Descubre cómo reducir costes aumentando la productividad

Muchas empresas se esfuerzan por encontrar el equilibrio óptimo entre reducir los costes y hacer crecer su negocio. A unos les parece una ecuación imposible, mientras que otros lo ven como un gran reto.

Nos gustaría profundizar en este reto y desvelar uno de los secretos para reducir costes aumentando la productividad.

Al considerar el ahorro en costes, las empresas suelen pasar por alto un aspecto muy importante de sus actividades diarias como son las tareas manuales. Estas empresas no podrían estar más equivocadas. En la mayoría de los casos, el coste de las tareas manuales supera su valor y acaba costando mucho dinero a las empresas.

 

Solo en los EE. UU., de media, las empresas gastan 575 mil millones de dólares en tareas administrativas cada año. Por esta razón, la automatización de las tareas de bajo valor es imprescindible para disminuir el gasto y aumentar tanto la eficacia como los ingresos. Una de las tareas mencionadas, es la gestión de gastos. Sin embargo, para el 63 % de las empresas en todo el mundo, la gestión de gastos todavía se realiza a través de un sistema basado en papel y además consume mucho tiempo.

Las empresas estadounidenses gastan 575 mil millones de dólares en tareas administrativas cada año. La automatización de las tareas de bajo valor es imprescindible para reducir los costes y aumentar la eficiencia

Tanto para los que viajan por negocios, como para los gerentes y contables, atender un proceso lento, manual e ineficiente puede resultar muy frustrante.

¿Cuánto dinero está perdiendo su empresa?

 

La mayoría de los pasos y las transferencias de tareas que implica un proceso de reclamación de gastos tradicional son repetitivos e ineficaces, lo que expone a las empresas a diversos errores humanos: Por cada 100 pasos, es probable que un ser humano cometa 10 errores.

Completar los informes de gastos a mano, grapar recibos, aprobar pilas de papeles, conciliar gastos con estados de cuenta de tarjetas de crédito manualmente, etc. Todos estos pasos hacen que la gestión de gastos sea un proceso tedioso, lo que se traduce en la frustración de los empleados por perder su valioso tiempo en tareas repetitivas. Este proceso hace que los equipos de finanzas carezcan de control sobre los gastos reales, lo que hace que las empresas sean muy vulnerables a los incumplimientos de sus políticas. Rara vez se calcula el coste de la gestión manual de los gastos, pero este ofrece una oportunidad de ahorro enorme.

Aparte de las tareas laboriosas, el reembolso de gastos representa el 14 % de todos los casos de fraude o malversación de activos dentro de las empresas. Un fraude que el 80 % de las empresas europeas experimenta debido a sus procesos en papel. En algunas empresas, se implementan controles aleatorios regulares para prevenir este tipo de actividad fraudulenta, pero este control humano es insuficiente y no permite detectar con toda certeza todos los duplicados y casos de incumplimiento.

 

El método Rydoo

  • Recibo sobre la marcha: tome fotos de recibos con la aplicación móvil. El lector de caracteres ópticos (OCR) extrae los datos necesarios.
  • Gestione sus gastos: apruebe y controle todos los gastos mediante la aplicación web o para móviles.
  • Contabilidad integrada: exporte todos sus informes al sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o al software de contabilidad.

Entonces, ¿cuál sería una solución más segura e integral?

¿Un sistema en la nube?

Las empresas que han empezado a usar una plataforma de gestión de gastos básica están avanzando hacia una mayor seguridad, pero por lo general se trata de sistemas semiautomatizados que todavía requieren múltiples transferencias de tareas.

 

El 78 % de los usuarios denuncia que la falta de documentación y la información incorrecta siguen siendo un problema. Una plataforma de gestión de gastos automatizada y basada en la nube para dispositivos móviles sería más eficiente y ayudaría a las empresas a implementar nuevos procesos que permitan la gestión de los gastos y la generación de informes en tiempo real.

 

–       Sistema automatizado, para dispositivos móviles y basado en la nube 

¿Cuál es, entonces, la diferencia entre una plataforma de gestión de gastos básica y una solución automatizada y basada en la nube? Una plataforma automatizada y basada en la nube consigue actualizar los procesos para que sean adecuados a la era digital, a la vez que facilita la gestión de gastos remota, móvil y en tiempo real. Al eliminar las intervenciones manuales y automatizar los procesos, las empresas pueden reducir las transferencias de tareas, reducir el número de recibos perdidos, automatizar las verificaciones de cumplimiento y reducir el riesgo de fraude.

Traduciéndolo en números: la automatización de la gestión de gastos podría traducirse en un aumento de un 125 % en el cumplimiento de su política de gastos, en una reducción de un 70 % en el coste de procesamiento y en un mayor compromiso por parte de los empleados. Al implementar el sistema Rydoo, Deloitte Bélgica ha ahorrado 2500 horas de trabajo facturables cada mes

 

–       El conocimiento es la clave

La transparencia en la gestión de gastos es, sin duda, un aspecto vital para los equipos de administración y finanzas. Mientras que las plataformas básicas de gestión de gastos hacen que sea difícil extraer la información, algo imprescindible para controlar y detectar actividades fraudulentas, las plataformas de gastos digitales y automatizados están diseñadas para reconocer patrones y brindar información y visibilidad sobre los gastos en su empresa. Todo eso en tan solo unos clics. Los informes que detallan los gastos no previstos por las políticas de la empresa, los hábitos de gasto de los departamentos y el análisis de los usuarios se pueden crear desde dentro de la plataforma, en un abrir y cerrar de ojos. Estos análisis avanzados permiten a las empresas tomar medidas para corregir instantáneamente los comportamientos de los empleados o reevaluar los presupuestos.

Más de 500.000 profesionales en 60 países usan Rydoo