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El compliance de gastos ha llegado para digitalizarse

Decir que las nuevas tecnologías han llegado para quedarse suena a tiempo pasado. La digitalización ya forma parte de nuestra era y los sistemas de compliance de gastos digitales también. Al menos, ha tenido gran acogida entre las empresas actualizadas.

Estamos viviendo una era en la que, ya sea por comodidad, eficiencia o fuerza mayor, todos experimentamos con gran impacto el acelerado avance de las nuevas tecnologías. Tanto es así que ya nadie imagina un retorno a la era analógica en nuestras vidas, ni tampoco se cuestiona que el entorno laboral tenga un futuro lleno de seminarios web, videollamadas, software y aplicaciones que nos ayuden a cumplir tareas allá donde estemos.

Vernos obligados a permanecer en casa y a reducir nuestro material de trabajo a un escritorio con un ordenador y una silla ha forzado a las empresas a cambiar procesos manuales por herramientas con forma de pestañas en la barra del buscador o aplicación móvil.

El compliance de gastos es uno de los procesos que se ha mudado al mundo digital y, si bien antes requerían de presencialidad, papel y bastante caos, ahora esa ecuación nos parece prehistórica.

La convivencia de la presencialidad y la digitalización

Hace poco se nos ha abierto la posibilidad de reunirnos de nuevo. Volver a ver a nuestros compañeros y clientes fuera de cámara allá donde estén y asistir a eventos presenciales; viajar, al fin y al cabo. Y conviene aclarar que, tras un año 100 % virtual, la mayoría recibe la oportunidad con los brazos abiertos.

Con la vuelta de prácticas previas a la pandemia, los gastos vuelven a aumentar y, como consecuencia, a ser un debate demandante que empieza en la mesa de los equipos financieros y se extiende por la empresa.

¿Quién va a querer volver a guardar recibos y cargarlos durante todo un viaje para entregarlos a la vuelta cuando se puede hacer una foto y enviarla al instante?

Las empresas han visto claros los beneficios que obtienen de las herramientas digitales para su comunicación interna, su gestión de equipos, incluso sus formaciones. Entonces, ¿cómo es que muchas no han dado el paso de automatizar un proceso tan farragoso como el cumplimiento interno de sus gastos?

El compliance interno de gastos puede tener muchas fugas

El buen compliance interno de gastos es un proceso que implica tres partes diferentes: empresa, departamento financiero y el resto de los empleados.

Son precisamente el factor humano y el cuantioso número de manos los que hacen que esta tarea sea tediosa y comprenda muchos errores fácilmente evitables con la implementación de nuevas propuestas como la que lanza Rydoo.

Cada una de las partes participa en una etapa diferente del proceso y, por supuesto, tiene intereses dispares al resto sobre las cuatro áreas principales en el compliance de gastos: dietas, kilometraje, devolución del IVA y el formato sin papel.

Con todos los problemas que estas diferencias pueden acarrear a la empresa, no cabe duda de que una herramienta que reduzca errores en la gestión, tiempo empleado y dinero perdido debería ser una prioridad. Si las empresas todavía tienen dudas es porque, o bien no son conscientes de lo que puede favorecerles la tecnología, o ya cuentan con otros sistemas digitales pero no los han comparado con Rydoo.

Tu guía de referencia sobre cumplimiento interno y externo.

Resultados en empresas reales

Tanto los negocios que han transformado su proceso por uno adaptado a los tiempos, como aquellos que ya tenían un sistema online que no les convencía, han encontrado en Rydoo una solución que les ahorra pasos, tiempo y errores.

Los departamentos financieros de grandes empresas coinciden en que ha valido la pena movilizar a toda su plantilla por un bien común. Veamos unos cuantos ejemplos:

René Gotza, finance controller en Burger King Alemania, afirma que esperaba ver un ahorro del tiempo de gestión al digitalizar su proceso. Para su sorpresa, también resultó ser un acierto con respecto a la disminución de la tasa de error, la usabilidad y la transparencia, que pasó de 0 al 100 %.

Infinity Media, una empresa con filosofía creativa e innovadora, no había buscado opciones más sencillas porque sus dirigentes creían que la inversión de horas y personal en la gestión de gastos era parte del proceso. Tras haber implementado el sistema digitalizado al 100 %, Laia Regués, directora financiera de Infinity Media, declaró que no creía que nadie quisiera volver al Excel.

Por su parte, la agencia Innogy Consulting ya tenía un sistema digitalizado, pero este resultaba a su vez intrincado. Mejorar su sistema de gestión interna de gastos le permitió ahorrar 27 horas de trabajo al mes sin usar un solo papel y con una buena adopción del cambio por parte del 100 % de su personal.

También hay empresas que han valorado la alternativa ciñéndose a los resultados económicos. Los números no mienten: PRONACA asegura haber reducido sus costos mensuales en gestión de gastos entre un 60 % y un 75 % desde que empezó a usar Rydoo.

La guía que te ayudará a triunfar en tu gestión de gastos

Ha quedado claro que es la hora de digitalizarse. Pero para que termines de comprender la importancia del cumplimiento de gastos y el impacto que tiene en tu empresa, desde Rydoo hemos resumido en un sencillo descargable todo lo que debes saber sobre este proceso. En el libro electrónico «La importancia del compliance de gastos» descubrirás, entre otras cosas:

  • Las responsabilidades de cada persona en el proceso.
  • Los errores evitables.
  • Los beneficios que aporta su digitalización.
  • Las oportunidades que te ofrece cumplir bien con cada área principal de gasto.
  • Cómo Deloitte ha ayudado a que Rydoo te ofrezca el mejor servicio.

Las empresas que usan nuestro software para llevar a cabo un buen compliance de gastos no necesitan esta información porque, sencillamente, Rydoo ya les simplifica la vida.

Y tú, no estarás esperando a que llegue la próxima etapa de la digitalización para leerlo, ¿verdad?

El tiempo vuela y el dinero que no desgravas.

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