de kilometraje a tus empleados, y cómo hacerlo correctamente. Sigue leyendo y, si tienes alguna pregunta, échale un vistazo al primer artículo de esta serie para estar al día: Por qué reembolsar el kilometraje a tus empleados es importante.

¿Por qué debo reembolsarle el kilometraje a mis empleados?

En la mayoría de los casos, la empresa no tiene necesariamente que reembolsar el kilometraje de sus empleados. Ahora bien, en algunos países sí que es obligatorio que se reembolsen a los empleados los gastos de kilotraje asociados a desplazamientos por motivo laboral. Al final lo importante es asegurarnos de cuál es la normativa en vigor que cada país aplica para jugar siempre sobre seguro.

Los cuatro motivos más habituales por los que una organización reembolsa los gastos de kilometraje a sus empleados son:

  • Ventajas fiscales: Si reembolsas a tus empleados la tasa de kilometraje establecida por la autoridad fiscal competente, puedes deducirte ese importe y declararlo como gasto cuando realices la declaración del impuesto de sociedades.
  • Tus empleados lo agradecerán: Aunque es legal reembolsar una cuantía menor de la tarifa de kilometraje establecida por las autoridades competentes, a tus empleados no les va a hacer mucha gracia. Los gastos de gasolina y de reparación sí que corren de su bolsillo. Además, si solo les reembolsas esos gastos una vez al año (en el momento de hacer la declaración fiscal), los pones en un aprieto al tener que sufragarse esos gastos de primeras.
  • Retención del personal: Si los empleados sienten que están recibiendo un trato justo, seguramente quieran quedarse en tu empresa más tiempo.
  • Imagen de la empresa: Reembolsar el kilometraje es el estándar y un ejemplo de buenas prácticas. La gran mayoría de empresas reembolsa a sus empleados; el hecho de no reembolsar a tus empleados gastos que realizan en nombre de la empresa va a hacer que llames la atención, pero para mal.

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¿Qué puede considerarse un gasto reembolsable en kilometraje y qué no?

Para que un reembolso de kilometraje sea considerado como gasto asociado a la empresa, solo se puede reembolsar por el uso del vehículo para realizar un desplazamiento estrictamente profesional. Algunos ejemplos son: visitar a clientes, realizar depósitos en el banco, o recoger material de oficina. El trayecto habitual desde y hacia el lugar de trabajo no se considera un gasto asociado a la empresa. También cabe destacar que los trabajadores no pueden realizar paradas por motivos personales cuando estén en un viaje de negocios a excepción de las paradas necesarias, como parar para comer.

Employee Mileage reimbursement rates

Preguntas frecuentes sobre reembolso de kilometraje

¿Todavía no te queda del todo claro en qué ocasiones se debe pagar el kilometraje? Para darte información más detallada, te resolvemos algunas de las preguntas más frecuentes a continuación:

¿Tengo que reembolsar a mis empleados por conducir su coche?

Como ya hemos mencionado, que sea obligatorio reembolsar el kilometraje o no depende de tu país de residencia y de si tu equipo percibe un salario mínimo. Por lo tanto, es importante que tanto el departamento de Finanzas como Recursos Humanos sepan exactamente cuáles son los requisitos y crear consecuentemente una buena política interna que contemple estos procesos de reembolso. Ya hemos hablado también de los motivos por los que deberías reembolsar el gasto de kilometraje a tus empleados incluso si no es un requisito legal.

¿Debería reembolsar también los desplazamientos realizados hacia y desde el lugar de trabajo?

Solo debes reembolsar a tus empleados cuando realizan un trayecto en coche hacia y desde ubicaciones concretas por trabajo. Lo que quiere decir que desplazarse desde el lugar de trabajo al de residencia y al revés no está sujeto a reembolso.

¿Todos mis empleados pueden deducirse los gastos de kilometraje?

No exactamente. Tus empleados no pueden utilizar la tasa de kilometraje estándar una vez se hayan deducido otra cosa, por ejemplo la deducción completa por la compra del mismo vehículo. Tampoco pueden utilizar esa tasa de kilometraje para más de un vehículo. Y ni que decir tiene que no pueden deducirse el desplazamiento al lugar de trabajo desde su domicilio. Si lo que quieres es minimizar de alguna manera la carga de que tus empleados se desplacen habitualmente hacia el lugar de trabajo, considera adoptar beneficios específicos para este propósito.

¿Cómo hago el reembolso para mi equipo?

Es más que recomendable que hagas el reembolso a tu equipo utilizando un software de gestión de gastos que destine los pagos a los empleados cada pocas semanas o meses con la tarifa que tú elijas. Establece la tarifa, dile a tus empleados que registren los kilómetros recorridos y calcula lo que les debes reembolsar. Podrás hacerlo desde el propio software de gestión de nóminas. No obstante, ten en cuenta que si reembolsas al empleado un importe mayor al establecido por las autoridades fiscales, el importe extra será considerado como compensación sujeta a impuestos para el empleado.

En ciertas ocasiones, la empresa ingresa un reembolso de kilometraje de antemano. Esto es buena idea cuando uno de los empleados está viajando, por ejemplo, fuera de la ciudad. Ahora bien, en este caso los empleados deberán devolver el importe que les sobre de este reembolso. Como empresa, también puedes elegir reembolsar menos de lo estimado como estándar por la autoridad fiscal competente. En ese caso, el empleado podrá después solicitar deducirse la diferencia. Por ejemplo, si pagas 40 céntimos por kilometro y la tarifa estándar fijada es de 56,5 céntimos, tu empleado puede deducirse esos 16,5 céntimos a la hora de hacer su declaración fiscal.

 

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¿Cómo funcionan las deducciones fiscales por kilometraje y cómo se registra el kilometraje?

Los empleados que registren el número de kilómetros recorridos desde y hacia un desplazamiento por motivo laboral pueden deducirse ese kilometraje, bien utilizando la tasa de deducción de la autoridad fiscal pertinente, o bien los costes reales de usar su propio vehículo. Tu equipo debe dejar constancia de todo utilizando una app de registro de kilometraje, una hoja de cálculo a la vieja usanza, o una solución de gestión de gastos como Rydoo, para poder registrar correctamente los viajes corporativos y notificarlos habitualmente.

Por ejemplo, tu empresa podría pedirle a sus empleados que envíen un registro de kilometraje antes de un periodo concreto estipulado para el reembolso. Para cada viaje, este registro debe detallar qué pone en el odómetro del coche al principio y al final del trayecto, así como la distancia, el motivo del desplazamiento, el destino y la fecha del viaje.

Es importante que se fijen los requisitos que deben cumplir los empleados con claridad, porque si no cumplen con las reglas determinadas por la Agencia Tributaria de cada país, tanto tú como tus empleados podrían perder esa ventaja fiscal.

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