Chess piece

Por qué la automatización de gestión de gastos es el arma secreta del mundo empresarial

La gestión de gastos es un arma secreta que puede mejorar el retorno de la inversión de una empresa y, sin embargo, ha pasado desapercibida. Hasta ahora.

La gestión de gastos es una forma excelente de impulsar el retorno de la inversión (ROI) y la rentabilidad, pero muchas empresas la pasan por alto.

A menudo, las empresas centran sus esfuerzos en realizar grandes cambios en sistemas gigantescos que pueden consumir muchos recursos pero que tienen un ROI cuestionable.

Adoptar una herramienta de gestión de gastos puede proporcionar un retorno asombroso por el esfuerzo requerido, y lo mejor de todo es que no requiere una gran cantidad de recursos.

Así que relájate, tómate un martini —agitado, no revuelto— y déjanos contarte por qué esta arma en particular debería estar en su arsenal.

Los elementos del ROI

Lo primero que hay que aclarar es que el retorno de la inversión lo conforman diferentes elementos, pero bajo nuestra experiencia podemos decir que muchos clientes se centran solo en uno o un par de esos elementos.
A menudo solo vemos el coste del sistema. Esto es normal, porque al final es lo primero que debemos conocer si queremos adoptar una nueva solución de gestión de gastos.

Sin embargo también deberías pensar en los costes adicionales al implementar una nueva solución. El caso es que, aunque un sistema parezca barato, puede pasar que haya funciones extra que al final hagan que resulte muy caro.

Los software basados en el servidor (o software on-premise) pueden requerir espacio extra en el servidor y una puesta a punto de las conexiones entrantes y salientes. Asimismo, debes pensar en la conectividad con otros sistemas, para lo que normalmente necesitarás otros módulos, e incluso tendrás que abonar licencias según quién más vaya a utilizar el sistema.

Por otra parte, si optas por un sistema SaaS (Software as a Service) verás que el precio inicial parece barato, pero que a medida que añades funcionalidades este va aumentando.

Con Rydoo, el precio que ves es el precio que pagas. Consigues una solución de gestión de gastos automatizada con todas las funcionalidades que necesitas.

Y, por supuesto, si tu empresa necesita una ayuda extra con auditorías externas o una visión más concreta del gasto, Rydoo dispone de módulos extra disponibles.

Si la comparamos con otras herramientas, Rydoo no te va a pillar de sopetón con costes extra cuando añadas una nueva sucursal o un nivel extra de control durante la implementación.

Por otra parte, también se puede dar el caso de encontrarte con costes extra a la hora de contratar una formación para tu equipo. No subestimes este aspecto, porque si tu equipo no sabe cómo utilizar el nuevo sistema, no lo llegará a utilizar, o no lo hará correctamente. Es posible que también debas dedicar recursos internos para ayudar con la implementación y la configuración.

En otro orden de cosas está también cuánto dinero puedes ganar o, en el caso de la gestión de gastos, cuánto puedes ahorrar, como resultado de la implementación de un nuevo sistema.

Bajos costes más beneficios altos equivalen a un alto ROI.

mock up mobile expenses

Implementación rápida = costes bajos

Cuanto más tiempo se tarda en poner en marcha una solución, más costosa resulta. Necesitarás más recursos internos y probablemente el proveedor te cobrará más por horas de consultoría.

Además, si se tarda demasiado en instalar el sistema, más tiempo pasará antes de que puedas comenzar a obtener los beneficios.

Eso fue uno de los factores que atrajo a NTT Disruption a implementar Rydoo: un proceso de implementación que, gracias a un Customer Success Manager específicamente asignado dentro del equipo de Rydoo, ¡apenas duró tres semanas!

Como explica Ignacio Díaz, Innovation Lead: «Buscábamos una configuración sencilla y sin complicaciones. Rydoo facilitó la configuración y conseguimos ponernos en marcha en poco tiempo».

Poner en funcionamiento herramientas fintech con tanta rapidez aumenta el ROI del proyecto.

Ignacio Diaz

Procesos manuales reducidos = ahorro de costes

La mayoría de nuestros clientes migran a Rydoo desde Excel o sistemas basados en papel.

Saben que cuanto más trabajo manual se hace, más cuesta todo. Lo que buscan es un sistema que reduzca la carga de trabajo manual y la necesidad de realizar doble entrada para los datos importantes.

Dedicarle más horas a un proyecto también implica que el equipo no pueda dedicarse a tareas que sí aportan valor. En resumidas cuentas, el procesamiento manual es un Coste de Oportunidad.

Este fue uno de los motivos que llevó a Chris Walker, gerente de gastos del proveedor de equipos médicos Arjo, a buscar una nueva solución. Como él explica los «empleados están satisfechos pudiendo usar la app para móvil y la funcionalidad de email porque así pueden volver a sus tareas habituales más rápidamente».

Chris Walker

Por una parte, la empresa estaba contenta con que los empleados no tuvieran que dedicar tiempo a completar formularios en papel. Por otra, los empleados estaban contentos de poder solicitar la devolución de los gastos rápida y fácilmente. Como Chris continúa diciendo: «Todo el mundo se me acercó y me dijo: “Rydoo es una de las mejores cosas que hemos implementado en esta empresa”».

Donde más sale a cuenta una solución de gestión de gastos es al no tener que poner los datos por partida doble, reducir los procesos manuales y automatizar procesos, como autorizar solicitudes de reembolso, de los que tendrían que ocuparse los managers en caso contrario.

Consulta nuestra calculadora de ROI

Reducción de costes y ROI alto: ¿por qué no ibas a darle una oportunidad a la gestión de gastos?

Lo reconocemos, no somos imparciales con este tema. Pero creemos que las empresas que quieren mejorar su stack tecnológico financiero deberían empezar por conseguir triunfos rápidos y Rydoo sin duda es uno de ellos.

Reducir los costes implementando rápidamente una solución de gestión de gastos fácil de usar es una manera excelente de apoyar a tu equipo y de contar con una plataforma sólida que te ayude a iniciar otras implementaciones más adelante.

El tiempo de implementación reducido, sumado a una curva de aprendizaje corta, hace que puedas empezar a ahorrar dinero más rápido que nunca. Tu equipo, por otra parte, tendrá libertad para dedicarse a otras áreas de tu empresa en las que sea necesario trabajar. ¿Quizás es hora de que tu empresa se ponga en contacto con nuestro James Bond?

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